HERP系统下医院物资设备管理的内控设计

林方

【摘 要】 HERP系统作为医院的新型管理平台，实现了资源的集成，对规范医院内部管理的起到了一定作用，但仍存在一定的局限性：由于系统设计没有完全覆盖业务流程的各个环节，医院的内部控制制度没有得到有效贯彻。本文结合HERP系统（物资、设备管理模块）在实际应用中的具体情况，指出了该模块运行中存在的风险点，探讨如何结合医院物资设备管理的业务流程，在HERP系统内进行有效的内控设计，将资源集成管理与内部控制相融合，防范风险的发生。

【关键词】医院；HERP系统；物资管理；内控设计

新医改形势下，政府对医院运营管理的要求越来越高、越来越精细，人、財、物一体化的管理模式也成为医院运营管理发展的必要趋势。作为企业ERP系统衍生出来的HERP系统（医院综合运营管理系统）集成了医院会计核算、物资设备管理、预算管理、成本核算、人力资源等各个管理模块，实现了医院资源的共享与整合，已越来越多的被各个医院运用，其中物资设备管理模块包含了物资设备（不含药品）的采购、入库、出库领用等各项功能，是该系统的重要组成部分。本文主要探讨如何在HERP系统下做好物资设备管理模块的内部控制设计。

一、HERP系统物资设备管理存在的风险点

HERP系统的标准化模块设计的业务流程是基于较理想化和单纯的环境，在实际使用过程中，如果不对其进行全面、系统的考量和完善，会给内部管理留下不可控的风险。

1.账实不符

通常医院在运用HERP系统办理物资入库时，仍沿用以前记账的方法，即货物与发票同时入账，若月底发票未到，则暂估入账。但实际上医院的物资采购量非常大，更有部分供应商存在延期开发票的情况，同时也因为医院内控制度的不健全或不落实，工作人员为了避免操作中的麻烦，没有按要求进行预估入账，到货的货物无账监督，库存物资通常多于财务账，账实严重不符。而由于供应商已发出货物，并且有相应的送货单和送货记录，所以供应商财务账方面已确认了“应收账款”，医院在与供应商对账之时，往往会发现确认的“应付账款”小于对方的“应收账款”，造成了医院的库存物资和流动性负债不能如实反映的情况。

2.重复提请付款

医院在采购物资设备时，经常会被要求预付款项，由于采购部门对预付款项缺乏有效的管理，且医院经常分批采购同类卫生材料或设备，已预付款项的物资设备和未付款的物资设备容易混淆，当供应商将已预付过款项的货物和发票送到时，仓库会计很可能因为疏忽按照既定流程办理入库和再次提请付款，造成医院损失。

3.卫生材料领用环节以领代耗

HERP系统仅对部分高值耗材使用较多的科室建立二级库，进行耗材使用追踪，其他普遍采取的还是以医院日用品、设备仓库为一级库，科室直接领用的传统方式，这种方式没有脱离原有的“以领代耗”模式，部分科室为了调节当月的“耗占比”（即百元医疗收入中卫生材料消耗量），规避医院的绩效考核，经常有意识的调节卫生材料的领用量，如在耗占比较低的月份多领用卫生材料以平均耗占比较高月份的卫生材料消耗量，这样一方面造成医院成本核算数据不精确、与收入不匹配；另一方面也造成了卫生材料在临床科室的积压，这部分领用的卫生材料由于缺乏对使用期限、保存质量的监管，更会给医疗行为带来安全隐患。

4.风险预警机制不健全

（1）医院大部分的物资采购通常沿用以前年度供应商，部分企业营业执照已经过期，但由于工作人员的疏忽，经常继续在这些企业正常采购，给医院带来了不小的风险隐患。（2）设备维保期限缺乏统一管理，维保到期了没有提示，存在设备“过保”的风险。

5.关键控制点职责分工不分离，可能存在控制失效

在维护供应商信息的业务中，职责不分离，同一人能同时维护供应商的主记录和账户信息，存在舞弊的机会，若工作人员人为修改了某一个供应商的账户信息，款项就会轻易的被支付到其他账户。

二、对医院HERP系统下物资设备管理内控设计的几点思考

1.库存实时记录，保证账实相符

对于货物到货和收发票时间不一致的情况，采用对货物和发票两项内容都校验确认的办法。当货物和发票同时确认入库，可记“借：库存物资”的同时生成“贷：应付账款——货到票到”。若货到发票未到，则按照采购订单价格计入库存金额，同时生成“贷：应付账款——暂估入库”。当收到发票时，可在应付账款的二级科目做调整，若存在价差时，按照差额更新库存价值，生成或冲减“应付账款”。另外，在管理上也要加强监督，采取定期或不定期盘点对账的方式，保证所有采购回来的物资及时入账。

2.系统相互集成，自动控制

HERP的集成程度越高，就越能快速的获得充分的信息，科室之间互相监督的能力就越强。在物资设备管理中，强调会计核算、预算管理和物资设备管理模块的集成以及各模块内部集成，自动监控。

（1）收货控制。“收货”不是一个简单的动作，它是采购订单发出的一个后续步骤。完成收货时，库存物资增加，应付账款也会增加。只要在系统进行“收货”操作，就会在财务账套自动记账，发起相应的会计分录，同时库存物资板块也会自动启动，相应货物的库存数量和金额就会增加。若假设这是一起货到票未到的“收货”操作，在收货完成、我们收到供应商的发票并录入系统时，系统会把“发票录入”这一操作作为“收货”的后续动作来进行校验，在发票自动校验后，财务账套也会发起相应的会计分录。（2）预算控制。在物资设备管理模块建立预算资金对比审核功能，在采购员创建采购订单的时候，系统会对该笔订单进行预算对比审核，在预算额度充足的情况下，采购员可以申请相应的预算资金。另外，在“收货入库”形成“应付账款”时，系统会再次对这笔采购支出进行预算审核，确认这次采购是否有足够的预算额度。（3）预付账款控制。物资设备预付款项同样作为采购订单的后续操作，在物资设备管理模块提请预付款时，需按系统要求把预付款的信息以及订货的类别（型号）、数量以及预计的到货时间录入系统，系统自动监控，①在收货时间自动提醒，②在办理物资设备收货时若出现和预付款登记的订货信息一致的货物时，自动关联预付账款，经确认后，总账自动记账，进行预付账款的冲销处理，不支持再次提请付款。（4）应付账款控制。在“收货——生成应付账款——提请付款”流程中，每一笔生成的应付账款必须和对应的入库记录进行匹配，每笔入库记录只能匹配一次，系统锁定不能重复匹配。

3.建立风险预警机制

（1）对于部分供应商营业执照或其他供货资格到期的情况，系统提前一个月提示风险，工作人员需根据提示内容对供应商信息进行相应维护，若到过期当天供应商的信息仍未更新，则系统自动锁定与该供应商相关的业务，不能再发起转账申请。（2）对设备维保期限进行監控，每月根据各科室设备维保情况生成维保计划，防止过期未保的风险。

4.全面设立卫生材料二级库，材料消耗控制

在所有临床科室建立卫生材料二级库（可以为虚拟库），对可收费材料建立医嘱核销模式，即收费项目与耗材规格、数量一一对应，原科室从一级库领用的物资在该模式下呈现为“一级库调拨至二级库”，当医生开出医嘱并执行时，科室二级库的卫生材料自动核销减库存。通过系统内部对接控制，达到“领用材料=使用材料=收费材料”的结果。

对于不可收费材料，采用科室定期自主盘点和职能部门监督相结合的方式，对二级库消耗数量进行掌控。

5.职责分工与权限控制相结合，保证各个岗位权限的安全性和独立性

（1）对岗位权限的控制。以采购至付款业务为例，第一个控制点是采购货物与办理入库相分离，采购员在与供应商核对好货物信息并取得货物后，仓库保管员需同采购一起参与对货物验收环节，验收合格的同时办理入库。第二个控制点是会计必须对入库数量、金额以及填制的转账单及其附件进行审核，审核完成后方能进入审批流程。在这个两个控制点中，采购的权限是：办理采购——申请入库，仓管员的权限是：办理入库、出库，会计的权限是：审核入库、出库单及转账单，所有人的岗位职责必须明确，且与系统操作权限高度匹配，因岗设权，避免因操作权限管理不善而导致系统混乱的现象发生。（2）对关键字段的授权控制。对于供应商信息维护，把供应商的“开户银行、账户、户名”设置为关键字段，有针对性的赋予部门负责人或其他管理人员控制，使供应商的记录维护权限与关键字段维护权限相分离，以防止舞弊的风险。（3）建立安全访问制度。被授权的工作人员应保管好个人的操作账户及密码，在权限范围内进行操作，不能使用他人的账户和密码进入操作系统，如遇密码泄露或换岗的情况，应及时更改密码。如工作人员离开工作场所，须退出已运行的程序，以避免他人乱入系统进行不当操作。

三、结束语

医院在应用HERP系统这一现代化管理工具时，应根据各项业务和管理活动的流程特点，设计各个环节的控制程序，以HERP系统为基础，制定科学的内部控制体系，不断优化，将风险防控贯彻在日常业务运行过程中，以实现医院运营的全面防控。

参考文献：

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