文书档案数字化的实施与应用

庞艳丽

【摘要】文书档案因保管年代久远，实体档案材料发生变化，库藏以纸质为载体进行提供利用，信息化时代，档案管理应适应发展要求，转变管理模式，便于档案长期保管并利用。综合分析原因，制定方案，开展实施文书档案数字化工作，达到实体档案不出库长期保管、电子档案利用高效快速的目的，提升档案服务利用能力，提高管理水平。

【关键词】文书档案；数字化；实施与应用

文书档案即管理类档案，是指职能部门在其职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。文书档案涵盖管理活动中各种资料，库藏数量巨大，如何保证档案保管周期和实体安全，提升纸质档案提供利用能力，是档案工作必须解决的难题之一。为适应信息化管理要求，多元化服务与发展需求，实施文书档案数字化工作势在必行。要积极探索开展工作，逐步实现文书档案数字化。

一、文书档案数字化实施状况

（一）文书档案管理情况。文书档案涵盖企业发展过程中重要文件资料，包含企业管理过程中形成的上行文、平行文、下行文，种类涉及决议、命令（令）、决定、公告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要。 文书档案跨越按卷管理与按件管理两种分类管理方式。通过多年的实践操作总结，作为重要政策支持性档案，文书档案多年来以纸质档案借查阅为主，未实施数字化工作前，无论是按卷管理还是按件管理，档案工作都无法体现轻整理重价值的理念，办公文书人员和档案工作人员把大量的时间精力用在前期整理分类和后期进库准确查找实体档案方面，工作重心无法向深度发掘档案资源价值方面侧重，档案管理模式停留在重保管轻管理阶段。通过文书档案数字化的实施和应用，充分体现其管理方式和模式由繁至简，提供利用从慢到快，档案价值体现从弱到强的过程。

（二）文书档案数字化实施情况。档案数字化是运用信息技术对归档文件、数据资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。1.档案数字化的原则。文书档案数字化的实施是一项系统工程。制定计划工作流程、保证基础设施设备投入、制定规章制度、确定专门的数字化加工场所、确认档案数字化的范围。本着以需求为导向，以共享为基点的要求，数字化一般遵循常用优先、急用优先、孤本优先、目录优先、特色优先“五个优先”原则，将有较高价值的档案信息优先数字化。档案数字化坚持应用与抢救并重的理念，积极将企业重要的、利用率高的、急需抢救的档案纳入数字化范围。2.档案数字化的安全。文书档案数字化工作内容包括将传统载体档案目录数字化和档案内容数字化，建立目录和内容数据库，存储在网络服务器中，实现档案信息资源共享。档案数字化工作在企业管理方指定的符合安全要求的场所进行，安装监控系统和保密设施，配备消防系统、防盗系统、视频监控系统，制定严格的数字化工作场所人员出入管理制度，进行定期和不定期的检查，发现问题及时解决。

二、文书档案数字化的应用实践

通过系统性地完成文书档案数字化，依据实践数据跟踪汇总，电子用档效果非常良好，极大方便了利用者，查档用档人员不断增多，体现了档案数据凭证作用的准确性、便捷性、及时性。相对于传统入库调卷用档，这种方式有以下优点：一是较以前单一用档提供了更丰富全面的信息支持。二是确定用档范围后，可以快速浏览到电子数据目录，缩短了时间节点并提高工作效率，很大程度上方便了员工利用。三是在应急状态下，可以及时启用备份数据进行提供利用。四是针对日常工作中利用率高的档案原件，电子化档案的提供更有效地保护了原件，使重要档案不再进行出库调阅。实践证明，档案数字化建设在工作中有很大的优越性，发挥档案信息更加全面的价值，解决问题实时快捷，用档时间缩短了近一半，工作效率大幅提高，充分发挥档案凭证价值。

三、文书档案数字化实施的思考

按照档案工作的总体思路和目标，持续推进档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系和档案组织体系建设，实现档案资源集约化、馆藏数字化、应用网络化、人员专业化、管理现代化的发展目标，档案信息化建设还有待完善。

（一）需要多种方式开发档案资源。依托信息化建设的平台，应充分搭建多种方式进行信息服务支持，深度开发信息资源，为企业提供数据凭证。在业务工作中，应主动收集用户的需求信息，主动发布与之关联的档案信息，满足利用者的需求。

（二）需要进一步提升档案管理人员的水平。檔案信息化建设是一项重要和长期的工作，企业档案需要建立自己的集成系统、数字档案馆网站，后续进入大数据时代，为适应档案工作的发展需要，档案信息化建设要进一步加强档案人员信息技术的培训，引导其提高技能达到信息化要求做复合型人才，达到档案专业、计算机专业、企业主体专业都熟练的要求，提高自身综合能力，有了人才保障才能更好地实现档案工作的发展。

四、结论

文书档案数字化的实施与应用，提高了档案利用率、转变了档案工作服务方式、增强了档案应急能力的保障，提升了企业档案管理水平。

【参考文献】

[1]胡艳玲.浅谈文书档案办公自动化管理的应用[J].企业管理，2013（6）：16-18.

[2]崔维娜.浅论开展档案数字化建设的意义[J].教育现代化，2013（4）.