事业单位文书档案管理探讨

林新兰

【摘要】目前，事业单位文书档案管理中存在不规范的问题，很多单位不重视文书档案的管理，存放比较混乱，管理也不严格，在这种情况下需要尽快改进管理工作，更好地服务大众。

【关键词】文书档案；事业单位；管理

事业单位的文书档案记录着本单位的发展历程，是事业单位在发展中需要参照的规则依据，文书档案的管理在性质上是一种事业单位的服务性质的工作，在我国事业单位的发展进程中，体制改革逐渐深入，对文书档案的管理工作也提出了越来越多的新要求，改善原来的不规范、无序化的管理状态，为文书档案的使用提供更加便捷的服务，为事业单位的稳定发展提供支持。

一、事业单位进行文书档案管理的意义

（一）为国家事务的管理提供依据。事业单位在进行每项有意义的活动时都会进行文字记录，单位内部发生的人员调动也都会成为文书档案的一部分。这些文书档案的记录可以为日常的工作提供帮助，也可以为登记管理部门或者上级监督部门在对事业单位进行检查时提供证据。我国事业单位的文书档案是在统一管理的基础上分区存放的，工作人员有责任定期对文书档案进行整理、维护，确保存放的完整和安全性，使其在被利用时查找方便，不会出现遗漏和残缺。我国社会经济、政治的发展离不开事业单位体系的存在，它具有不可取代的实际意义。事业单位的文书档案是国家档案的组成部分，文书档案的管理就是国家资料的管理。

（二）为社会人民提供相关服务。事业单位的本职工作就是服务人民，事业单位所扮演的角色在现代社会的发展中发挥着越来越重要的作用。文书档案清楚完整地将事业单位的工作业务等活动记录了下来，包括资金流动、银行账户管理、下属单位工作成果等事项，这些事件的详尽记录在以后的事业单位工作中会被陆续翻阅使用，为社会经济、政治等方面的活动提供具有历史价值的重要信息，方便对相关工作记录的查询，为社会民众提供更加方便快捷的服务，提高事业单位的工作效率。

二、事业单位文书档案管理现存不足

（一）在文书档案的管理上认识不足。现阶段，大部分事业单位对文书档案管理工作不够重视，并未建立专门机构负责文书档案管理，而是由科技、财务等部门来自行管理组织内部所产生的文书档案。他们本身不具备文档管理的专业知识，难免会出现一些工作上的失误。有的员工因为工作年限较长就出现了职业的懈怠，在工作中失去了热情，只是机械地重复档案的整理工作，在有人需要使用相关资料时才开始在混乱的档案中查找，有文书档案需要入库存放，就随便塞在某个角落，这种工作热情动力的缺失非常容易造成文书档案管理的失误，从而影响事业单位正常工作的运转，增加了工作量降低了工作效率。

（二）文书档案管理制度不完善。文书档案管理工作绝不仅仅是把文书归类存放这么简单的工作，它是按照一定的原则与要求，将文书进行分类、组卷、编目、归库以便日后查询、提取的系统管理过程。在进行存放之前，文书档案需要首先进行前期的整理，按照不同时间、不同内容、不同保存年限等形式进行分类，有的需要永久保存，有的资料则具有存放年限，所以在整理过程中这些细节部分都需要进行记录和分类，需要按照科学的方法进行设计存放管理，不能马虎。随着现代信息科技的发展，电子化的存储手段逐渐流行起来，在实际操作中很大一部分事业单位依然延续使用人工管理，不仅手续繁复，也不利于工作效率的提高，阻碍事业单位的与时俱进与资源共享，无法将文书档案进行最大程度的价值利用。

三、事业单位文书档案管理的有效措施

（一）提高认识，加强管理。鉴于目前事业单位文书档案管理工作过于松散的现状，单位内部必须建立档案室來负责文书档案管理工作，进而对文书档案进行集中、统一管理。对于文书档案管理环节中的各项工作进行明确的分工，对事业单位的整体文件资料进行综合管理，分工合作，提高办事效率。在管理强化的同时也应该不断提升每个员工对文书档案重要性的认识，可以开设一个专题会议，对文书档案的性质进行全面的说明，提高重视，对档案管理工作人员的工作效果进行评估，以便及时发现管理中的不足之处，形成职责明确、认真仔细的管理工作氛围。

（二）提高文书档案的信息化水平。由于文书档案的管理工作在事业单位一直得不到相应的重视，所以它的发展速度比较缓慢，管理方式自然比较落后，很多情况下都是手工进行档案的整理、归档，工作繁杂，在文件资料的查询上也比较浪费时间。网络信息化的到来为文书档案提供了一种新的管理形式，将文书档案的相关名称、日期等内容统一输入电脑里，建立一个网上数据库，只要搜索相关的关键字就可以找到相关的资料信息，还可以通过网络的链接阅读资料的内容，另外，这种文档信息化的改变还需要对员工的技术操作能力进行培训，建立文书档案整理人员建档、归档的正确认识，实现文书档案的电子化管理，提高文档资料的共享性，更便捷地为人们提供查询和提取资料等服务。

四、结束语

事业单位的文书档案管理工作应该与时俱进，改变过去传统的不规范的管理形式，提高文书档案管理人员的相关知识与专业素质，从本单位的实际情况出发，积极推动文书档案管理工作的进步，不断进行探索创新，利用现代化的网络技术，实现文书档案的数据化管理，提高在文书档案管理中的工作效率，在事业单位工作中发挥更加重要的作用。

【参考文献】

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