机关单位档案信息化管理中的问题与对策分析

李永萍

摘 要：档案作为人才信息的重要载体，在机关单位实施人事管理中具有重要意义。社会各个领域的发展都需要实施档案管理，档案管理也是社会发展中重要的内容之一。随着社会经济的不断发展和进步，档案管理工作模式和工作流程也在不断创新，进而与快速发展的社会相适应，并逐步向着信息化管理方向发展。本文主要根据档案信息化管理的发展状况，根据目前档案信息管理中存在问题提出相应的改进措施和建议。

关键词：机关单位 档案信息化管理 档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）12（c）-0175-02

在机关单位中，也必然会存在更多会议档案、日常工作档案、活动档案和人事档案等，进而以文字、音频、视频和图表等形式进行保管。随着计算机技术、网络技术和现代通信技术的发展，我国档案信息化管理已经逐步在机关单位中普遍使用，也成为档案管理的重要形式。这种信息化管理模式实际应用中，因其档案数量激增、种类多样，记载来源广泛，载体形式多样化，在所难免地会出现漏洞和不足，我们就要看到问题所在，经过分析研究，找出解决的方法，从而提高档案信息化的管理。

1 机关单位档案信息化管理中存在的问题

1.1 各个单位领导针对档案管理等信息化工作重视不足

当前我国机关单位档案管理基本上已实现了信息化建设，但其中还有许多需要提升和注意的地方，造成这些问题的主要因素还是由于部分领导对档案信息化建设的重视程度不足，并没有认识到信息化在档案管理中具有重要作用，能够促进整个机关单位档案管理工作质量和效率。此外，部分领导针对档案管理的信息化建设，并没有形成正确的理念，因此针对信息化建设中的设备、政策、经费等投入力度有限，进而阻碍了单位中档案管理信息化体系的建设和发展。

1.2 档案管理中信息化技术需要进一步提高

目前，在单位档案管理工作中，信息化管理设备已经落后，相关技术较差，导致档案资料保存存在各种风险，因此，必须要增强信息化设备的投入，并引进新的信息管理技术，保证档案管理的安全高效。

1.2.1 电子文件和电子档案中存在着一定局限性

具体表现在两个方面：一是电子文件本身在保管条件和保管期限上有局限性；二是纸质档案一般是由扫描仪等中间设备向电子档案转化的，所以受扫描仪扫描速度影响，扫描仪速度慢在一定程度上影响了电子文件的轉化，降低了工作效率。

1.2.2 数据存储备份和管理中存在问题

具体表现在三个方面：一是当前机关单位的档案信息化管理上电子数据备份意识不够强，这就需要加强意识，采取多种数据备份手段和途径。档案数据备份不能仅靠DVD或者VCD光盘，还要有其他的备份方式，才能提高备份效果；二是需要进一步提高备份光盘的质量；三是光盘备份没有形成统一的格式，电子数据内容清单不详细，这样的备份手段无法满足信息量巨大的档案管理工作。

1.3 档案管理业务人员的专业素养有待提高

人才在档案管理信息化建设体系中具有重要意义，因此必须要对档案管理人员实施培训。档案管理的信息化建设需要业务人员不仅要有专业的知识，并且还要掌握先进的信息技术。但目前在我国机关单位的档案管理人才的队伍中，机关单位普遍存在着管理人员业务水平不高、缺乏新技术的更新和融入等问题。

1.4 没有树立档案管理信息安全意识

档案管理过程中，信息安全则是管理者考虑的重要因素之一。而档案管理工作进入信息化后，更要加强安全防范意识，运用现代化的技术手段减少信息危险的出现，防止信息泄露而造成单位和工作人员自身的不利影响。目前各单位在档案管理的信息化建设和管理人员的素质方面都得到了普遍提升，但少数单位管理人员安全意识淡薄的现象还是存在，没有在制度上、技术上、人员上入手，建立好防火墙、进行数据加密和对光盘进行备份，这就会给数据安全留下了隐患，阻碍了档案管理的正常运行。

2 提升档案信息化管理水平的有效策略

2.1 全面提升档案管理人员的综合素质

要实现档案信息化管理必须提高档案管理人员的综合素质，要求档案管理人员自身的档案管理能力较高外，还要求其熟练掌握各种计算机基本技术和操作技能。但是，目前来说，从事档案管理人员基本上为非专业人员，许多员工也都是在进行基本的培训后便从事到档案管理中，因此不能熟练掌握各种相关业务和操作流程，还有就是对网络技术知之甚少，缺少精通档案业务和信息技术的复合人才。基于这一点，机关单位要重视和加强对管理人员的培训，无论是专业技能还是职业素养，都要全面地提升。另外，对档案信息化管理方面做进一步指导，加强信息技术和计算机专业的培训和学习，并提升知识技术结构和人才结构。尤其是在管理人员队伍中间普及提高档案管理人员的计算机水平和信息水平，来帮助档案管理人员更加适应档案管理信息化体系建设。

2.2 要意识到信息化建设在档案管理中的重要性，并不断引进新的管理技术和信息化技术

在实施档案管理信息化体系建设中，要抓好几个方面：第一在意识层面上，建立完美的档案信息化理念和创新发展意识，要意识到档案管理信息化建设工作的重要性并大力开发，投入大量的人力物力，全面促进机关单位档案信息化管理建设的发展；第二，信息化体系建设需要信息技术和计算机技术作为支撑，因此信息化档案管理的实验就必须要将现代化信息技术和计算技术应用到档案管理中，要不但开发新的管理软件，做好当前软件和设备的升级工作。每个单位可以根据自己的工作性质、特点和实际要求，开发推广适合自己的管理软件和信息技术，让档案管理信息化步入正常轨道。档案管理软件的发展要形成统一的软件发展规划与行业标准，使全国档案管理软件做到标准统一化。同时，档案管理软件应该是通用的，不同类型的档案管理和不同层次的人员都可以自由通用。总之，档案管理软件需要开发安全、可靠、易于操作的优秀软件，才能全面提升档案信息化管理水平。

2.3 完善档案信息化管理制度，实现规范化管理

要必须建立和健全相应的档案信息化管理体制作为信息化建设的保障和支撑，并针对档案管理进行规范，提高档案管理的安全性。在收集信息时，要采取多种收集手段，收集时要严格遵守各种规范和制度，除了保证信息的广泛性，还要注重信息的重点，掌握一定的规律，实现材料收集的科学性。档案的管理要统一集中，不能过于分散化，这样既可以保证档案信息能够被及时调用，也能保证档案管理的安全性和便捷性；此外，还要重视档案管理保存条件和环境的安全工作，尤其是电子档案的保存环境的安全性，避免信息泄露。

2.4 加强安全意识，做好档案信息系统的安全工作

将档案信息化处理尽管具有很多优点，然而也带来一些问题，其中重要的就是信息安全问题。目前而言，信息化技术在得到广泛应用同时，自身面临着较大的信息安全问题，此外，网络则具有开放性，容易受到黑客和病毒的攻击，且一旦被攻击后，就可能导致计算机无法正常工作，导致出现数据丢失，且无法被修复，还有就是遭到黑客供给导致信息泄露或被篡改，进而对单位造成很大损失。此外，档案管理人员并不能充分掌握信息技术和计算机技术，信息安全意识并不强烈，既使数据被窃取、更改、丢失等自己也可能一无所知，保密工作严重缺乏。所以要对各种网络病毒有个充分的认识和了解，构建安全堤坝，掌握应对病毒的方法和技术，制定严密措施，防范黑客的攻击。同时做好数据备份工作也是至关重要的。由于网络信息系统自身原因和来自系统外部的多种因素的破坏，档案数据信息很容易受到影响，甚至出现丢失、篡改等。因此必须要及时将数据进行备份。

3 结语

档案信息化管理的建设不是一就而就的，是一个需要逐步完善和发展的过程。总之，档案管理则需要严格遵守相关制度和原则，利用科学、有效的管理方法对档案信息进行统一管理，进而保证档案管理高效性、安全性，且能够及时对各种档案信息进行调用。档案管理在各个单位中具有重要作用，有利于促进单位工作的规范性和高效性，提高单位工作质量和效率。所以有关部门要做好信息化建设的引导工作，加强科学规划和实时指导，除了增强自身档案管理建设之外，还要实现国内外先进档案信息技术的交流，把我国机关单位的档案管理工作提升到更先进的水平上来。

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