新形势下加强文书档案管理工作的探讨

李媞

摘 要：文书档案作为重要的记录载体，其是对具体的工作过程和管理活动的真实反映。由于文书档案与单位的发展和管理工作息息相关，因此需要做好文书档案管理工作，全面提高文书档案的管理水平，使其为事业单位的发展提供重要的信息服务。

关键词：文书档案；管理；价值；具体措施

文书档案作为什来完成公室工作的重要组成部分，特别是在当前信息化环境下，电子文书档案数量的增加，这对文书档案管理工作带来了较大的挑战。因此在当前新形势下，需要通过加强文书档案管理工作，以此来提升事业单位的执行能力和工作效率，更好的发挥出文书档案的重要价值，为事业单位的发展提供优质的信息服务。

一、新形势下文书档案工作的重要意义

在当新形势下，文书档案在事业单位发展中的地位和作用更好的凸显出来。在当前事业单位文书档案管理工作中，资料管理是其中非常重要的内容，其主要是针对于各个部门的单位及上级单位的“红头文件”、关于人事、财务及行政方面的各项合同、具体的影像资料等，文书档案管理人员需要做好这些资料的收集和保存工作。文书档案管理工作是事业单位最为基础的一项管理工作，其是对单位各种信息的真实记录，能够为事业单位领导决策提供重要的依据，并为事业单位领导制定工作计划提供参考。因此需要重视文书档案管理工作，全面提高文书档案管理工作的效益，更好的发挥出文书档案的重要价值，为社会和事业单位发展提供重要的信息支持。

二、新形势下文书档案管理工作的具体措施

（一）建立文书档案管理系统

在当前信息技术快速发展的新形势下，办公自动化的普及，这也使电子文书档案数量不断增加，为了更好的满足事业单位文书档案管理工作的要求，则需要建立文书档案管理系统，为文书档案资源查询和借阅提供一个良好的环境。而且借助于文书档案管理系统，可以在短时间完成文件的生成、录入、存储和销毁的整个流程，可以有效的保证文本资料的完整性和真实性。而且将文书档案管理系统与自动化办公系统之间进行有效的衔接，实现自动化档案信息系统，并进一步建立健全纸质文本档案和电子文件档案的管理制度。采用双套制来对文书档案进行管理，以此来确保文书档案信息资源的安全性，从而为市场、经济和社会的发展提供重要的信息资源服务。

（二）创新文书档案管理模式，提高档案管理信息化水平

随着信息技术在文书档案管理中的应用，极大促进了文书档案管理效率的提高。在实践过程中，单位要不断创新文书档案管理模式，将其与信息技术相结合。档案部门可利用单位内部局域网建立文书档案网站，及时上传相關档案信息，便于用户通过网络检索所需资料。同时，可在网页上设置电子文件自动上传功能，便于各部门及时上传电子文档。然后，统一在档案部门的服务器上归档。这样通过将传统的纸质档案逐步转化为电子档案，极大简化档案收集、编辑、存储、调用等工作程序，从而提高文书档案管理效率。同时，提高信息化管理程度，能极大减少文书档案人员的工作量，让他们从繁重的手工劳动中解放出来，有时间去思考如何提高文书档案管理水平的方法。信息化管理也能避免由手工管理所造成的人为错误，确保档案信息的完整性与准确性，从而提高文书档案的利用价值与有效利用率。

（三）转变服务理念，推行特色服务

档案工作者要逐步摒弃过去坐在家里等人上门查档的观念，要变被动坐等服务为积极主动上门服务。同时，要借助互联网技术，主动与其他档案机构、企事业单位合作，实现电子档案的互连互通，共享文书档案资源。通过开展远程服务，将档案服务范围进一步拓宽，使服务层次也更加深入。档案管理员要坚持档案工作服务于本单位党政、经营、生产、安全等方面的创新，实际上就是要将文书档案的各项服务功能都挖掘开发出来。这要求档案管理员要增强创新意识，主动拓展服务领域，创新服务方式。对现有的文书档案资源进行充分整合与开发、加工，使其成为公众所需的优质档案资料。在整理档案的过程中档案员可结合本单位实际情况，采用单展史、大事记汇编等方式来保存文书档案。通过档案来宣传与总结本单位好的经验与业绩，并为管理层提供决策依据。

（四）在文书档案工作中融入风险管理的意识

在当前文书档案管理工作中需要树立风险意识，特别是在当前文书档案信息化建设过程中，存在较多的不安全隐患，因此要求档案管理人员要通过制定具体技术措施来提高文书档案信息的安全性和保密性。如在当前事业单位构建文书档案系统过程中，可以在内部办公自动化网络中设置具体的网络防护，实现技术网络隔离，即通过采用路由器技术来对一些不安全IP地址进行屏蔽。同时通过防火墙隔离模式来对网络进行净化和管理，有效的降低网络中不安全因素的发生几率，建立一个绿色、安全的网络工作环境，以此来保证文书档案信息的安全。同时还要针对不同文书档案信息的需求来对其进行存储，并做好备份工作，确保信息存储的安全性和交流性。

（五）建立一支现代化的文书档案管理队伍

针对于当前形势下文书档案管理工作的漏洞，相关部门要从管理人员的角度出发，通过建立相应的规章制度，进一步明确档案管理人员的工作职责。同时，制定严谨的文书档案一体化实施办法，通过开展相应的讲座、系列知识培训、课程学习、实践教育等方面。提高工作人员的业务素质和综合能力，确保文书档案工作的稳步发展。要本着“高质量、严要求”的档案管理原则，促进文书档案管理工作队伍的综合水平，让他们不但具有充足的管理经验，还要熟练掌握电子信息化档案管理技术，有效的提高文书档案管理的信息化水平。

三、结束语

文书档案管理具有较强的政策性、专业性和保密性特点，因此要求档案管理人员要具有责任意识和扎实的专业知识。同时各事业单位还要对文书档案管理工作给予充分的重视，在实际工作中能够基于多方面对其进行创新和优化，充分的运用现代科学技术来加快推动文书档案工作的自动化和智能化发展，全面提高文书档案管理的质量，使其更好的服务于社会和经济的发展。

参考文献

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