强化档案统计工作 提升档案管理水平

韦俊

摘 要：档案统计工作是档案管理现代化的一项重要内容，是档案事业建设的重要的基础工作。做好档案统计工作对提升档案管理水平、发展档案事业具有重要意义。本文介绍了档案统计工作的概念、内容，阐述了档案统计工作的意义，指出当前企业档案统计工作存在的问题，提出了改进措施。

关键词：档案；档案管理；档案统计

档案统计工作是档案管理现代化的一项重要内容，是档案事业建设的重要的基础工作。档案工作在许多方面都可以用量化的数字形式表现出来，这些数字确切地反映了档案工作的真实情况，是直接衡量档案工作成绩大小、管理水平高低的客观尺度，因此，强化档案统计工作对于提升档案管理水平具有十分重要意义。

1 档案统计工作的概念

档案统计是一般统计工作与档案工作相结合的产物，就是运用一系列的统计技术和方法，通过图表和数字的形式对档案工作领域中各种现象的现状、发展趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决策提供坚实可靠的数据支持的工作。

2 档案统计工作的内容

2.1档案数量的统计

这是最基本的统计，包括档案收进、移出、销毁、实存数量等项目。

2.2档案工作的统计

主要是指对档案进行整理、鉴定、保管、利用、及“三率”（归档率、完整率、准确率）等业务工作情况的统计。

2.3档案资源设备的统计

主要包括档案机构设置、档案库房建设与面积、档案装具、设备、档案经费、档案人员基本情况等方面的统计。

3 档案统计工作的意义

3.1 档案统计为档案收集工作提供参考和依据

借助档案利用统计分析得出的数据和信息，可以了解馆藏档案中哪些门类欠缺，哪些内容单薄，从而更好地确定今后档案收集的类别、重点和措施，更好地把握档案收集的广度、深度和力度，为健全档案门类、完善档案结构提供参考和依据。

3.2档案统计为档案鉴定销毁工作提供依据

档案馆应具备完善的档案移进移出体系，馆藏档案的鉴定销毁工作不可或缺。档案利用统计分析结果可作为鉴定档案保存价值的参考依据，保留利用频率高、利用周期长的档案，剔除利用频率较低、利用周期短的档案，以减少不必要的损耗，实现档案资源的良性循环。

3.3档案统计为档案编研工作提供依据

档案编研课题的选择，应紧密结合馆藏实际及业务部门的需求因素，而档案利用统计分析结论恰恰能比较准确地反映业务部门的需求，为档案编研课题的选择提供依据。

3.4档案统计是对档案工作实行监督、指导的有效工具

通过档案统计数据发现档案工作的现状，从中找出差距和问题，通过总结经验、树立典型、表扬先进、激励后进，可以有效地对整个档案工作实行监督检查，保证档案工作健康顺利的发展，从而更大限度发挥档案的作用。

3.5档案统计为提高档案工作管理水平提供保障

长期地、系统地积累档案资料，对其进行研究分析，能够从中认识掌握档案工作的客观发展规律，为提高档案的科学管理水平打下基础，提供保障。如：对档案的收进、移出，销毁情况进行统计，能够做到家底清，情况明，保证档案的完整与安全；对库房温、湿度的统计，可为档案库房的建筑设计提供必要的参考资料，这些都是提高档案工作管理水平的得力措施，为制订档案工作方针、政策和编制档案工作发展规划提供重要依据。

4 当前企业档案统计工作现状

4.1档案统计观念淡薄

档案人员对档案统计工作的重要性认识不足，档案统计观念淡薄，未能看到档案统计在档案现代管理中的重要作用，使档案统计成为整个档案工作中最为薄弱的环节，影响和制约着档案科学管理水平的提高。

4.2基础工作不扎实

档案人员在平时的工作中没有严格做好基础数据的登记积累工作。如档案利用只登记借阅信息，不登记现场查阅、电话查询、RTX咨询等信息，造成原始数据不全，直接影响到统计结果的准确性。在档案利用过程中忽视档案利用实例的收集工作，缺乏对实际案例的系统收集和总结归纳。

4.3技术手段落后

目前，多数企业档案统计工作中的很多原始数据的登记积累工作还停留在手工台账上，受档案人员自身素质、管理水平、工作强度等诸多因素的影响，经常出现少登、漏登现象。进行统计整理、分析时，对统计指标所涉及项目内容的各项数据均靠手工处理，提取过程较为繁琐，从而影响了档案统计工作的开展。

4.4统计专业知识缺乏

档案人员普遍缺乏系统的统计专业知识，不能合理地选择统计对象、设置统计项目，进行科学、系统的统计分析，因而不能及时、准确地掌握档案工作的动态，揭示档案工作中的基本规律，制约了档案工作管理水平的提高。

4.5重统计轻分析

长期以来，企业档案统计工作只停留在填报数字，完成上报任务的阶段上，没在对档案统计数据进行科学、系统的统计分析，使档案统计工作未能发挥其应有的作用。

5 加强企业档案统计工作的对策

5.1改变思想观念，强化统计工作

档案部门应在全体档案人员中开展重视档案统计工作的宣传和教育活动，通过对现有的档案工作进行深入全面的统计分析，找出工作中存在的问题和差距，以生动的实例来提高全体档案人员对档案统计工作重要性的认识。

5.2夯实基础工作

5.2.1建立健全档案统计工作制度

建立健全档案统计工作制度，是做好档案统计工作的前提和保证。制订档案统计工作制度文件，建立档案统计台账，进一步改革和完善档案统计项目，使档案统计工作规范化、制度化，经常化、有效化，为档案决策和实际业务操作提供有力保障。

5.2.2完善数据登记项目和内容，做好数据的登记积累工作

档案统计工作的发展应当适应不同方向、不同渠道、不同部门的要求，采用多种科学的统计方法，提供多样化的统计资料，因此，档案部门要不断完善基础数据的登记项目和内容，并通过档案工作检查监督、档案法规宣传等措施督促档案人员认真做好基础數据的登记积累工作，确保统计数据准确。特别指出的是，对于未查到档案的个例也要仔细登记，才能保证基础数据的全面、完整，统计结果准确、可靠。

5.2.3做好档案利用实例编写工作

通过定期下发档案利用效果调查表或召开档案利用效果座谈会等形式与利用者进行沟通交流，集中收集近期档案利用效益突出的事例编写档案利用实例，能够更加生动形象地展示利用成效，丰富档案利用统计分析的素材。

5.3挖掘档案管理系统统计功能，提升统计技术手段

大力推进档案信息管理现代化建设，是提高档案统计质量的基本前提。档案部门在加大档案信息化建设的同时应充分考虑档案统计工作的需求，使档案统计工作与档案信息管理现代化建设同步发展。

5.4加强统计专业知识培训

有针对性地加强统计专业知识的培训，制定档案统计分析指南，组织、指导档案人员根据自身业务的需求科学地设计统计项目，选择统计对象，不断完善原始数据的积累。

5.5强化统计分析，提升管理水平

利用档案统计数据分析来优化档案工作流程，提高档案管理水平，更好地为企业服务，才是实现档案价值的关键所在。因此，必须把档案统计工作的重点放在数据的综合分析研究上，应指定专人，加强档案统计数据分析，不仅要强化对整个档案馆工作的宏观分析，也要重视对各门类档案工作的微观分析。二者相辅相成，才能更科学、更合理的利用档案，促进档案管理工作更上一个台阶。

6 结束语

档案统计工作是档案工作的基础工作，它是档案管理计量化、精确化的基础，贯穿于档案工作的全过程，通过对各类工作以数据的形式进行分析来了解和掌握档案的形成、管理、利用情况及档案事业发展的状况，对档案事业的发展起着至关重要的作用。加强档案统计工作是提高档案管理水平的重要条件，只有搞好档案的统计工作，做到心中有数，才能有效地发挥档案的历史作用及参考和凭证作用，更好地为企业的生产经营服务，这是档案管理工作的根本所在。