大数据时代的企业档案信息化建设

靳薇薇

摘 要：大数据时代的到来，企业档案工作环境也发生了变化，这种变化迫使企业必须加快档案信息化建设。本文就大数据时代的企业档案信息化建设作了相关分析。

关键词：大数据时代；企业；档案；信息化建设

随着移动互联的快速发展，大数据的应用也越来越普遍，数据的类型、结构、存在形态也发生了巨大变化。对于企业而言，其要想在日益复杂的市场中生存下去，强化档案管理工作尤为重要。大数据时代里，信息化趋势越来越明显，在这种趋势下，企业应当认识到档案信息化建设的重要性，要加大投入，加快档案信息化建设，以信息化手段来开展档案管理，进而为企业带来更好的效益。

1.大数据时代下企业档案信息化建设的必要性分析

档案信息化即企业利用计算机信息技术，实现档案信息收集、整理、加工以及利用等环节的信息化操作。大数据时代下，企业的信息化发展水平一定程度上决定了其市场竞争力。而企业档案是企业经营发展活动的真实记录，是企业经营战略决策的重要依据，保证档案的真实、完整是企业获得良好效益的关键。大数据时代下，企业经营管理也开始朝着大数据的方向迈进，大数据特征也愈发明显，传统的档案工作方式已经不适合企业档案工作的需要，而要想发挥企业档案应有的作用，企业就必须加快档案信息化建设。以信息化技术取代传统的档案工作方式，有利于档案的高效利用，实现档案工作的科学化、规范化发展，进而推动企业的更好发展[1]。

2.大数据时代企业档案信息化建设面临的问题

大数据时代下，信息化建设一成企业生产的必要条件，加快信息化建设有利于增强企业市场竞争力，为企业带来更好的经济效益。档案管理是一项重要的工作，大数据时代下，企业档案信息化建设已成为必然，但是对于许多企业而言，他们还没有认识到档案信息化建设的重要性。

2.1信息化建设的认识不足

在这个以经济效益为核心价值观的社会里，许多企业的工作出发点和落脚点就是创造更多的经济效益。而档案作为企业经营发展过程中的产物，企业很容易忽略档案工作，认为档案信息化建设不能为企业创造直接的经济效益，不愿意或者没有资金投入到档案信息化建设中来，使得企业档案依然以纸质为主，档案管理依然采用传统的方式。

2.2档案信息化建设缺乏系统规划

大数据时代里，信息化技术的优越性也逐渐显现出来，越来越多的企业也开始注重档案信息化建设。但是，在具体推进档案信息化建设的过程中，企业没有结合自身档案实际工作来开展，而是盲目地引入不符合企业实际情况的档案管理信息系统，对档案工作没有做好系统、整体规划，以至于企业所建立的档案信息系统无法与实际工作衔接起来，弱化了信息处理能力。

2.3档案工作人员难以满足信息化建设的需要

档案管理工作的主体为人，在企业推进档案信息化建设的过程中，如果档案工作人员能力无信息化建设不相符，就会影响到档案信息化水平。目前来看，企业档案工作人员依然在沿袭传统的档案管理理念，对档案信息化管理看作是一种简单的信息录入、整理，一定程度上使得企业档案信息化建设脱离了正常的轨道。再加上档案管理人员能力上的缺陷，在档案信息化建设过程中容易出現各种问题，使得档案不能及时归档、档案信息失真，不能全面地反映企业经营发展情况。

2.4信息安全问题

在企业推进档案信息化建设的过程中，档案信息安全问题应被重视起来。档案信息化是建立在互联网信息技术的基础上，而互联网具有开放性、虚拟性，企业档案信息化系统很容易受到非法攻击，从而造成档案信息被窃取、篡改。

3.大数据时代企业档案信息化建设路径

3.1加大档案信息化建设的投入

大数据时代下，企业要想推进档案信息化建设，关键在于解决信息化建设的资金问题。只有解决了资金，才能更好地推动企业档案信息化建设。因此，企业应当转变观念，认识到档案信息化建设的重要性，加大资金投入，为档案信息化建设配置先进的设置、设施，完善企业档案信息化基础设施，进而为档案信息化建设提供保障。

3.2做好档案信息化规划

首先，结合企业档案工作实际，构建一个统一的档案信息系统；其次，要根据档案的类别建立针对性的档案系统，分门别类的进行档案管理，确保档案信息能够及时归档。再者，要明确档案信息化建设标准，严格按照档案信息化流程来开展档案管理工作，进而推动档案信息化的更好发展[2]。

3.3加强档案工作人员的培训

只有提升档案工作人员的能力和素质，才能更好地应用信息化技术来开展档案管理工在，促进档案信息化的发展。首先，企业要加强档案管理人员专业能力的培训，包括档案管理能力、档案信息处理能力、计算机操作能力等，全面提升档案工作人员的能力[3]。其次，要加强档案工作人员职业素质教育，提升其职业素养，使其自觉反复起职责，进而提高档案工作效率和质量。

3.4加强档案信息安全管理

在企业档案信息化建设过程中，如果企业档案信息系统安全性不高，就会造成档案信息的失真、丢失，进而不利于企业的发展。因此，企业应加强档案信息安全管理。首先，结合档案工作需要，从软件和硬件入手，全面提升档案信息系统的安全性；其次，加大信息安全技术的应用，以先进的技术为档案信息系统提供基础支撑，从而避免档案信息系统遭受恶意攻击，保障档案信息的完整[4]。

4.结语

综上，大数据时代下，企业档案工作环境也发生了巨大的变化，传统的档案工作方式已经不适合企业发展的需要，企业档案工作的革新已成为必然。信息化建设是大数据时代企业档案管理工作提出的新要求，企业应当加大信息化建设的投入，加强档案工作人员的培训，为档案信息化建设提供支出和保障，从而不断提高档案管理水平，发挥档案在企业经营发展过程的积极作用，推动企业的更好发展。

参考文献

[1]方爱明.大数据时代企业档案信息化建设初探[J].中国管理信息化，2017，20（18）：154-155.

[2]邱丽琴.试析大数据时代的企业档案信息化建设[J].办公室业务，2017（13）：56.

[3]张晓晨.大数据时代的党校档案信息化建设[J].现代职业教育，2016（27）：160-161.

[4]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014（03）：32-36.