基于信息时代下高校学籍档案管理模式的不足及创新

摘 要：本文首先分析了信息时代下高校学籍档案管理模式中的不足，例如管理方式落后、管理设备老旧、管理内容分散等问题。随后文章又提出了促进高校学籍档案管理有效创新的具体措施，包括加快学籍资源信息建设、开发学籍信息管理系统、创新学籍档案管理队伍、强化学籍管理人才等方法，希望能给相关人员提供一些参考。

关键词：信息时代；学籍档案；管理模式

1 高校学籍档案管理模式中的不足

1.1 管理方式落后

目前，我国大多数高校中的学籍档案管理工作中仍然在使用传统的人工管理方法，这种操作方法已经不符合当前高校发展的实际要求。随着各高校招生规模的扩大，学生人数的增多，再加上纸质学籍档案管理中材料的数量多、形成面广和表现形式多样的特点，以及学生的情况的不同，导致传统的档案管理工作已经不能满足当前学校发展的实际需求。这是由于档案信息的单一性、信息储存的落后性和储存材料的易损性，导致传统的档案管理模式难以发挥出有效的作用。除此之外，目前的学籍档案管理任务多而繁重，相关工作人员的工作效率较低，不能充分利用大量的档案材料。即使存在部分电子形式的档案管理，但受到网络和管理机制等方面的影响，导致难以发挥它应有的效用。

1.2 管理设备老旧

要想完美地完成一项工程，首先就要准备好有效的工具。如今，大多数高校都将发展重点放在科研项目的建设上，因此投入的资金也是最多的，从而降低了校园基础设施建设的资金投入。目前，我国高校中的档案馆还存在缺少独立办公环境和专人管理的问题，档案馆的整体设施建设较为简陋。没有形成完善的档案管理工作系统，学生的学籍档案在档案室中没有专业管理人员进行看管，使往届生在毕业后难以找到自己的学籍档案，增加了日后生活和工作中的麻烦。从目前高校的实际发展情况来看，基本已经能够实现整体的网上办公。但档案管理的信息化程度还比较低，纸质档案管理形式依然被延用，具有易腐蚀、易丢失等问题。

1.3 管理内容分散

目前，大部分高校都在按照教育部的学籍档案管理要求进行学生学籍档案的管理工作，但具体的管理方法和措施却较难统一。由于缺乏完善的学籍档案管理制度，因此在高校档案管理工作出现问题时，无法明确追究相关责任，导致学籍档案管理缺乏系统性、规范性。学籍档案管理标准的多样性，使学籍档案没有明确的材料归档范围。除此之外，材料收集中的疏漏，使档案的归档内容出现空置，从而使档案管理较为混乱，甚至失去应有的作用。学籍档案管理中的装订、组卷、书写等不规范问题也降低了学籍档案的使用价值，增加了查找过程中的麻烦。

2 高校学籍档案管理模式创新的具体措施

2.1 加快学籍资源信息建设

在进行学籍档案信息建设时，应该针对学籍信息的不同特点形成不同的形式，以增量电子化、存量数字化为思考基础，进行学籍档案的资源建设。对于纸质形式的学籍档案，首先要建立包含学位、学历、毕业时间、入校时间、专业、学校、性别、姓名、学号等信息的关系型学籍档案数据库，并将相应的信息统计到数据库中，和课程数据库以及成绩数据库之间建立关联关系，对纸质的学籍档案实施数字化扫描，通过建立学籍目录数据和信息、姓名、学号等信息之间的一一对应联系，提高学籍档案检索效率的同时，能够将学生的相关信息全面地展示出来。其次，对于已经结束信息化记录并储存在电脑终端的学籍档案信息，应该建立起系统的标准数据接口，促进档案信息的共享，将各个系统中形成的学籍档案信息直接引入到管理系统中，防止出现二次录入的问题[1]。

2.2 开发学籍信息管理系统

有效地开发学籍档案信息管理系统，需要从网络化、信息化、系统化的角度入手。系统化就是指学籍档案的相关管理系统，除了应该包括学籍管理、学籍查询、学籍变更、学籍录入等基础功能外，还应该作为全校信息管理系统中的一个功能模块，和毕业管理、课程管理、考试管理、成绩管理、教学管理、职工管理等模块建立起相应的信息输送机制，促进信息的共享，让学籍档案管理体系进入到校园整个信息化建设范围中。网络化就是指以教育网和互联网为基础建立起大型学籍档案信息的分布式管理系统。随着我国近年来高校人数的不断增多，高校的建设逐渐形成一种跨地域、多分校的发展趋势，而传统半手工操作的小型数据库学籍档案管理系统已经不能满足高校如今的发展需求。因此为了保证高校学籍管理的统一性，应该通过教育网和互联网建立起统一的管理系统，将各个校区之间的档案信息联系起来，建设成网络化管理系统。同时，还要根据档案信息的实际管理要求将学籍信息和学信网连接起来，通过学校的官方网络平台提高学籍档案的管理效率[2]。

2.3 创新学籍档案管理内容

学籍档案管理中涉及到的内容比较广泛，因此为了提高学籍档案管理效率，可以简化档案信息的录入程序，集中管理学生的学籍资料和成绩信息管理。比如在建立学籍档案信息化管理系统后，相关管理人员可以通過网络直接下载学籍信息，剩余的工作就可以让学生来完成。学生不仅可以查阅个人信息还能根据自己的学习情况及时补充和更新档案信息。学生成绩管理中的内容较多，包括重修成绩、期中成绩、平时成绩等，是学籍档案管理中的重要部分。通过学籍档案的信息化管理系统，管理部门负责将每学期的教学计划内容输入系统，教师则负责在系统中录入成绩，这种一体化的信息管理系统，能够提高学生搜索信息的效率，满足了高校学籍档案管理的需求。通过网络平台建立学籍档案管理的数据库，有助于实现信息的共享。让学生能够自行查阅成绩，让学校领导可以及时了解学生的选课情况，优化课程设置。对于教育部和相关用人单位而言，信息的共享可以轻易检索到学生的学籍信息，从而为相关政策的制定和调整提供便利，促进学籍档案管理向效率化、规范化的方向发展。

2.4 强化学籍管理人才队伍

在建设信息化学籍档案管理系统过程中，可以根据实际管理的需要吸收一些能够适应新时期发展的信息化专业人才，对现有学籍档案管理的相关工作人员进行定期的培训，建设成一批具有学籍管理知识、网络信息技术知识和专业档案知识的专业型人才管理队伍，从而提高学校的学籍档案信息管理系统的管理水平和使用水平。随着高等教育水平的不断提高，对于从事校园管理人员专业水平的要求也越来越高，因此，应该加强培养学籍档案管理相关人员的专业素养，例如业务能力、专业素养、道德品质等方面。同时也应该对学生管理干部进行定期的培训，让学籍信息管理人员掌握最新的现代化档案管理模式和方法，根据信息技术的发展特点，提高计算机信息技术的使用能力。

3 结语

综上所述，学籍档案是高校学籍管理成果的体现，在信息时代下如何通过信息技术手段提高学籍档案管理是各高校应该加以重视的问题。高校学籍档案的信息化管理是新时期科学技术发展的必然产物，通过加快高校学籍档案管理的信息化建设速度，能够让学校发展跟上时代发展的步伐，提高学校管理的整体水平，使我国的教育事业能够得到进一步发展[3]。

参考文献

[1]于国伟.浅谈高校学籍档案管理信息化建设研究[J].科技经济导刊，2018，26（03）：100.

[2]鞠阿楠.高校学籍档案管理信息化刍议[J].山东档案，2017（06）：57-58.

[3]郭婷.信息时代下高校学籍档案管理模式的不足及创新研究[J].人力资源管理，2017（11）：294-296.

作者简介

王海霞（1976-），女，山东省青岛市人，汉，职称：馆员，大学，研究方向：学校档案管理。