电子图书档案管理策略解析

郝小奇

摘 要：随着科技的发展，我国逐渐进入了信息化时代，档案管理工作也逐渐由传统的手工、纸质化管理模式向电子化、数字化的管理模式转变，这一方面是信息社会发展要求，另一方面也是是图书档案管理自身发展的需要。电子信息技术在图书档案管理中的应用，不仅使得管理效率的到了大幅提升，而且也使图书档案管理的规模成倍数增加，对档案管理工作的高效开展具有非常重要的意义。基于此，本文首先对电子图书档案的特点进行总结，并对现阶段电子图书档案管理中存在的问题进行分析，在此基础上，对电子图书档案管理的优化策略进行重点探讨，以期能为我国图书档案的信息化建设起到重要的推动作用。

关键词：电子图书；档案管理；信息化；策略

随着计算机网络技术的高速发展，图书档案电子化管理得到了快速发展，所谓的档案管理指的就是采用计算机网络技术来进行图书档案管理。图书档案电子化管理与传统的纸质化管理存在明显的差别，前者具有时效性强、简便快捷等优点，电子档案管理以其独特的优势被应用到越来越多的领域中，并发挥了非常重要的作用，特别是在信息化时代，电子信息技术在图书档案管理工作中发挥了重要的作用。

一、电子图书档案管理的特点

（一）操作方便

与传统的档案管理相比电子图书档案管理具有操作方便的特点，具体体现在两个方面：首先，电子图书档案管理在增加内容和删除内容以及修改内容时操作都相对简单，同时剔除的内容也不会留下任何痕迹；其次，电子图书档案管理具有非常高的准确性，极少会出现错误，而且搜索信息也非常方便，这就大大节省了档案核对的时间，使得档案管理效率大大提升。

（二）传递快捷

电子图书档案管理充分利用了网络传输技术，电子图书档案的搜索和下载以及传输不受时空的限制，通过高速的网络传输可以将档案信息及时的传递到用户。另外，电子图书档案管理还可以从个终端向多个终端传递，从而达到资源共享的状态。

（三）信息易于保存，不易丢失

与传统的纸质档案管理相比，电子图书档案管理具有可复制性强的特点，而且复制的信息内容不仅非常清晰，而且可以无限制的复制，不会受复制次数的影响而造成信息丢失。因此，可以说数字化的信息处理，使得电子文件在复制的过程中能够保持原来的属性。

（四）表现形式多样

电子档案管理表现形式多样具体指的是，无论档案是图像、文本，还是音乐、视频，都可以应用计算机信息系统将其转化为电子档案管理的内容，而且这些信息既可以以单独的形式保存，也可以以互相搭配的形式保存。

二、电子图书档案管理中存在的问题

（一）管理方式传统，管理效率偏低

虽然人们在图书档案管理中引入了电子信息化管理系统，但是在实际的管理过程中，往往过分的追求“信息化”的形式，而没有将电子化管理的作用充分发挥出来，从在实际的图书档案的电子化管理中，往往只是将图书档案信息进行了数字处理与保存，缺乏相应的数据库，更不用说搜索功能的应用了，这使得电子图书档案的高效性成为了摆设。

（二）综合性管理人才不足

电子图书档案管理要求管理人员具有较强的综合素质，不仅需要具备图书档案管理方面的专业知识，而且计算机网络技术也非常重要，因此，可以说电子图书档案管理最为关键的影响因素就是人才。然而，我国电子图书档案管理仍处于发展初期，管理人员的综合素质很难符合当前电子图书档案管理的要求。主要体现在，在当前电子图书档案管理人员中，许多管理人员只具备图书档案管理方面的专业知识或只掌握了计算机网络方面的技能，兩者的兼备的电子图书档案管理人员少之又少，这对电子图书档案管理工作的顺利开展造成了消极影响。

三、加强电子图书档案管理的措施

（一）加强环境保护，保证存放空间安全

电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本保障，加强电子图书档案管理首先应该加强电子图书档案管理的环境保护。电子图书档案的环境主要包括工作人员的办公场所以及存储工具等，工作人员的办公环境保持清洁卫生、温度适中的同时，还必须安装抗雷、抗电击以及抗磁场力等设备。另外，为了保证存放空间的安全，还应该刊存储的电子图书档案进行备份处理，最好选择多个位置储存。最后，定时检查存储工具，发现问题，及时采取措施予以补救。加强管理制度设计为了保证数据储藏的安全，必须根据电子图书管理的实际状况，加强管理制度设计。在进行电子图书档案的编制工作时，应该专门安排业务水平较高的工作人员参与电子档案编制工作，确保数据的真实可靠性。

（二）提高电子图书档案管理队伍的素质

人才是影响档案管理水平的重要因素之一。电子档案管理工作者在电子档案管理中起到了决定性的作用，其专业化水平对档案档案管理工作好坏起到了直接的作用，电子图书档案管理工作也不例外。由于电子图书档案管理具有比较强的专业性，如果电子图书档案管理人员的专业化水平不足，就会造成档案管理工作很难有效进行。因此在电子档案管理中，一方面要加强人员工作能力培养为了保证操作的安全，还应该加强工作人员能力的培养。根据市场的需求，结和人员的实际状况，通过培训加强工作人员的业务能力，业务能力主要包括计算机的操作能力和扎实的网络基础知识能力。另一方面在条件许可的情况下，聘请具有扎实专业功底的人担任电子图书管理工作，为电子图书档案的安全管理提供保障。

四、总结

综上所述，随着计算机网络技术的快速发展，电子图书档案也逐渐成为了图书档案管理的未来趋势，为了充分发挥电子图书档案的高效性、可靠性和稳定性，不论是研究人员和一线技术人员，都需要不断探索，勇于创新，加强电子图书档案的管理，将新技术，新方法应用到电子图书档案管理中，进而推动我国图书档案事业的健康发展。

参考文献

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