加强电子文件档案自动化管理工作途径

曹莹莹

摘 要：随着计算机技术的不断发展，电子文件档案成为记录各种活动的重要载体。为了丰富档案信息资源，提升档案管理部门的工作职能，自动化管理成为电子文件归档工作发展的重要方式。本文通过电子档案的特点，分析电子档案的优、缺点，结合实际经验，深入探讨电子文件档案自动化管理的原则和工作途径，为档案管理工作提供助力。

关键词：电子文件档案；自动化；管理；途径

当前，网络化趋于完善，传统的行文办公被更为便捷的电子档案所代替，许多日常工作都可以通过网络办理。随着自动化程度的不断提高，使得电子档案管理与自动化系统结合成为档案工作发展的必然趋势。本文以我国现有的电子档案管理相关研究为基础，结合笔者实际工作经验，提出实现电子档案管理系统与自动化系统对接的方法。对于电子文件自动化归档的类型、内容、保存形式形成通用性强，并具有指导意义的工作途径。

1 电子文件档案

1.1 电子文件档案的产生

自21世紀以来，电子文件、电子邮件急剧增加，这种方便快捷的方式使得纸质文件逐渐被其取代。《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。随之，档案管理工作也开始向电子化、网络化发展，具有重要信息的电子文件都需要归档，归档后即为电子档案。它包含以下三方面含义：首先，文件必须是经过电子计算机存储和处理的；其次，信息记录的方式必须是数字化；最后，必须符合电子文件特殊格式。

1.2 电子文件档案的特点

电子文件档案主要包括电子信件、电子文书、电子图纸、电子抄表等。与纸质档案比较，电子档案具有以下特点：第一，电子档案对环境要求与纸质档案有所差别，它不需要保存场所有很大的占地面积，但对环境的湿度、温度、防磁性等有较高的要求。第二，可以使用计算机等现代办公设备才能阅读利用，迅速进行传递和处理。第三，电子档案在不受时间、空间限制的条件下，可以随时共享利用。

2. 电子档案自动化管理的原则

电子文件档案自动化管理是指采用先进的计算机和互联网技术，结合电子文件自身的特点，实现档案部门日常工作的信息管理，相对集中地保存和管理电子文件，由档案部门负责维护管理，为其提供安全、稳定的存储空间与环境，保证电子文件档案信息服务的准确性与真实性，从而实现安全、高效、快捷的电子档案信息管理模式。这种模式与传统电子档案管理相比，有着以下三点原则：

2.1推动档案一体化管理

档案一体化管理要根据文件的有效期来对电子档案进行科学管理，实现统筹规划。在大数据时代，对电子文件的管理有着更高的要求，这给文档一体化技术创新带来了前所未有的机遇，使得档案自动化管理逐渐从可行变为必要的管理方式。通过自动化管理，保证了电子档案的真实性与完整性，为推动档案一体化管理提供了可靠的技术支持。

2.2档案信息资源的整合

对档案信息资源进行整合，是指利用目前企业和政府机关现有的计算机资源，将分散的档案信息资源进行融合，并且能够进行共享和再开发。与纸质档案相比，电子档案信息传递更迅速、更方便，这使得信息整合的时间大大降低，提高了档案信息利用的时效性。而自动化则解决了人工逐个上传至档案管理系统所浪费的时间、精力和容易出现重复工作的问题。因此，合理建立电子文件档案自动化管理系统，不仅实现了信息资源的流通，也使档案信息潜在的价值得到了充分的发挥。

2.3提升档案管理部门的工作职能

目前，档案管理部门与公文管理部门在工作与管理上是相对独立的，公文管理部门仅负责公文处理的事务性工作， 档案管理部门负责公文运转完成后的接收、保管与利用，难以在公文起始阶段介入档案业务相关的工作。OA 系统与档案管理系统的优化整合后，公文管理与档案管理很多相关的工作实现了打通，档案部门的管理由原来的接收、保管提升为对电子公文的“前端控制”，如在电子公文登记阶段增加档案著录所需要的字段，有效确保了档案著录工作的完整性。其次，切实提升档案管理部门的服务质量，有效提高档案利用的时效性，电子文件登记后经过整理、排序和分类后，即可快速进入归档环节，经过加工后的电子文档能为利用者提供各种信息数据库服务。

3. 电子文件档案自动化管理的工作途径

根据电子档案的特点和管理原则，结合笔者在电子档案管理实际经验，电子档案自动化管理可着重做好以下几项工作：

3.1 加大投入，实现档案工作现代化

为了实现电子档案自动化管理，相关部门需要转变思路，加强对档案管理工作的重视程度，加大财力的投入，增加库房面积，改善档案工作软硬件环境，提供所需的与之相适应的基础设施。

3.2 解决好电子文件的保存问题

电子文件档案是新生事物，目前还不是很成熟，缺乏实际存储效果的检验。需要长久保存的电子文件档案，为了防止信息丢失，应进行定期复制。随着存储技术不断成熟，那些具有较高情报价值的档案，可以采取以磁、光介质归档为主，纸质载体归档为辅的方式。而凭证价值较高的档案，则最好以纸载体归档为主，磁、光介质归档为辅的方式。这不仅可以减少库存档案的体积，更重要的是提高档案管理工作效率。归档时，在纸质档案和电子档案的备注中分别标明对应的文件档号及存址，方便使用时互相参照。

3.3提高档案人员自身的业务素质。

随着信息时代的到来，电子文件档案自动化管理对档案部门有着非常重要的意义。档案管理人员对电子档案信息重要性的认识应不断提高，转化现代档案管理的意识。相关人员应加强自身知识储备，努力熟悉并掌握电子档案信息自动化管理的方法，担负起电子文件档案自动化管理的重任，把推进电子档案的自动化、现代化、标准化作为己任。同时，要努力整合并开发电子档案信息资源，大胆地进行技术创新，采用现代化手段开展档案服务工作，不断满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。

4.总结

随着电子档案的日益普及，电子文件档案自动化管理是当今社会进步的大势所趋，如何保证电子档案管理工作安全合理的开展，是当前档案管理工作人员要面临的全新课题。这不仅给传统档案管理方式的创新带来了前所未有的机遇，同时也伴随着更长久的挑战。只有不断深入研究、探索电子文件档案自动化管理的工作途径，才能够提高档案管理工作的水平，为社会各界提供准确、有效的信息资源，从而促进社会经济健康、稳定的发展，为社会主义现代化建设略尽绵薄之力。

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