试论如何做好卫生院人事档案管理工作

胡建霞

摘 要：随着近年来信息技术的飞速发展，各行各业人才流通速度加快，对人事档案管理工作的要求也越来越高。作为治病救人的医疗机构的最基本组成，社区卫生院对院内所有医护人员、勤务人员及管理人员的人事档案管理更需要严格，不仅对员工的一般资料，而且对其各项工作成绩、综合素质等均需要全面记录。但当前的卫生院人事档案管理中尚存在部分问题，本文即针对如何做好卫生院人事档案管理展开分析，并探讨对策。

关键词：卫生校 人事档案管理 问题 对策

随着我国医疗行业的不断发展，医疗分级制度的建立，卫生院一改以往负责社区居民的配药、方便输液、防疫等较简单的工作，转而着眼于提高医疗质量，一些基础疾病基本由社区医院解决，若病情复杂，需在社区医院先行进行初步处理后再转诊上级医院，给上级医院减轻压力的同时，对社区卫生院的医疗建设要求也大大提高。因此，引进人才，也成了卫生院需要着重开展的工作。随着员工队伍日益壮大，作为卫生院人力资源规划基石的人事档案管理工作也引来了新的挑战。

1卫生院人事档案管理的重要性

1）个人档案在个人发展中的重要性。个人档案随着员工的学习、工作经历而不断更新，可以说，人事档案就是一名员工的所有成长经历，也是所有走过路程的证明，伴随着员工的一生。员工凭借自己档案中的经历、信息、取得的成绩来争取晋职、升迁的机会，每取得一次成绩，都会在人事档案上增添新的一笔，将其中的内容一点点丰富起来。如果没有完善的管理体系，导致资料未被妥善保管而残缺不全，每次到晋升的时候，都会要求员工重新自行准备材料上交，而不是直接查阅人事档案。由于卫生院平时接诊的工作就较为繁重，而晋升需要准备的材料也非常复杂，需要花费大量的精力，这样一来，就会造成大量的时间浪费，员工怨声载道，影响工作效率，对卫生院的管理质疑，动摇继续为卫生院扎根奉献的决心，造成人心浮动，人才难以留住，制约卫生院发展。

2）人事档案在人才建设中的重要性。员工的个人档案中包含员工所有学历、专业、职称、进修情况，工作中取得成績，获得的荣誉等等，全面、真实的反应了员工的综合信息，在员工求职时，招聘单位通过档案描述，对员工的个人情况一目了然，选择是否任用时，也可以此为依据。通过对人事档案的科学管理，可以更清楚的掌握卫生院医疗队伍情况，明确本院医疗建设的优势与劣势，为进一步加强医疗队伍建设，可以更有目标的引进人才。健全的人事档案管理系统，在牵涉到院内医务人员职称晋升、职务任免时，能迅速提供可靠、完整的资料，有助于卫生院管理层的决策，也能让每一名员工都有公平发展的机会，对本院组织产生信任感，自觉自愿的在医疗基层机构稳扎实干，为卫生院的发展贡献自己的一份力量。当卫生院有成立新项目时，也可以根据人事档案情况更方便、迅速的调动适合的人才，即能节约时间成本，又能优化人员配置，利于新项目的运转。因此，卫生院人事档案管理系统是否健全、完善，直接关系到卫生院长远的发展。

3）人事档案对卫生院和谐发展的重要性。卫生院建立完善的人事档案管理制度，有专人管理，专人定期整理，每年晋升时期，主要凭借档案内容说话，选择立功受奖的人选时，也主要根据档案记录所有取得的成绩，再加上当年先进事迹作为评判标准，保护了每名员工的利益，保证了晋升、任选时的公平公正，以及人事变动时的高效性，促进了卫生院的和谐发展。

2卫生院人事档案管理存在问题

1）思想上缺乏重视。大部分卫生院都以保证医疗安全、创造经济效益为重，而人事档案不是直接化为经济利益的手段，不能直接提高卫生院的效益，所以往往得不到重视。很多人认为管理档案就是装订纸质材料，打扫档案库房，不随便泄露或丢失，与医疗安全及医疗创收没有直接关系。所以，关注的人少，也没有专项资金，管理体系更是落后。管理制度上也不健全，若档案管理出现纰漏，对管理人员也没有明确的奖惩措施，没有责任到人，权责不明，也降低了档案管理人员的责任心。

2）管理人员素质较低。因为档案管理本身得不到重视，档案室的管理人员文化、素质较低，甚至有些卫生院没有专门的管理人员，由行政人员或财务人员兼职，影响了管理体系的稳定性。管理人员收入待遇也不高，收入程度往往和保安或传达室人员差不多，没有绩效考核可以设置奖励，导致大部分管理人员不思进取，上班时兼顾其它事情，或者对档案仅仅不动脑筋的整理，漏页缺页也不知道，只是机械的装订成册，放置没有一定的规律性，当有员工需要用到且查找困难时，骂骂咧咧不耐烦；因为对专业知识的缺乏，又没有适当培训，管理人员本身不清楚档案里需要什么、缺什么，不会适时通知员工及时提交必须的补充材料，导致需要查询档案时，发现材料不完整，缺失较多。

3）管理方式过于落后。由于卫生院管理层对档案管理工作的忽视，没有足够的资金配置，很多卫生院的人事档案还是靠手工整理。但是，档案资料内容较繁杂，完全靠手工整理、记录、装订，工作繁重不说，还需要花大量时间，愿意去档案室工作的人又不多，大部分都还是不情不愿的态度，有限的人手需要应付巨大的工作量，手工工作效率不高，没有有效的绩效机制，管理人员的工作积极性提不上去。

4）档案与人相脱节。随着市场经济进一步发展，人们的思想观念不断更新，正所谓“人往高处走，水往低处流”，人们越来越强调自身的发展与未来的计划是否相符，并不会像计划体制下一辈子安分守己的拘泥于一个单位，若在一个单位不能按预计的发展，不能按自己的目标前进，往往会辞职，转而去更有利于自身发展的单位，人员的流动非常频繁。若卫生院没有完善的档案管理体系，导致档案因未保存完善而内容不全，人员在变动时，嫌补足原档案太过麻烦，就会弃之不用，到新单位后重新建立档案，造成档案紊乱，甚至有人无档，有档无人的现象，架空了档案管理的实际作用。

3卫生院人事档案管理的对策

1）增强档案意识。卫生院领导应高度重视，专门抽时间请专业人员进行档案管理相关法规授课，宣传档案管理的重要性，让全院员工都能加深认识，明确档案关系到晋升、任用，卫生院会以档案为根本依据，保证了个人晋升的公平公正性，提高人事调配的工作效率，并保证决策的正确性。院办应逐步将档案管理纳入卫生院年度工作计划，建立绩效考核机制，定期检查、督导档案管理工作，认真听取档案管理人员的意见和建议，针对问题及时提出有效解决办法，而不是对他们的意见听之任之，不办实事。只有建立科学绩效考核制度及相对应的奖惩措施，并足够重视档案管理工作，才能激发管理人员的主动性与积极性。

2）加强专业培训。需建立培训机制，设立培训资金，并需要在培训结束后对参训人员组织考核，保证培训的有效性。与医务人员定期“三基”考试一样，对档案管理人员也需要定期考核，了解业务熟练程度，根据考核结果需有适当奖惩，以激励档案管理人员勤学苦练，加强本专业知识、技能，增加管理人员对本职工作的责任感与事业心。平时需要多关心管理人员的工作、生活，了解他们生活、工作上遇到的困难并给予帮助，让他们感受到组织的关怀，从而自愿在工作上给予回报，工作积极性更高。

3）建立档案管理网络平台。加大资金投入，招聘信息专业技术人才，专门负责电脑信息的录入，档案数据库的建立与完善，漏洞的修复，建立档案管理网络平台，设立搜索查询系统，便于查询、调用，定期维护、更新，技术保障，保证整个网络平台的运行。

4 结语

人事档案管理是一项重要的工作，关系到卫生院的长远发展，需要全院整体高度重视，在这项工作合理化、规范化的同时，也能推进本院的发展。

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