论办公室计算机办公软件的应用

黄丽莎

摘 要：当今是个信息化时代，计算机技术广泛地应用到了各个行业之中，特别是计算机办公软件在办公室的应用，由于其自身的独特优势，极大地提高了办公效率。在政府大力推进“互联网+”的背景下，计算机办公软件已经在教育科研、政府办公、企业商务中等方面广泛应用，各类先进的办公软件充分展现着各种功能，在未来仍然有着非常广阔的应用前景。本文在分析了计算机办公软件优劣势的基础上，主要论述了办公室计算机办公软件的应用，并对未来发展进行了展望，以供参考交流。

关键词：办公室；计算机；办公软件；应用

在当今科学技术不断发展进步的背景下，办公室引入计算机办公软件的，促使办公室成为了自动化和无纸化的办公形式，有效的提升了办公室工作人员的办公效率，办公自动化已经成为了现今企业办公的必然发展趋势。当前我国正在开展信息化改革，为了紧随时代发展步伐，实现办公效率的提升，如何有效的提升办公自动化管理技术，加强计算机软件的开发与应用，这成为办公工作面临的首要问题。

一、计算机办公软件应用的优劣势分析

计算机技术能够将数据、图像、视频、音频等信息的数据资料进行有效的收集与储存，使得信息资源的分配更加的科学化、合理化，使办公人员能够更加轻松、更加容易的进行办公，从而实现办公自动化管理。

（一）计算机办公软件应用的优势分析

1.实现了跨地域应用

在使用计算机办公软件中，我们可以实现数据资料的跨地域应用，在数据资料的传递过程中，只需要通过网络就可以在极短的时间内将所需资料传出或接入，极大程度上缩短了资料传递所需的时间，非常适合现今这个节奏感超快的社会。

2.提升资料收集与整理的准确性

办公人员经常需要对办公资料与数据进行归纳和整理，此过程非常的繁琐，极易出现问题。在使用计算机办公软件后，对数据资料的整理变得非常轻松，而且准确性变得非常高，极大地提升了办公人员的工作效率[1]。

（二）计算机办公软件应用的劣势分析

在运用计算机办公软件进行资料的编辑与整理时，如果计算机设备出现问题或者计算机软件的运行出现问题，可能会导致数据的丢失或出错。如果计算机网络中了木马或者病毒，可能会导致信息的泄露或被他人盗取，如果丢失了重要信息，比如国家的机密信息或企业的机密文件被他人盗取，会为国家的安全带来巨大的威胁，为企业带来巨大的经济损失，对此需要采取有效的杀毒措施防范[2]。

二、办公室计算机办公软件的实际应用

常用的计算机办公软件，有Microsoft office系列软件和WPS office系列软件。Microsoft office系列软件包括文字处理软件Word，数据处理软件Excel，幻灯片制作软件PowerPoint，电子邮件软件Outlook，出版物制作软件Publisher，數据库管理软件Access和流程图制作软件Visio等。

WPS office系列软件，根据中国人使用习惯和需求开发的国产化软件，与Microsoft office相比，新增了更多适合中国人使用的功能。例如在Excel中增加了个人所得税的计算公式，在Word中增加了中国节假日相关的模板等。WPS还可直接将数据在云端备份，为数据的有效使用提供了保障。WPS的软件功能已基本能够满足日常办公需要，在知识产权问题被广泛关注的当下，已经被越来越多的人使用，更多使用功能也在不断的被开发和升级[3]。

（一）在教育科研中的应用

计算机办公软件在教育科研中的应用直接改变了传统的教课模式，教师可以有效的利用计算机办公软件如 PPT 等进行备课，这些计算机办公软件能够将要表达的信息直观的呈现在学生面前，让学生更加容易理解教学内容，从而有效的提升教学质量。而且教师可以要求学生使用如 word 等软件进行学科总结，这样可以使教学更加的生动，更加的多样化。

（二）在政府部门中的应用

政府部门工作中引入计算机办公软件能够起到良好的辅助效果，可以通过计算机软件制作对外公开的网站，用来传达相关信息，这样公民可以随时的从政府网站获取所需的相关信息，从而提升政府的日常工作质量。而且政府部门可以使用相应的办公软件与公民进行良好的沟通，解决公民的疑问乃至问题，从而更好的提升政府部门的服务质量。“事事网办”，继续推广电子证照应用，推进网上办事大厅拓展提升和应用工作，推动政务服务从PC端延伸到移动端，提升全流程网上办事水平。推行电子政务，是贯彻以人民为中心的发展思想的重大举措，是推进国家治理体系和治理能力现代化的必然选择，是全面深化改革的迫切要求。

（三）在商务办公中的应用

对于商务领域来说，计算机办公软件所体现出来的功能更为显著，商业的核心是钱，精准的说是时间与效率，时间与效率就等同于金钱，对于一些事件或情况需要第一时间做出反应，抓住瞬来即失的机遇，计算机办公软件可以在最短的时间内做出有效的处理。而且办公软件还可以为商务办公中各种事务的处理带来良好的辅助效果，利用相关办公软件对一些产品的信息进行有效的加工处理，这样可以使得产品更加的有吸引力。而且现在商家与客户在网络平台上进行交易更加的方便了商家的销售，商家与客户可以通过相应的软件在网上直接进行有效的沟通，这样更加的促进了商业的发展，也使得商业模式简单[4]。

三、计算机办公软件的未来发展

（一）加强软件开发人才的培养

很有必要加强我国软件开发的人才培养，要让这个领域的人才队伍建设更加充实，能够培养出更多这个领域的专业人才。一方面，高校应当在这个专业的人才培养上进行加强，另一方面，要给这些人才提供更多实践的机会和平台，这是让他们在这个领域有更深的钻研，并且更加了解我国办公室的真实需求的方法，这对于提升软件开发的质量很有帮助。很多国外引进的软件和我国的一些办公室的实际需求并不是完全匹配，造成了使用中的一些不便，加大我国办公软件的自主开发力度非常有必要。

（二）基于WEB的协同办公软件开发

随着通讯技术的不断发展，单一的个人办公软件已无法满足信息交流日益频繁的现代办公需求，将WEB技术与office软件技术有机的结合起来，开发可以实现资源共享、协同工作的办公软件。基于WEB的协同办公软件可以实现文件资料共享、信息交流传递、资料系统管理等，为企业打造了一个科学、开放、自动化程度较高的信息化办公平台，在线办公软件极大的拓展了企业的办公地点和参与办公的人员[5]。

四、结语

总之，计算机办公软件的独特优势非常明显，与传统办公模式相比，办公效率实现了极大的提升。在当今这个信息化时代，各行业要更加注重计算机办公软件在办公室中的应用，及时深入开展信息化改革，构建电子办公平台，借助“互联网+”的东风，实现整个行业的繁荣发展。在以后，我国应大力发展计算机软件的自主研发，根据各类办公需求开发个性化办公软件，让信息化带动我国社会经济的可持续繁荣发展。

参考文献

[1]陈玉霞.探讨如何利用计算机办公软件提高审计的效率[J].电子制作，2014（14）：85-86.

[2]李源.计算机办公软件在办公室的应用[J].电子制作，2015（12）：105-106.

[3]张海平.办公室计算机办公软件的应用探讨[J].黑龙江科技信息，2015（32）：52-53.

[4]林文发.办公室计算机办公软件的应用价值探究[J].数码世界，2017（02）：68-69.

[5]黄进杰.办公室计算机办公软件应用探讨[J].现代商贸工业，2017（05）：95-96.