增强高校档案服务职能探索

文/韩亚梅

现阶段高校档案馆的核心职能应该是“存史”和“利用服务”两者并重，这就要求高校档案馆必须重视对档案材料进行深层次的编研。首先要完善开展编研工作的必备条件，其次要明确高校档案编研的基本方向，围绕人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新四大基本职能，增强高校档案服务的实效性

“不忘初心，牢记使命”是今天政治生活中的一个重要主题，也是档案工作永恒的主题。本文从档案馆的初心和使命出发，通过对高校档案工作现状的分析，以档案编研为切入点，围绕高校档案编研条件的完善和方向，对如何增强高校档案的服务职能进行探索。

一、档案馆的两大核心职能

档案馆的职能是指档案馆在社会分工中的职责和任务，档案馆的核心职能则是指能指导和带动其他职能的职能。关于档案馆的核心职能，目前档案界有不同认识。一种认为“存史”是档案馆的核心职能；一种认为“利用服务”是档案馆的核心职能；还有认为档案馆的核心职能呈动态性和阶段性，在现阶段“存史”和“利用服务”都是档案馆的核心职能。在不同的社会发展阶段，由于档案馆的定位不相同，所以档案馆的核心职能也呈现出一种动态性的特征，它的核心职能不是一成不变，而是随着社会的发展而不断地发展变化。档案馆发展到现阶段，其核心职能应该是“存史”和“利用服务”两者并重。

二、高校档案工作现状

目前高校档案馆都很重视档案馆的“存史”职能，日常花费了大量的人力和时间对本校各类重要的有价值的档案信息进行收集、整理、保管，但仍有少部分高校对学校档案工作不重视，归档意识比较淡薄。许多部门形成的有价值的材料不能及时整理归档，导致档案流失严重，这极大地影响了档案的收集和利用。而同时目前高校档案服务工作主要以文件查阅、学籍认证为主。在档案编研方面没有取得显著成果，这极大地影响了高校档案服务职能的发挥。

仔细分析高校档案工作现状，原因有三：一是高校档案馆行政管理职能不到位。《普通高等学校档案管理办法》明确规定,高校档案馆具有档案行政管理和档案保管利用双重职能。然而在实际工作中,高校档案馆行政管理职能往往被忽视或弱化。二是档案工作人员受档案馆传统职能观影响，在日常工作中，只重视对档案材料的收集和整理，即只发挥了档案的“存史”功能，忽视了档案的“利用服务”职能。三是高校档案馆工作人员编研能力较弱。据了解，目前不少高校档案馆档案人员队伍中专业出身的工作人员较少,所以难有高质量的编研成果。

三、如何增强高校档案服务职能

档案编研工作，可以提高档案利用服务的效率，为高校各项工作的开展提供参考和依据，是推动高校教学、管理、科研等各项工作的有效途径。随着高校职能的进一步完善和发展，高校档案馆日常服务已经不能满足高校的发展要求。这就要求高校档案馆必须重视对档案材料进行深层次的编研。要开展档案编研，首先要完善开展编研工作的必备条件。其次，要明确高校档案编研的基本方向，增强高校档案服务的实效性。

（一）完善高校档案编研条件，发挥高校档案服务职能

1.发挥高校档案馆行政管理职能，赋予档案馆对基层部门的考核权力，确保档案材料及时准确归档

目前高校内部档案馆的行政管理职能受到忽视或弱化，然而根据管理学的“权责一致”原理，有职无权，则其职责承担者的积极性、主动性必然会受到影响,就不能很好地承担起应有的责任。同时，由于权力的缺失，其他部门也不会很好地配合职责承担单位的工作。在这种情况下，高校档案归档工作这一源头工作就会大受影响。因此，应当发挥高校档案馆的行政指导、监督职能，赋予档案部门对各部门的考核权力，这样才能保证档案材料能够准确及时地收集起来。

2.辩证分析，树立“存史”和“开发服务”并重的档案职能观

档案馆核心职能具有阶段性又具有动态性。现阶段档案馆的核心职能为“存”“用”并举，双核心职能论明确了档案馆建设与发展的方向，对档案馆建设具有重要的指导意义，一方面强化了资源建设理念，另一方面又强化了开发利用的价值取向，这就要求档案工作人员必须改变传统的只重视“存史”职能的档案工作观，树立“存史”和“利用服务”并重的档案工作观。

3.通过多种方式，提高档案工作人员的编研服务能力

针对现有档案工作人员编研能力较弱问题，各高校可以采取多种方式提高档案工作人员的能力。一是可以通知培训，对现有档案工作人员进行档案编研专题能力培训。二是可以招聘档案专业高学历人才，直接扩充到档案队伍。三是可以联合其他部门，针对学校工作需要，开展联合专题编研。

（二）明确高校档案编研方向，增强高校档案服务实效。

高校档案的深层次编研对发挥高校档案工作的服务职能起着至关重要的作用，高校档案工作人员围绕什么进行编研则成为一个至关重要的问题。高校档案馆作为高校的一个部门，其编研工作当然必须围绕高校基本职能开展，这样才能促进高校的发展。下面围绕高校四大基本职能，对高校档案馆如何通过编研增强其服务职能进行探讨。

1.人才培养

在人才培养方面，高校档案馆可开展以下编研工作来促进人才的培养：一是高校都有一批卓有建树的大师级人物，这些老师在长期的教学，科研工作以及生活和成长阶段都有丰富的资料，如果能收集这些资料，研究总结他们成长、成才的规律，从而可以不断修正和完善学校人才培养模式。二是收集优秀教案，联合教务、教学单位对这些教案进行编研，研究优秀教案的特征，对青年教师的教学、备课进行方法指导，从而使他们尽快成长起来。三是收集学校每年各类国家奖学金获得学生的成长、成才资料，通过对他们学习和实践的研究，找出科学的学习方法和实践模式，从而引领其他学生尽快成长起来。

2.科学研究

在促进科学研究工作方面，高校档案馆可以从以下方面进行编研：一是收集本校科研专家的科研资料，如是什么支撑他们进行科研，他们平时怎么开展科研、开展科研所需的条件以及面临的困难等，通过对这些资料的分析与研究，一方面对青年教师开展科研进行具体指导，另一方面使学校能够为教师进行科研创造良好的环境和条件。二是收集优秀科研成果，如论文、项目，联合科研部门和其他相关单位对优秀成果进行研究，总结优秀科研成果的特征，以及科学正确的科研方法，对青年教师的科研工作进行规范和方法的指导。三是对学校每年的科研成果进行专题分类汇总，使教师清楚自己即将进行的科研目前最新进展情况，为他们进行科学研究奠定基础。同时每年收集学生的毕业论文进行专题分类汇总，为学弟学妹的毕业论文工作奠定基础。

3.服务社会

高校每年会产生大量的科研成果，但目前这些科研成果大都没有得到充分利用，而实际上可以开发利用这部分资料，为社会服务。高校档案馆可以联合科研部门，科研成果单位，企业及就业单位对优秀科研成果进行分析研究，选出有经济利用价值的实用型科研成果，一方面以这些项目为基础进行校企合作；另一方面，大学生可以选取合适的项目进行创业。这样既充分利用了高校的科研成果，又服务了社会，解决了企业和学生的问题。

4.文化传承创新

在文化传承方面，高校档案工作人员一是可以对大学精神进行凝练和传承。高校要通过对校训和名师等档案材料进行总结提炼，形成自己的大学精神并进行传承。二是可以梳理校史，做好校史传承。高校档案工作人员可以对大学的机构沿革、学科建设、专业变化、教学、科研等方面的档案资料进行综合提炼，形成完整的大学印记。同时可以做好特色档案的收集和编研工作。可以收集本校不同时期的特色工作的档案资料，也可以收集不同部门的特色工作的档案资料，进行提炼总结。通过各种方式，使高校的历史丰富和立体起来。三是可以通过文化育人，实现高校文化传承与创新功能。高校档案工作人员可以通过对名人档案材料的编研来开展以理想信念为核心的社会主义教育，让大学生树立正确的世界观、人生观、价值观；通过对校史档案材料的编研来开展爱国主义教育，让大学生树立热爱祖国、热爱学校，为人民服务的远大理想，确立国家和民族利益至上的价值观念。