新时代背景下高中学校档案管理工作的完善策略

葛英豪　潘雪萍

摘 要：学校档案管理工作，是学校管理工作的重要内容。做好档案管理工作，有助于提升学校管理效率，保障学校教学质量。通过档案，学校管理层可以对中学发展过程中的教育教学工作等方面，有一定的了解，对学校的自身形象与价值建设有明确的认识，为学校今后的发展提供借鉴和依据，有利于提高校园工作质量。

关键词：高中档案管理 完善策略

一、高中档案管理工作存在的问题

1.难以收集资料

高中档案是学校日常活动的文字性记录，也是校园文化建设的充分性证据。然而，目前来说，很多高中学校并未对档案管理工作引起足够的重视。在档案管理工作中，学校管理层过于注重教学管理，以教学管理作为主要管理内容，投入了大量的人力物力，而忽视档案管理对教学管理的辅助运用，错误地认为档案管理工作就是纯属于保管事务，不需要投入过多的人力物力，不是学校的主要工作，只要保证方案不丢失、不损坏、不泄密，能够用于外调、查档、分配等工作便可。[1]

2.管理人才缺乏

由于很多高中学校不重视档案管理工作，所以他们的档案管理工作人员多为兼职，专业人才缺乏，兼职人员要么来自校内的任课教师要么来自于校外大学生，多数学校的档案管理人员，都是学校的在职教师。教师在不具备档案管理专业知识的前提下，要负责档案的管理与整合工作，导致教师本身没有过多的精力投入到档案管理工作中，只是进行简单的档案挑拣工作，无法对档案进行细致分类，从而影响了高中学校档案管理工作的具体落实与实施。校外的大学生自身经验不多，对该学校也不熟悉，所以才会导致高中档案管理工作进展不顺。

3.各部门配合度较低

部分高中学校过分注重升学率，对于学校其他工作事宜漠不关心的态度，导致高中学校档案管理工作长期得不到重视。很多学校的领导将档案管理工作全权交由档案室进行，所以很多应当配合的部门认为事不关己，对档案管理工作不上心。事实上，档案管理工作的系统性很强，需要学校各部门间通力合作、密切沟通，学校的档案管理工作才能长久稳定。同样，学校领导人员对高中学校档案认识存在偏差。在学生各项评优考核中，没有根据档案对学生进行全面了解，就草率做出决定，不利于学生身心健康发展的同时，导致档案管理工作形同虛设，一定程度上抹杀了档案管理工作的重要性。

4.信息化管理系统、制度不完善

由于缺乏专业档案管理人才的加入，档案管理方法一直沿袭前人，方法太过陈旧，以至于不能将现代信息化技术应用在档案管理工作中。在日常的档案收录过程中，多数工作人员存在侥幸心理，对工作敷衍了事，使档案管理工作效率有所降低，还会存在档案信息资料丢失的现象。其主要原因在于管理人员信息化系统不完善、缺乏现代计算机知识以及缺少管理制度的约束，可见，管理工作的效率及安全性需要从多方面提高。

二、有效解决高中档案管理问题的方法

1.提高师生保存档案的意识

为了更全面地收集档案资料，学校应当重视档案管理工作的科学性、规范性，让教职人员意识到档案管理工作的重要性并自主地完善教学档案。将档案管理工作落实到各自负责的班级中，让学生明白档案是三年高中生活的写照，对于未来自身的发展具有促进的作用。给学生贯彻档案管理的相关法律法规，加强学生对学校老师及领导的配合，提升整个校园所有人员的存档意识。

2.提高管理人员的素质

改进档案管理工作的当务之急就是提高档案管理人员的综合素质，包含专业素养与责任意识两个方面。高中学校的档案管理工作内容繁杂，容不得一丁点的错误，尤其在学籍档案管理方面，学籍档案的出错，不仅会影响到学生未来大学、研究生以及更高阶段的学习，还会影响学生将来就业。

学校要挑选具备综合素质的人员进行档案管理，通过讲座培训等方式，一方面努力培养管理人员的责任意识，让管理人员对自身工作的重要性有充分的了解，促使其工作时谨慎、细致，另一方面努力培养管理人员的操作能力，让管理者掌握收集、录入、编码、归档资料各项基本技能，避免因人为操作失误造成管理工作不到位。在档案管理实践中，学校应该根据实际情况，组织档案管理人员进行专业培训、出外进修、专业教训的等活动，从而提升档案管理人员的专业知识和专业技能，保障档案管理工作的高效率和高质量。

3.稳定的管理程序

档案管理制度的稳定，有利发展学校档案是学校各项工作的真实记录，客观全面地反映了学校发展的历史全貌。强化学校管理，首要任务之一是须先强化学校档案管理的科学化、规范化和制度化建设。要制定规范的档案管理制度，建立周密的档案管理体系，制定切合本校实际的档案立卷制度、查阅制度、移交制度、保密制度、鉴定销毁制度等。实行档案工作责任制，将档案工作纳入相关处室、部门的年度工作目标，并作为对其负责人进行实绩考核的内容，使学校档案工作有章可循，有据可依。增强档案部门工作的缜密性，防止随意性，只有上下各部门之间通力合作，才会使档案工作走上正轨。

4.完善档案的管理

提高学校档案质量，真正发挥档案作用。学校档案分类不同于其它单位，具有特殊性，是各项活动的综合反映。学校各项管理活动形成的材料繁多，为了确保各项工作中形成的文件材料完整、齐全，应该明确档案的分类，以提高档案的利用效率。结合科学分类原则，整理档案可按照文书、教学、科技、实物、声像、会计、教师业务进行分档。

利用计算机手段，以高度有序的高 中学校档案信息资源为处理中心，将书面资料加工成电子文本，形成网上数据库，促进高中学校档案事业的跨越式发展，实现档案管理信息化、 自动化，已解决当前高中学校档案管理的难题。利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。

总之，领导重视是学校档案管理工作的根本保证。只有建起具有高效的档案管理系统，才能够实现档案的现代化管理。为高中学校提供准确无误具有较高参考价值档案信息资料，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享。档案工作人员要把档案管理与校园文化建设有机的结合，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享。

参考文献

[1]朱丽红.高中学校档案管理工作存在的问题及改进[J].人力资源管理，2015（10）.