加强办公室规范化管理提升综合效能

任文凤 朱迎春

办公室是一个单位重要的综合管理部门，是对外展示形象的窗口，其规范管理及服务水平直接影响着企业领导科学决策的“落地生根”，这就要求办公室人员具备强烈的责任心、超前的敏锐性、深邃的洞察力及准确的预见性。如何加强办公室管理，提升办公室人员综合素质，发挥办公室综合效能，是办公室管理一直在追求和探索的重要命题。

在富有致富创新理念的《摆脱贫困》一书中，习主席就曾明确提出“办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。”办公室有着特殊的定位，它起着承上启下的“枢纽”作用，担负着参谋、协调、服务、督促、检查等重要职能，办公室效能的发挥直接影响着企业效率及形象。加强办公室规范化管理，提升辦公室综合业务水平，对加强企业执行力建设、加快企业决策落地、塑造企业良好形象起着重要作用。

办公室规范管理是一个系统工程，如何更好地发挥办公室在管理中的职能作用，是加强办公室自身建设、提升整体工作效能和服务水平的基础。下面，结合工作实际，就如何加强办公室规范化管理，提升综合效能发表自己的观点。

一、加强学习，提高认识，增强责任感

办公室工作繁杂，责任重大，涉及领域广，牵扯事务多，要求办公室人员具备多种能力，除坚持学习业务知识，各类规章制度、最新政策法规外，还要结合工作需要及时补充关联业务知识；加强业务培训，学习向纵深发展，全面覆盖，重点突击，深层次探讨。同时熟悉尽可能多的业务领域，使学习、写作、调研、创新、协调、处事、沟通等能力在工作实践中不断提升，充分发挥“参谋团”、“智囊团”作用。

办公室工作质量和水平直接体现着单位的工作状态，要从根本上强化规范意识，增强搞好规范化建设的责任感。随着社会和经济环境的发展变化，办公室人员要学会与时倶进，及时掌握国家和行业的政策走向，及时发现企业需要摈弃和改进的事项，向行业高水平靠近，高水准执行任务，把握工作的主动权。

二、健全制度，明确职责，夯实管理基础

“无规矩不成方圆”，制度建设是根本。办公室由于其职能、地位的特殊性，决定了其服务内容的复杂性和服务对象的广泛性，也决定在工作过程具有很强的可变性和不可控性，在某种程度上存在着一定的管理盲区，这就需要有严格制度的约束框架，万变不离其宗，但又能过分拘泥，这就要求办公室人员要善于在实践中思考，从日常中学习，用思考和学习来完善办公室的工作制度，不断堵塞管理漏洞，提升管理层次，深入推进规范化建设。

就办公室具体工作而言，建立“目标、责任、考核”二位一体的目标绩效管理制度，是办公室高效完成工作的保障措施。坚持按制度办事、按程序办事、用完善的制度体系保证各项工作的推进和落实，避免工作的随意性，避免工作懈怠、人员的消极心理，尽量减少工作中的失误和差错。

健全制度，明确职责，必须在制度梳理、制度落实及严格考核上下功夫。一是健全制度体系。要全面审视和系统梳理办公室各项工作制度，该坚持的要继续坚持，该完善的要修改完善，该废除的要果断废除，该新建的要研究制定，理清各项业务和各个环节的纵向、横向关系，建立设计科学、全面覆盖、标准统一、上下贯通的制度体系。针对办文、办会、信访、督查督办、接待服务等主要工作，重点把握确定工作标准、精简工作程序、细化岗位职责，确保各项工作规范有序推进。二是严格制度落实。每个岗位都有明确的岗位职责，做到任务到岗、责任到人，强化按制度办事、按程序办事的意识，强化对制度执行情况的检查，加大追责力度，确保工作有序高效。三是规范绩效考核。严格对干部职工的工作态度、办事效率、工作业绩和廉洁自律等进行科学评估，并及时兑现奖罚，引导和鼓励工作人员专心谋事、用心做事。

三、加强思想建设，转变作风，打造高素质员工队伍

习主席曾讲：待人接物是办公室的一项基本工作，这就决定了办公室本身就顺带着“窗口”的作用。办公室工作精神面貌好、待人接物态度佳、执行工作效率高，就会塑造单位的良好形象，提升外界对单位整体形象的评价。所以，办公室工作人员的精神面貌，工作是否高效、精准、有序，直接反映了整个单位的管理水平，体现了单位的做事风格，彰显了一个单位是否具有强大的生命力和广阔的发展前途。

加强思想建设，要求办公室人员时刻牢记自律意识，同时不断强化学习意识、服务意识、效能意识、和谐意识、创新意识和廉洁意识，努力造就一支素质强、业务精、服务优、效率高、作风正的和谐精良团队。一是学习型团队建设。选人用人“以德为先”，德是基础，学以立德，一个人道德水平的高低直接决定了其思想格局。办公室人员要不断加强学习，提高自身的思想品质、增强业务素质，完善知识结构，提升思想境界。二是服务型团队建设。办公室作为企业的服务机构，要充分发挥参谋助手作用，提高政治敏感性，提升信息分析处理能力，超前思考。对上级要求、领导意图、要提出前瞻性思路、措施和方法，服务好中心工作，树立“我为企业服务”的理念。三是高效团队建设。领导安排的工作，急事急办，特事特办，大事商量着办，小事记着办，按时间要求，酌情合理安排工作进度，确保办公室工作规范、有序、高效的开展。四是和谐型团队建设。

“众人拾柴火焰高”，办公室人员要有大局意识和全局观念，要同舟共济，相互理解、相互支持、相互配合，相互团结，切忌各自为功、互相推诿的内耗现象，要心往一处想，劲往一处使，力往一处聚。五是创新型团队建设。创新是一切工作的源泉，结合办公室工作实际，不断发现和总结问题，探寻解决新途径，突破管理瓶颈，善于在决策中争取主动。在执行中掌握主动，在落实中寻找主动，充分利用先进的信息网络技术，创新工作手段，提高办公室工作效率。六是廉洁型团队建设。围绕党风廉政建设，多管齐下，增强办公室工作人员的自律意识，筑牢拒腐防变的思想防线，认认真真做事，清清白白做人，杜绝“公共权力部门化、部门权力利益化、部门利益私人化”的不正之风。