探讨如何有效开展高校教学秘书工作

邓智琼

摘要：教学是高校的中心工作，教学质量是高校的生命力，教学秘书的工作正服务于此。一切为教学服务是教学秘书的目标和准则。它承担着横向纵向的沟通、协调职能，如果高校好比一部机器，教务工作就好比当中的链条，串联起各个教学岗位，并进行科学合理的安排。它的实践性、经验性较强，既要脚踏实地，又要不断勤于思考；既要科学严谨，又要机动灵活、周全计划，以保障教学工作规范有序地运行。看似繁杂琐碎，实则责任重大。如何高效开展教学秘书工作值得在实践中探讨。

關键词： 高校教学；教学秘书；教学管理；教学研究

教学秘书工作对于一个高校的教学工作起着非常重要的作用，扮演着非常重要的角色，教学秘书素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏，将直接影响教学管理工作水平，所以说，教学秘书必须要不断地提高自身的业务水平，根据时代的变化不断地提高自己的各方面素质，积极创新，发挥助手参谋、组织协调、服务保障等作用，以适应高等教育事业发展的需要，保证高效教育的顺利发展。

一、重视教学秘书队伍整体素质的提高

在教学秘书人员培训和知识更新方面，学校要加大投入，并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划，多渠道、多形式加强教学秘书人员的培养。如：定期或不定期地组织他们学习高等教育学、教育心理学、教育管理学、高等教育行政管理学、高等教育法规、社会学、人际关系学、秘书学等专业学科知识，提高其专业素质和理论水平；经常组织教学秘书参加校内外教务管理研讨会和经验交流会，学习先进的管理经验和科学的管理思想，改进管理方法，提高管理水平；定期不定期组织岗位培训，尤其是对计算机的运用和操作技能以及对教务管理系统软件的培训学习，提高工作效率。除此之外，还应鼓励教学秘书利用业余时间自学一些与自己的专业工作相关的学科知识，多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。

二、增强各项业务能力

教学秘书的业务素质直接关系教学管理的质量，提高教学秘书的各项素质是重中之重。“干一行，爱一行，精一行”，教学秘书在教学管理过程中既要熟悉教学文件管理、教学管理的各项规章制度、工作程序，又要不断学习，提高自身的业务水平。

（一）熟练掌握现代化办公技能。需要熟练操作计算机，学习运用各种信息平台，服务教学

（二）锻炼熟练的语言文字表达能力。教学秘书作为教学信息传递的重要环节，包括传达领导的指示、转达师生的教学反馈等，要求信息传递得准确及时，语气随和，语言得体，表达清楚，言简意赅。

（三）统筹兼顾，勤于思考，有条理性，思维敏捷，分清事务的轻重缓急，从而提高工作效率。

三、做好协调与沟通的作用

教学秘书的所作所为处处体现集体的形象，是教学单位的“窗口”。在工作中，教学秘书要与教务处、学生处、各个职能办公室及各学院之间联系，尤其是本学院的教师和学生。在这些关系中要学会有效地沟通。沟通是管理最为重要的组成部分。只有与人良好的沟通，才能得到他人的理解与支持，才能得到必要的信息，才能获得他人的鼎力相助。协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、学院领导所布置各项工作，另一方面要学会借助有效的沟通手段协调与各部门的关系，以及学院与学院之间的关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本学院教师与学生有关教学的事宜，在协调中，摆正自己的角色位置，做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，处处以集体利益为重，自觉维护学院领导与本学院的形象、声誉。沟通、协调方方面面的关系，减少、消除不必要的冲突，使大家同心协力，步调一致地完成各项工作，如监考教师的协调；教师因病、因事等调课的协调；公共教室的借用；各校区间教学活动安排的协调；学生见习、实习时课程安排的协调；各类考试监考人员的安排，课表安排，教学任务下发…等等。

四、掌握现代化信息处理能力

随着计算机等现代信息设备已广泛地运用到实际工作当中，现代网络特别是校园网络的使用也使得教学管理工作日益摆脱过去的手工实操模式，逐渐趋向于数字化、智能化、网络化。学校逐步实行信息化教务管理，以教务管理为中心，将课程管理、教学计划管理、学籍管理、学生网上选课、网上评估、教室管理、成绩管理、毕业资格审查等纳入综合教务管理系统，基本实现教学管理的现代化、信息化、网络化。学校实行网上办公，要求教学秘书必须熟练使用现代信息技术，掌握电脑的应用；能够熟练进行文字编辑、图像图形处理、表格处理、数据库处理等，可以用现代化的手段安排考场，现场办公，既提高了工作效率，减轻劳动强度，又为师生提供了方便快捷的服务。

五、增强工作把握

增强工作把握是高校教学秘书提高工作效率的捷径。高校教学秘书要想提高工作效率，最重要的是自己要热爱本职工作，积极有所作为，增强对本职工作的熟悉和把握，从繁杂的工作中总结出规律性的认识，从而提高工作效率。教学秘书要不断加强对自身工作业务的学习，熟悉本职工作，做到对工作胸有成竹。在熟练的基础上，从中找出规律性的东西，提高对本职工作预见性、系统性和科学性的规律认识，从而大大提高工作效率。为此，高校教学秘书必须拥有扎实的专业基础，系统学习管理学、教育学、心理学、档案学、秘书学等基本知识。对学校教学管理的规章制度，熟记于心，随时可用。对师生有关教务方面咨询的事务，应答如流。平时注重积累经验。准备一本笔记本，专门用来记录在教务管理中有争议的问题，工作方法及最佳解决方式。力求通过不断地总结经验教训，找到教务管理规律，寻求工作中的捷径，提高工作效率。

总之，高校的教学秘书是秘书队伍中的一个特殊的群体，是教学管理的执行者，其工作具有鲜明的特点。要具备良好的综合素质，并非一日之功，而是靠不断地学习和实践，日积月累地来慢慢完善。每个教学秘书，只要具有强烈的事业心和工作责任感，有恒心和毅力，在工作中不断摸索，努力寻找工作规律和工作方法，不断地总结经验，一定能够全面地提高自己的综合素质。

参考文献：

[1]张新有.《高职院校教务干事的工作探讨》，《才智》，2010年23期

[2]王辉艳.《高职院校教务干事工作的定位和思考》，《才智》，2010年23期

[3]马丽云.对做好高校教学秘书工作的认识与思考[J].玉林师范学院学报，2014（12）