办公室人员如何做好文书档案管理工作

姜玉辉

摘 要：随着我国经济的快速发展，人们的生活方式以及工作方式发生了很大的变化，相应的思想意识也有了一些改变，尤其对于一些企业经营者而言，近几年愈加的重视管理有关的工作，因为只有做好管理有关的工作才能更好的规范工作秩序，避免影响到企业经营活动环节的决策，从而更好的促进企业的稳定发展。而办公室中的文书档案的管理也是属于管理工作中的基本内容，往往有专门的办公室人员进行管理，但是在实际的管理过程中还是会经常出现一些问题，这就严重影响了文书档案管理的效率，这就要求有关企业能够提高对于文书档案管理工作的认识以及重视程度，采取一些措施以提高管理水平，更好的促进企业的健康发展。

关键词：办公室人员；文书档案；管理

办公室文书档案管理工作是值得人们进行详细探究的，因为这关系着企业的档案管理水平，同时对于企业的今后的发展也具有一定的影响。只有加强对于文书档案管理工作的探究，认真做好相关的工作，才能进一步的提高文书档案管理水平，以满足企业发展的需要，有助于为今后工作的展开提供一些科学性的指导意见。所以，如何做好文书档案管理工作就显得极为关键，这就要求有关的办公室人员能够严格的要求自己，认真对待自己的工作，可以采用一些有效的措施加强管理，以提升档案服务质量与水平，实现利用率的提高。

1 文书档案管理概述

1.1 文书档案管理内容

文书档案实际上就是反映行政或者党务等活动的档案，主要包括布告、命令、信函、指示、决定、通知、简报、会议记录、批复、计划和总结等。而文书档案管理则是将已经发生过的事件及其具体过程记录下来，并以电子文件或者纸质形式载体加以储存，具体主要包括对这些文书档案信息进行收集、整理、检索、坚定、统计、利用以及保护等工作。同时，这些工作环节之间大都有紧密的联系性，特别是利用环节更是文书档案管理的核心。

1.2 文书档案管理的特点

文书档案管理工作的特点包括“一体化”和“综合性”两个主要特点。其中的“一体化”特点是指文书档案整理是在文件搜集、运转、催办和承办基础上所进行的一个文书档案管理环节，二者相辅相成，共同决定着文书档案管理工作的质量。而“综合性”特点是指文书档案管理工作除了负责管理文书档案工作外，也涵盖了会计、人事以及科技等方面档案的管理，内容比较丰富、复杂，所以综合性很强。

2 文书档案管理工作中存在的问题

2.1 管理制度有待完善

管理制度的不健全就是文书档案管理工作中做存在的主要问题之一，任何事物的发展都有一定的制度、规则，这是为了对事物发展的行为能够加以控制，进而促进它们向着更好的方向发展。在企业经营过程中，同样也少不了制度的约束，只有确立相应的制度，并加以完善，才能更好的约束企业员工的行为，规范工作的秩序，让管理人员能够有一定的参考依据可寻。因此，管理制度的完善极为关键。但是在文书档案管理工作过程中，往往由于管理制度欠缺等原因而导致管理效率的下降，办公室人员的思想行为也比较散漫，甚至还会造成文书资料的丢失等，这就不利于文书档案管理工作的顺利进行。

2.2 人员素养有待提升

办公室人员的素养问题也是一大问题，文书档案管理工作本身就是比较复杂的工作，需要办公室人员能够提高自身的认识，不断的丰富有关管理的知识。但是就现实情况而言，大多的办公室人员还不能充分的意识到文书档案管理工作的重要性，大多企业的办公室人员文化程度、素质水平等参差不齐，这就不使得文书档案管理工作难以有效的展开。尤其一些办公室人员除了职业素质水平不够外，基本的道德素质也有所欠缺，这就不利于企业的长远发展，需要人们能够加以重视。

2.3 部门协作有待加强

部门协作是大多企业的经营发展中的基本要求，针对文书档案管理工作而言，也是需要部门之间能够进行通力协作的，但是实际实际上，大多的办公室人员对于各个部门之间的业务情况等还不熟悉，各个部门也没有予以重要的反馈，这就使得文书档案管理工作的质量难以得到提高。这同样也需要人们能够重视，并采取有效的办法来加强协作。

3 做好文书档案管理工作的有效途径

3.1 完善档案管理制度

文书档案管理制度是办公室人员开展文书档案管理工作的行为准则和标准，可以规范办公室人员的管理工作，提高管理的水平，所以在平时的文书档案管理工作中，相关单位领导要结合单位发展的实际情况来不断完善档案管理制度，从而促进档案管理工作向现代化管理方面发展，同时还要为办公室人员提供良好的工作环境和条件，以使他们可以安心地进行档案管理工作。

3.2 提升档案人员素養

提升办公室档案人员的综合素养是基本的要求，以为员工是企业发展的基本要素，任何工作都需要工作人员的努力，同样在办公室文书档案管理工作开展的过程中，档案管理人员也扮演着至关重要的角色，这就对于办公室管理人员提出了更高的要求。有关管理人员应该提高对于自身工作的重视程度，与此同时，还要严格要求自己，不断的提高自身的管理能力，具备一定的责任意识，认真做好资料的收集、整理、保管等工作，同时还要注意服务质量，以真正提高文书档案资料的利用率，实现文书档案管理水平的真正提升，以促进企业经济的良好发展。

3.3 加强部门协作管理

办公室文书档案管理工作实际上与其他各项业务直接大都有紧密的联系，其质量直接关乎办公室的整体业务质量和效率，同时也会影响文书档案管理工作开展的效率。但是办公室文书档案的种类比较多，所以为了确保企事业单位所用档案信息的质量，办公室人员必须要加强部门协作管理，切实做到“三勤”，即嘴勤、脚勤和脑勤。其中的嘴勤实际上就是要求办公室人员要积极主动去了解各业务部门所拥有的各项新工作、新进展；脚勤是要求办公室人员要积极主动地到各个业务部门去了解有关的信息；而脑勤则是要求办公室人员以自身单位的工作实际情况来思考围绕单位中心的工作，切实加强部门间的协作与沟通，以确保档案信息收集渠道的畅通性。

4 结束语

随着时代的不断向前发展，各个行业都获得了较大的发展，但是在企业发展的同时也面临着一些问题。针对企业办公室中的文书档案管理工作而言，就是机遇与挑战并存的，这就要求有关人员能够充分的认识到文书档案管理工作的重要性，针对其中的问题加以深入的分析，综合考虑各种影响因素，进而采取一些积极的措施来改变目前文书档案管理工作的现状，以真正提高管理水平，加强各个部门的档案管理，为有关部门能够提供优质的服务，以促进企业经营活动的顺利开展，进一步保证企业的稳定运行。

参考文献

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