浅谈如何做好派出所档案管理工作

姜璎

摘 要：当前，公安工作正面临着前所未有的良好发展机遇和严峻复杂挑战，同时也对直接服务于保护人民、打击罪犯、保卫改革开放和服务经济建设的基层公安派出所档案工作提出了新的更高的要求。如何进一步完善和加强基层公安派出所的档案工作，是摆在当前的一项刻不容缓的重要任务。现就基层公安派出所档案工作存在的问题和原因及管理对策谈几点粗浅的看法。

关键词：派出所 档案 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）06-00-01

公安派出所档案是基层派出所在防范和打击违法犯罪活动，进行治安行政管理等各项职能活动中直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录，具有憑证作用和参考作用，是公安机关的宝贵财富。公安派出所档案管理工作是公安基层基础工作不可分割的重要组成部分，派出所的档案就是一部派出所集体和民警个人的发展史，它既为派出所分析敌社情、打击违法犯罪、制定斗争对策等分析研判工作提供宝贵经验，也为派出所工作的改革、发展和完善提供不可缺少的重要依据。

一、基层公安派出所档案工作中存在的主要问题

近年来，我们做了大量卓有成效的工作，使公安档案在服务领导决策，服务现实斗争以及编史修志等方面发挥了应有的作用。但是我们必须清醒地看到，基层公安派出所档案工作还有诸多不尽人意的地方。概括起来，主要存在以下问题：

1.档案材料收集整理不及时，归档材料不齐全

有的民警只注重对文书、业务和户籍档案的收集，而对声像、实物等与公安业务密切相关资料的收集意识较差。所里大多案件民警只办案，不整卷，存在“办案归办案，档案归档案”互不联系的现象。因此在档案管理工作中存在，重形式轻内容的现象，档案管理工作大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对工作负责的高度去做好档案管理工作。

2.部分归档材料质量差，档案作用难以发挥

有的民警因为对档案管理的认识不足，怕麻烦的工作手续和繁重的工作量，随意编写耳目、重口等档案现象屡见不鲜，为了应付考核，甚至有的民警一年的归档材料可以在几天内补充完成，当然补充内容基本上是千篇一律或完全根据个人的喜好随意的编写。以维护公安工作历史真实面貌为己任的公安档案，其原始性、真实性受到严重挑战，也必然影响档案作用的发挥。

3.档案管理的软件建设滞后不能适应新时期公安工作信息化发展的需要

当前，派出所与派出所之间使用的档案管理设施种类不全，规格不一，档案管理工作信息化程度不高，档案整理、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，查找速度慢，使用效率低，与上级要求的数字化、信息化尚有一段距离。

二、基层档案管理存在上述问题的主要原因

1.档案工作重要性的认识滞后，档案管理意识淡薄

基层派出所承担着大量的治安管理、服务群众的重要任务。由于长期处于疲劳作战的工作条件下，加上受警力、精力的限制，一些基层公安民警忙于公安业务工作，重视办案、治安管理，而疏于档案业务的良性发展，不少民警认为档案管理只是整理一些过时的文件、文书、报表等材料而已，造成认识上的不到位，平时不留心收集、积累信息，归档观念淡薄，导致工作干得多，材料保存少。

2.档案管理队伍不稳定，素质不高

派出所档案管理工作一般都是由各所内勤兼任，但由于档案管理本身就是一项长期的日常性的工作，内勤大部分时间忙于大量繁琐的信息管理、统计上报等日常事务，难有时间静下心开展档案工作。档案管理工作强度大且难出成绩，往往被人忽略，加之档案管理人员流动性大，岗位变动频繁，有的民警刚刚学会立卷归档的基本知识，就被调整岗位，新接手的人无从交接。导致档案管理队伍发展难以持续化。

3.档案管理与应用脱节

当前，派出所只注重档案资料的收集、整理，利用档案意识不强，造成不少档案信息资源闲置、浪费，管理与应用脱节较严重。而应用效率不高反作用于档案管理，正是造成目前派出所档案管理不规范、发展不平衡的主要因素之一。

三、基层公安派出所档案管理的建议

公安派出所档案是基层公安派出所业务工作、内务管理、执法服务和队伍建设的精神风貌的真实记录，是公安档案的重要组成部分。基层派出所作为维护社会治安的前沿阵地，在开展各项工作过程中，产生了大量的有保存价值的材料，形成了带有明显公安工作特色的档案。对这些档案实行科学管理，使其在公安工作中发挥更大的作用，是一项重要的基础工作。因此，要使基层公安派出所规范化建设上台阶、上水平必须同时建立档案规范化、制度化建设的长效管理机制。

1.加强宣传，增强档案意识

加强对档案有关法律法规的宣传力度，不断增强档案意识，使全体民警清醒地认识档案是公安机关“宝贵财富”的硬道理，自觉做到从每份资料抓起，从每份案卷抓起，一步一个脚印地把档案管理建设落到实处。使民警善于积累、整理、保存和提供档案资料，扭转民警“档案归档案，办案归办案”互不联系的模糊认识，形成自觉做好档案工作，利用档案资源的良好习惯。

2.强化培训，提高业务素质

随着各项公安工作的发展，对公安档案工作提出了新的更高的要求，档案业务知识和设备逐步更新，对档案人员的业务素质要求也随之提高。这就要求档案人员不仅要有丰富的档案业务知识和较强的档案意识、法律意识，还要掌握使用先进设备的本领和适应信息化档案管理的水平。通过举办培训班，档案业务部门经常开展现场辅导，进一步提高档案人员业务素质

3.规范管理，提高档案质量

要充分发挥基层公安派出所档案的现实作用，取决于档案案卷的内在质量。档案案卷的内在质量主要指的是案卷材料的完整、排列有序、法律手续完备、证据确凿以及大量动态信息的充实。作为基层实战单位，对重点人口、治安管理处罚、耳目、户籍信息等业务档案的内容要经常性地补充、充实、更新，确保档案资料的鲜活和质量，确保档案资料能够完整、真实地反映现实情况。这就要求我们每一位基层公安派出所民警都要重视材料的积累，凡群众反映的、秘密力量提供的、值班簿、笔记本上记录的、外单位反映的情况都要及时调查核实，形成材料，最终提供利用，变“死档案”为“活资料”。