加强水利工程项目档案管理的思考

田甜

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）06-00-01

前言

随着我国社会主义市场经济的持续发展，水利工程档案在社会中起着重要的作用。水利工程档案管理工作是一项长期的基础工作，它既是工程建设的依据，又是工程建设成果的真实记录，档案管理工作的好坏，将影响到整个工程的进度和质量。因此，我们应运用现代化手段提高水利工程档案管理水平，使水利工程档案更加科学、合理、标准。本文主要介绍在整理水利工程项目档案中取得的基本经验和存在的主要问题。

水利工程建设是国家基础设施建设的重要部分，不仅关系到国家和人民的生命财产安全，而且关系到国民经济的可持续发展及社会的和谐稳定。随着我国社会主义市场经济的快速发展，水利工程档案在社会中起着重要的作用。水利工程在建设过程中、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等，这些文档材料全面反映了水利工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，水利工程档案是在各项水利工程的规划、设计、施工和使用维修活动中所形成的科技档案，是水利建设成果的历史记录，是水利工程建设与管理工作内容的重要组成部分，是未来水利建设重要的信息资源，是水利管理工作决策的重要依据。

一、水利工程档案的特点

1.档案管理的核心是对工程建设过程中的相关事宜进行记录

水利工程建设主要包括以下几部分：一是工程前期。在该阶段主要包括水文水利分析报告、可行性研究报告、当地社会经济及效益调查报告、工程设计图、环评报告、设计委托书以及审批记录等相关资料。二是工程审批。这就包括了相关部门的审批文件、计划请示文件、经批准的移民方案以及建设用地批件等。三是工程施工。主要包括开工报告、施工图、施工合同书、建筑材料化验单、设计变更文件及图纸、机电设备合格证、试验报告、质量检查、施工记录、评定和事故处理记录、施工单位法人、施工单位资质、监理报告、施工单位技术人员、各施工阶段结论报告以及监理文件等。四是竣工验收。该阶段主要是指各单元工程、单项工程、单位工程验收和竣工验收所产生的验收报告和会议原始资料等。

2.水利工程档案涉及领域的广泛性

水利工程建设要经过项目建议、可行性研究、勘测、设计、施工、竣工验收、投产使用等多个阶段，不仅涉及建设、设计、监理、施工、环保等多个部门和企业，还涉及基础工程、金属结构、机电设备等多个专业、多种技术领域，是多种技术、工艺的综合运用。

3.管理利用的时效性

水利工程档案是水利工程建设全过程的真实反映和记录，是工程验收、结算、运行、管理、维护、改造、扩建的依据。即使在工程寿命结束之后，也是其他工程设计建设的借鉴或参考，特别是技术档案，对日后的工程设计、施工起着很重要的指导作用，需要永久性保存。

二、水利工程档案管理现状

水利档案管理的优劣，直接影响了水利工程档案的实际应用情况。现阶段水利工程档案主要存在以下问题。

1.对水利档案管理的重要性缺乏认识

档案管理工作中存在的问题很大程度上是缺乏监督与领导。为此，单位领导必须认识到档案工作的重要性，将其放在重要位置，并要求所有工作人员配合档案工作。

2.缺少专职从事档案管理的人员及相关档案管理规范

档案管理工作范围广，任务重，工作难度大，对档案管理人员有较高的要求。现阶段水利档案人员主要存在这样的现状：档案管理人员缺少水利专业知识，水利专业人员缺少档案管理知识，档案管理人员和水利专业人员同时缺少电子信息化知识；水利工程档案没有归档规范可操作，如工程档案是按档案形成单位归档，还是按工程进行的时间顺序进行归档，没有可参照的规范，这一现状导致了水利档案不能更好的为水利工作服务。

3. 档案管理中缺乏创新意识

水利档案管理仍然延续传统的档案整理模式，在整理档案和查阅档案的同时耗费了大量的人力、物力、财力。随着电子信息化技术的不断成熟，利用档案管理软件进行档案整理势在必行。

4.领导对档案工作的不够重视，没有完善健全的档案管理制度

一些单位重视业务工作，忽视档案管理，对工程档案管理法规宣传、贯彻不够；档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象，在制度建设、人员配備及装备投入上都有待于提高。

三、改进措施

1.完善档案制度，强化业务管理

一是严格执行责任制，要树立全员档案意识，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，要集体参与，认真抓好档案的收集、保管、利用三个关键环节；二是实行档案人员走进现场，及时监督指导工程档案的收集整理归档工作，这样既改变了档案管理工作的附属地位，又提高了档案工作的效率。档案工作人员也可借此明确归档签名、印章，避免出现问题后责任不清的现象；三是健全组织，将档案管理工作纳入单位目标管理，由单位副职以上领导主管档案工作，实现领导全面负责，配备专兼职档案人员，使档案工作有领导、有组织，为良性运行环境提供一个坚实的后盾。

2.注重运用现代技术进行档案管理

运用现代技术进行档案管理已成为当前档案管理的发展方向，通过计算机技术，加强对水利工程档案工作信息化、网络化建设，大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。

3.注重档案工作人员的培养

档案人员必须提高素质，以业务素质的提高为抓手，学习档案专业知识，对现有的兼职和非专业档案人员，可以通过进修、培训，不断拓宽知识面，掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能以及一定外语水平，同时要大力引进档案专业中高级人才，为水利工程项目建设服务。

4.对工程档案形成单位实行档案管理目标合同制

建设单位对各项工程招标，要吸收档案专业人员参加，并在编制标书时对竣工资料做具体规定。开标后，这些规定以合同方式在甲乙双方之间加以明确。工程开工前，建设单位应向参建各单位及时下发符合该工程实际的档案管理办法，明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中，乙方必须以档案管理目标合同为中心开展工作，并服从由甲方委托的档案管理部门的管理、协调和监督。其次，档案分类编目体系合同制。即按工程项目建设合同进行分类组卷，建立各个合同的档案业务管理网络，分门别类管理。在新的建设体制下，采用合同制模式，对于促进水利工程档案的规范化管理具有十分重要的意义。