浅析档案员如何做好档案的管理工作

王秋艳

摘 要：档案管理工作是一项非常重要的工作，但是由于其繁琐性以及管理方式的多样性，并没有发挥出应有的作用。本文将针对当前档案管理的一些不足，对如何做好档案管理工作提出了一些建议。

关键词：档案 管理 规范 问题

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）06-00-01

新时代、新时期，在以习近平中国特色社会主义思想的指引下，社会改革不断深入，科学技术发展水平显著提高，科学技术成果不断地渗透到人们的生产生活中，在这样的背景下档案管理工作也随之发生了很大的变化。面对新时期档案管理工作的需要，必须有条不紊地做好档案管理工作。笔者认为，应从档案管理的重要性、存在的问题和如何做好档案管理工作等几个方面切实做好档案管理工作。

一、做好档案管理工作的重要意义

一个单位的档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的历史参考和科学发展提供了第一手资料。档案管理工作做好了，一方面，能为领导及时了解本单位工作开展情况，适时调整工作思路提供准确依据，为领导决策提供支持性证据；另一方面，有利于社会各方准确认定单位取得的成果，为本单位或部门科学发展奠定坚实基础。

在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映一个单位整体发展状况。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位部门在经济社会发展中的影响力具有重要意义。

二、档案管理工作中存在的问题

1.对档案管理工作不重视，管理意识不强，档案利用率低

一直以来，很多档案管理人员甚至是部分领导干部都对档案工作存在一些错误认识。他们认为档案管理工作不能给单位创造经济效益，且平时的工作也就是抄抄写写和整理文档，只要档案不丢失、不泄密，能够应付借调或查档就万事大吉。他们没有认识到档案管理工作的重要性，对档案工作也缺乏足够的了解，因而忽视档案工作已無法适应新时期档案管理的要求。管理意识薄弱，管理水平不高，管理手段落后。

2.档案管理制度不健全

档案管理不够规范，普遍存在管理不规范的问题。主要表现在：第一，档案号不规范。第二，案卷标题不规范。第三，大部分案卷缺少卷内目录。第四，组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立 了一些管理制度，却流于形式，执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

3.档案管理人员业务素质不高

目前档案管理专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，因而大都对档案的重要性认识不足，对档案管理的具体工作还不够了解，业务能力不强，不能适应新形势的发展要求。再加上很多档案管理人员身兼数职，无法全心投入档案工作中，在日常的档案管理工作中往往容易敷衍了事，严重影响了档案管理水平。

三、新时期如何做好档案的管理工作

1.做好档案管理工作，领导重视是关健

对档案管理工作有足够的重视是做好档案管理工作的重要前提。要加强对档案工作的重视，必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。对档案管理人员来说，必须爱岗敬业，认真做好本职工作，努力学习和钻石业务知识，不断提高管理水平，赢得领导的重视和尊重。

2.提升档案管理人员素质

目前进行档案管理工签作，仍然需要人工进行。因此档案管理人员的整体素质对档案管理的质量、效率以及安全性产生十分重要的影响。因此，我国在进行档案管理的过程中，应当充分发挥档案管理工作人员的积极性和主动性，同时要定期对档案管理工作人员进行培训，提升其档案管理专业水平和档案管理工作的安全意识，同时要加强对于档案管理人员对信息化和网络化技术的应用，保证在操作的过程中不出问题，减少对整体档案管理工作造成的影响，更好的完成档案管理现代化的任务。

3.制定档案管理工作的规划

在进行档案管理工作的过程中应当对档案管理工作进行事先的规划，按照规划进行档案管理。防止档案管理工作人员在操作的过程中出现失误和主观随意性。只有这样才能够让档案管理工作的信息化和网络化顺利进行，为整体建设提供重要的保证，提升档案管理工作的质量效率和安全性。同时制定档案管理工作的规划，能够为今后的档案管理工作提供借鉴。

4.制定完善的档案管理制度

随着档案管理手段的不断改革和完善，制度的需求也随之提高。首先，加强安全管理制度，对于档案的管理安全和保密性是尤为重要的，尤其对于国家事业单位、公安、保密等单位的档案就更是重要，这涉及到一个国家的经济和政治的安全，所以在科技如此发达、互联网全球性如此之强大的今天更是重中之重，档案管理的安全制度就更应提高。其次，要使档案管理制度统一。我们国家幅员辽阔，人口众多，东西差异，南北差异情况还是较为严重，而对于档案管理的手段和制度也并不相同，所以为了全国性进行档案统一的管理，对于相对落后的地区和省市，为了确保档案统一性，国家更应该加大力度去提高档案管理制度的统一性，从中央到地方，从上级到下级，层层深入管理，做好人事和单位的各项档案的真实性和可靠性的归档和管理工作。

5.加强档案管理与现代化技术相结合

当前，高科技不断的走入人们的工作和生活之中，而且对于档案管理工作的手段来说，更带来了新的、更高的要求和挑战，只有将档案管理工作和现代化的先进技术进行结合，才能实现档案管理的快速发展。档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理人员应该提高服务意识，培养自身的能力，学会运用高新的技术知识实现高效的档案管理，档案上的信息具有较高的价值，这些资源集聚着大量的指示精神，档案的整理工作是一项十分繁琐、工作量很大的内容，劳动强度大，有很多重复性的劳动内容，如果能将计算机技术引入到档案管理工作中来，那么将大大提高档案管理工作的效率，节省大量的时间和人力，对档案进行整理时，可以根据文件开场的先后顺序进行打印，避免由于人为原因造成的影响，计算机网络安全也是一个值得关注的问题，为了确保档案文件的安全性，建立和完善相应的制度，加强对电子文件的监管力度，能够确保档案电子文件的安全。