行政档案管理存在的问题以及新的管理思路初探

张晓霞

摘 要：随着社会经济的快速发展，多元化发展趋势越来越显著，进而推动我国的社会体制不断健全和完善。随着当代社会政治、经济、文化等各方面的发展，档案管工作越来越重要。行政事业单位作为社会发展的重要基础保障，做好其档案管理工作对于社会的良好、稳健发展具有至关重要的意义。只有不断健全和完善档案管理工作才能推动行政单位的更好的发展，进而推动社会的进步和发展。本文就行政档案管理工作中存在的问题进行陈述和分析，进一步指出解决当前行政档案管理工作问题的新的管理思路。

关键词：行政档案管理 问题 新思路

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）06-00-01

档案管理工作就是对原始档案实体和档案信息的收集整理、分类统计，进行有效规范的管理并提供服务的各项工作的总称。档案管理是行政单位工作的重要内容之一，是实现行政单位高效和科学发展的必要途径。档案管理直接关系到行政单位的人才选拔和利用的各项事务，对单位工作的质量有严重的影响。同时，行政档案管理直接关系到我国的社会主义现代化建设的发展，因此，加强档案管理的规范化、信息化和科学化具有重要的现实意义。

一、当前行政档案管理中存在的问题

1.对档案管理工作的重要性缺乏认识

行政单位的档案信息是单位进行各项事宜的重要参照，能够为单位的长远发展带来极巨大的经济效益和社会效益，是单位的宝贵资源。但是，就目前行政档案管理工作的发展情况而言，很多行政单位并没有从根本上认识到档案信息管理的重要性，缺乏进行档案管理工作的认识，从而造成档案管理工作缺乏基本的环境和资金支持，或者将档案管理工作视为单位管理中可有可无的部分。由于这种情况，导致在整个行政单位中，档案管理人员最不受重视，档案管理工作人员的薪资待遇较其他部门员工较低，无法享受到和其他部门员工相同的待遇，这种情况造成行政档案管理人员难以从工作中找到自己的人生价值，从而对档案管理工作失去了热情和积极性，长此以往会造成行政档案管理工作发展缓慢，长期滞后，难以适应现代化社会快速发展的趋势和要求。

2.内容鉴定上把关不严

行政档案材料内容的真实性会对人事工作带来严重的影响。一旦材料的内容失真，会对社会发展产生很多不良的影响。就目前的行政档案管理工作来看，由于一些单位的人事部门工作者在进行材料审查时，存在疏忽或直接忽略的现象，从而使得人事档案的材料内容如出一辙，并且一些不真实的材料也顺势进入个人档案之中，这种肆意更改个人信息的做法严重影响了正常的社会秩序，对于单位的正常运转具有极大的负面影响。比较典型的做法如，在工龄认定、退休时间核准以及工資晋升、福利发放等方面。同时，在行政档案管理工作中还存在重历史轻现实的现象，行政档案的归档过于重视个人的政治历史、政审等材料、社会关系、组织鉴定等资料的收集，对能够真实反映个人对社会或单位的贡献、科研学术成果以及个人业绩等方面的材料缺乏足够的重视，从而造成行政档案并不能真实准确的反映个人信息，无法为用人单位提供有说服力的证明材料，因此在一定程度上严重抑制了行政档案的使用效率。

3.档案室设备较为落后

许多行政单位都配备有专门的档案室，但是相关的档案设备比较落后，无法与标准的档案管理设备相提并论。甚至一些单位的档案管理设备相当陈旧，无法适应现代化档案管理的要求。与此同时，档案柜样式不统一，显得较为凌乱。并且档案管理机制不健全，无法为档案管理工作提供有力的保障，容易造成档案资料受损。

4.档案管理人员素质有待提升

行政单位的很多档案管理管理人员都是兼职，他们的档案管理专业水平不足，在进行档案的归档、文件整理、保管等工作上存在不足，容易造成档案移交、立卷不及时的情况。并且一些档案管理人员对工作认识不充分，出现推卸责任等现象，严重影响了档案管理的质量和效率。

二、档案管理新思路

1.加强内部档案管理制度建设

行政档案管理工作的良好有序的开展必须要一套健全的制度为导向，因此行政单位就要不断健全和完善档案管理制度建设。第一，档案管理制度必须具备合理性和科学性的特征。制度的建设要以单位的实际情况和档案管理的实际需要为依据。第二，档案管理制度要简明实用。档案管理制度必须要对实际的档案管理工作其指导性作用，具有良好的可行性。第三，制度要具备双向约束性。具体来说就是指档案制度要能对员工的工作起一定的束缚作用，并对单位领导存在一定的制约作用，通过这样的方式构建一个相对公平的内部管理环境。同时，在档案管理制度中要始终保持其严肃性，使档案管理工作做到赏罚分明，提升制度的权威性。

2.提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理队伍建设

行政事业单位的档案管理人员必须具备较高的组织严密性，较高的政治思想觉悟，在档案管理工作中要保守秘密，坚持原则，时刻保持高度的责任感，在进行归档、资料收集等工作时，要认真负责，工作态度要严谨。同时，建立档案管理人员的学习培训体系，根据人员及岗位的实际需求采用不同的培训方式，提高档案管理人员的专业技能和水平，优化档案管理队伍建设。

3.强化领导重视程度，将档案管理提上工作日程

随着现代社会的信息化高速发展，档案管理工作的方式和手段必须要坚持与时俱进，要不断进行革新。首先，提高档案管理中的信息科技含量，运用现代化技术设备进行档案管理工作，提高档案管理的工作效率和水平，有效的优化档案管理。其次，行政单位要根据自己的实际情况选择合适的档案管理软件，以电子文件归档的形式将档案资料信息进行系统化的管理，改变传统的纸质档案的管理形式，提高电子政务的水平，从而提高档案管理的信息化水平。

4.加大资金支持，优化档案管理的基础设备条件

加强行政事业单位领导对档案管理工作的重视程度，加大资金支持，完善档案管理的基础设备条件，为档案管理提供良好的环境，保证档案管理工作的有序开展。并且安装基础的安全监控设备，保证档案的安全性。

结语

综上所述，当前行政档案管理工作中存在的问题较多，要加大完善力度，不断促进档案管理的科学化、法制化和规范化建设，有效的提高档案管理的效率和水平，从而提高单位工作的质量，促进行政单位对社会做出更大的贡献。

参考文献

[1]钟丽晶.行政档案管理存在的问题以及新的管理思路[J].办公室业务，2015（19）：49.

[2]徐刚领.行政档案管理存在的问题以及新的管理思路初探[J].中国卫生产业，2015，12（21）：89-91.