ERP系统在集装箱制造型企业中的应用研究

王瑛

摘 要：随着信息时代的来临，尤其是网络技术引发了信息革命，会计赖以生存的环境发生了根本性的变化，传统财务会计面临新的挑战和变革。企业资源规划（Enterprise Resource Planning，简称ERP）体现出了当今世界上最先进的企业管理理论，是当今世界经营和管理技术进步的代表。它融合了多种现代管理思想，通过流程化的管控，有效配置各项资源。在不到二十年的时间里，中国的ERP系统开发经历了从激活到蓬勃发展的巨变，现代企业已经不再满足于单纯的财务信息化，而是希望信息化管理延伸到各个业务环节，实现业财融合的集成管理。财务系统一直是企业实施ERP中所关注的重点，本文结合H企业ERP项目的实施历程，探讨和实践了ERP环境下业财融合的实现模式，并取得圆满的成效。网络经济给现代企业有效管理提出挑战，企业ERP可以实现财务信息和供应链管理信息以及生产信息的同步处理和监控，从而实现信息流、资金流和物流的统一。ERP项目提供了崭新的企业管理模式，建立企业信息化的平台，使事后控制向事中、事前推进，业财融合的实现使现代化企业的财务和业务如一道工艺流程有机连接起来，各岗位在完成本职工作的同时，也为后续岗位做了相应准备，将原有的离散、脱节、静态、滞后的管理模式转变为流畅、动态、面向过程的管理，数据既不重复，又保证了相互关联和整体再现，大幅提高企业财务业务信息系统运行质量，提升企业管理水平和工作效率。实施ERP系统的困难有30%来自于技术层面，70%来自于企业自身的资源和流程，若业务需求没有到位，企业信息化管理只是空谈。ERP是一个整体推进的综合系统，通过项目编号将各模块相互链接在一起，实现资源共享；通过将项目层层分解，实现公司精细化管理目标，保证资金安全有效的运用，提高公司综合管理水平。财务系统的实施一直是企业实施ERP中所关注的重点，对企业财务人员不断提出更高、更新的要求，以财务制度为基础，财务思想为引线，梳理各业务流程，最终将财务与业务有效的、高度的融为一体，而ERP系统为企业创造了这样的平台。

关键词：ERP系统；业财融合；集装箱制造

1研究背景

ERP（企业资源规划）是当今世界经营和管理技術进步的代表，它融合了多种现代管理思想，以ERP思想为导向的财务业务一体化管理，基本思想是在包括网络、数据库、管理软件平台等要素的IT环境下，将企业经营的三大主要流程，即财务会计流程、业务流程、管理流程的有机融合。很多实施过ERP的企业还面临着这样的问题：ERP到底有没有为企业的发展起到实质的作用，投入的财力物力是不是得到了相应的回报，而它对业财融合的管理的价值又何在？由于对这个问题的答案存在疑惑，导致企业管理者不能客观地评价ERP的作用，对ERP产生了种种误解，也对实施ERP系统的效果表示不满。

H企业是隶属于某大型海运集团的一级子公司，目前以生产、销售集装箱及半挂车为主业。加强信息化建设是集团实现创建世界一流航运企业的一项战略举措，作为集团一级子公司同样非常重视信息化建设，在公司建立之初，就对信息系统进行了整体规划。

2H企业存在的问题

财务系统与业务系统的分离，造成手工重复工作。由此引起的问题是H企业的高层和总部无法从财务的角度实时评估运营情况，财务凭证都是事后手工重复录入的。各个工厂分离的U8系统虽然在单个工厂的物流管理方面发挥了重要的作用，但由于其架构的局限性，已经不能满足公司运营的要求。如目前H企业主要采用总部统一接单，分配到工厂进行生产交付的业务模式。在接单过程中需要进行一系列的评估和信息支持：技术、生产、库存可用材料、历史成本等，目前的系统无法进行有效的支持。

H企业目前一些重要的业务领域的信息化目前还是空白：如采购管理、成本管理、生产管理等，而这些方面已经成为H企业业务改进的重要方面：

2.1要准确的成本作为报价依据，同时需要能够对交付过程的成本进行有效的控制；

2.2采购业务缺乏及时、完善的库存材料信息支撑，采购一旦超量或者过多采购使用率较低材料将会一定程度影响资金运营；

2.3随着H企业多元化发展的趋势，必须探寻对多个板块业务进行更有效、适度的监管模式，财务与业务的有效整合将是公司运营中的一个重要工具。

集装箱制造业务，因目前所用产品型号差异，业务系统涉及财务相关的模块较多，有档案平台、应收应付、存货核算、成本管理，如何将H企业财务与业务系统更好的整合到一个系统，如何兼顾横向的深度应用同时又能集成到集团财务管控平台，是系统整合面临的最大问题。

3 H企业业财融合目标

利用本次信息化的建设，对现有的业务进行梳理、完善、标准化。逐步规划和建设覆盖整个H企业的信息系统：使H企业总部能够对下属板块和企业，进行有效的监管和控制；使目前的集装箱板块以及未来新增板块能够实现板块总部对下属企业的有效监管和控制，总部的运营管理层能够和工厂运营层进行有效的业务协同、工厂层面的能够有效地管理企业资源，提高运营的效率和效益。优先的目标是实现集装箱板块的主干流程：销售订单（合同）到收款流程、采购订单（合同）到付款的流程、生产计划到执行的流程，实现成本的准确及时计算和精细化管理，达成财务与各业务系统的全面整合。

4集装箱业务现状

总体来讲，集装箱行业的标准化程度较高。H企业制造的主要产品是标准化程度较高的散货集装箱，但由于下面一些原因，在工程设计环节存在大的工作量：

4.1按照行业惯例，每笔订单都需要和箱东签订技术规范。箱东会在通用规范的基础上，提出一些特别要求。

4.2对于特种箱的制造，需要完全重新设计。

4.3钢卷规格发生变化时，需要重新进行套料设计。

4.4针对同一原材料，箱东存在要求指定的供应商中选择的情况，同时，存在即使是同一原材料也不可替代的情况。

4.5针对钢卷，即使为同一供应商供应也存在每一批次、每一卷号厚度、长度不统一的情况，导致无法在开卷之前预计钢卷的使用情况，无法通过产品BOM量化具体钢卷的需求量。

5H企业集装箱业务实施难点

工程设计的结果，特别是物料清单（BOM）是后续生产、采购、物料消耗控制、成本核算的重要依据，必须将其维护到ERP系统中。因此，必须考虑BOM维护的便捷性。箱用钢板中间产品的管理细度需要仔细考虑，从钢卷开成钢板、然后在分切成更小的钢板，这个过程的管理：一方面要考虑管理控制的需要，如损耗的控制；另一方面也要考虑可操作性，中间产品划分的层次涉及到物料编码、BOM层次、工令层次、库存管理层次等。

5.1成本管理

为满足管理层多维度成本核算，对于订单价格能够快速全面定位产品成本，进行盈利能力分析，选择了三种成本计算方式，分别为：（1）单品成本：按照规格型号不同，成本不同；（2）批次成本：同一规格型号，批次不同，使用原材料不同，或者使用原材料批次不同，成本不同；（3）折算成本：存在标准箱成本，每一规格型号的集装箱都存在对应标准箱换算系数，最后统一换算成标准箱成本。

5.2委外管理

委外加工时因为没有明确的BOM，很难进行委外核销，并且需要根据发出的批次核算成材率，对于财务核算委外加工成本时造成一定难度。通过建立虚拟仓库管理发出材料数量并记录批次号，委外还回时指定还回批次对应发出的批次，因每次加工材料没有标准的BOM，故按照重量进行核销。

5.3批次跟踪

钢材需要根据供应商和卷号跟踪，在开卷形成型材和板材时需要记录对应的批次号，根据成材率考核供应商，同时在生产过程中要跟踪记录使用的具体供应商和卷号信息，当发生质量问题时可进行追溯。财务部门根据记录对供应商进行评级，根据不同等级的供应商合理的制订付款计划，有效安排资金使用。

5.4箱号管理

客户验箱结束后确认收入，但是不需要发运，所有权转移，但是管理权不转移；外销的集装箱，存在监管堆场，一旦海关验箱后，所有权转移，但是需要移转到专门的仓库保管。为此，在生产完成后存在多次运输的过程，每次移库时都需要记录移动的箱号。但是集装箱属于批量生产，每个集装箱都存在唯一的箱号，在管理上难度较大。解决方案，采用箱段号管理，每次转移时编辑一个段号，跟踪箱号时输入箱号自动对应到所属箱段号。

6H企业业财融合成效

通过ERP系统的实施，将H企业的财务系统与业务系统融为一体，这种系统整合及其系统的信息供给，有利于财务做前瞻性分析与预测，同时体现了先进的计划、控制和决策思想。ERP系统中的财务部分将H企业的需求定位在一个财务系统而不是一个账务系统，它体现的是财务会计思想。ERP 系统在定义H企业财务系统的框架和流程时结合考虑了制造管理和供应链管理的框架和流程。会计子系统一方面是从其他子系统获得有助于完成确认、计量、记录、报告等各环节的基础数据；另一方面是通过其系统和流程的定义来实现对集装箱制造和供应链业务的控制。在H企业ERP系统实施应用中，反映了一套计划、决策、控制、分析、考核的管理模式，这些计划功能和控制功能已完全集成到整个供应链系统中。一方面，ERP 系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目和核算方式，使系统在处理事务的同时自动生成记账凭证，改变了资金信息滞后于物流信息的状况，便于企业实行事中控制并实时做出决策。另一方面，计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现。H企业利用本次信息化机会，使其能够对下属板块和企业，进行有效的监管和控制，强调事前计划、事中控制和事后反馈；使目前的集装箱板块能够实现板块总部对下属企业的有效监管和控制、板块总部的运营管理层能够和工厂运营层进行有效的业务协同、工厂层面的能够有效地管理企业资源，提高运营的效率和效益。

7业财融合后风险防范

业财融合后，企业的风险来自多个方面，主要为以下几点：1、数据输入的准确性、及时性。企业人员误操作风险，尤其是源头操作人员，源头差错将满盘皆输。建立考核制度，对出错率采取一定惩罚措施，使得员工能够时刻保持谨慎原则，保证数据录入准确性，对表现良好的员工给予一定奖励。2、工作习惯的改变，最终操作员工的接受程度。对于系统的上线，很多工作的方式有所改变，需要重新适应，任何一个环节出现问题都肯能引起整个价值链的崩溃。实行定期的培训制度，使得每位员工尤其是最终审核人员完全掌握对软件的使用，同时也应采取一定的奖惩措施，防止不必要的错误发生，也能调动员工的积极性。3、管理变革，公司中高层管理者的重视程度及推进力度。管理者应亲力亲为，定期开会讨论分析每个阶段的问题，将系统作用发挥至最大，只有管理者重视了，才能带领员工强化信息化的推進力度，才能真正的发挥业财融合的作用。

总之，在信息技术支持下，风险的可容忍范围内，注重企业流程管理，保证流程效率，加强审核力度，防范不必要的差错；建立客户、流程、个人业绩评价体系，且业绩评价和报酬不在单纯的以利润为标准，而是根据所创造的价值来衡量。

8ERP环境下财务管理前景展望

在ERP环境下，企业事无巨细都会给财务部门留下痕迹，这就要求财务人员承担更大的审核职能，或许未来的财务管理人员不仅应是优秀的执行者，更是优秀的决策者。ERP系统为企业财务核算工作带来很多便捷，同时赋予财务人员更多的精力和机会去开拓财务管理更大的空间，把越来越多的企业资源纳入财务管理的范畴。财务管理应当考虑价值链上的重要节点以价值形式进行管理，在旧有价值链体系下，财务体现的是被动的价值核算，财务人员主要关注价值发生了多少，而在新体系下，财务人员更多的是主动的进行财务管理。

ERP最大的特点是业务的集成，财务系统与采购系统、销售系统、库存系统、生产系统等高度集成，互相协同并互相制约，在财务制度的约束的前提下，依附于统一的管理理念运行。财务不再像从前，仅在各自的财务系统中工作，而是与物资、生产、项目、设备、人力资源等各部门依靠信息流、工作流、资金流紧密配合，信息高度共享，从原有的部门协作变更为以事件或任务作为驱动的工作方式，在减少了各部门之间不必要的重复工作的同时，提高了数据获取效率，加快了财务报表分析的速度，为企业高层决策提供依据和支持。随着管理的需求提升，ERP系统对于业务集成需求也会不断加大，那么就需要做到能够与更多的软件进行衔接，H企业在本次ERP系统实施过程中，就存在多个功能软件并行的情况，通过一系列设计、测试完成了各软件之间的接口取数工作。

总之，随着技术的发展，ERP的发展方向除了做好内部各管理系统的集成之外，未来还要向平台化方向发展，应成为无缝链接产业链上下游客商之间的系统，做到产业链上的高效协同，促进产业链上下游的协同经营变革。

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