运用QC方法提高档案管理效率

文·盛杰 马德起

QC小组作为一种质量改进的方法自1978年引进我国后，已在各行各业发挥着积极又重要的作用。其围绕企业的经营战略﹑方针目标和现场存在的问题，以提升产品质量﹑节约资源﹑培养员工和增加收益为目的，运用相关理论与方法开展活动。在企业持续地开展QC小组活动，既是群众性质量管理活动的一种有效组织形式，又是职工参加企业民主管理经验同现代科学管理方法相结合的产物，更是迅速提升企业核心竞争力的有效途径。

一、课题选择

山东省建筑设计研究院图档室的工作包含工程设计文件﹑技术档案的管理。目前，图纸归档已进行了信息化平台操作，将图纸全部扫描入库，保证了图纸永久性存放，方便了设计人员查阅。但是，图纸的归档还存在一些问题，比如图纸标识错误频出﹑前期归档资料准备不足﹑设计人员对归档有抵触情绪等。针对以上的图档管理问题，我们组成了QC小组，以提高图档管理工作效率为课题，运用QC质量管理的方法，寻求更好的方法解决当下存在的诸多问题，全面提升图档室的工作质量和工作水平。

二、现状调查及原因分析

（一）图档室工作现状调查

QC小组成员收集大约150份针对图档室工作的调查问卷。从中随机选取120份，对调查问卷内容结合档案管理人员的实际工作情况进行检查与分析。同时，QC小组对图档管理情况进行了认真调查和分析，并绘制了影响因素图（图1）和排列图（图2），从而确定了影响图档管理工作效率的因素。

图1 图档管理工作的影响因素图

图2 图档管理工作的影响因素排列图

由图1和图2我们不难看出，影响图档管理工作的因素中，归档工作程序繁琐的因素较多，其频数为86次，占73%；其次是管理规定不细致因素，为15.83%；而图纸追踪困难和图档人员不足等因素分别占到6.67%和4.16%。因此，进一步提高图档管理工作效率显得尤为必要。

（二）影响图档管理工作的原因分析

QC小组成员从人员﹑机器﹑方法﹑材料和环境五个方面，认真分析研究了影响图档管理工作的原因，共找出10条原因，并一一列举在因果图上，如图3所示。

图3 影响图档管理工作因果图

QC小组成员采用调查分析和集中讨论的方法，对全部末端原因进行逐一验证，确认图档管理工作效率低的4条主要原因，见表1。

三、制定对策及实施

（一）制定对策

针对上述主要原因，QC小组成员进行认真研究和总结，按照每条主因制定了相应的对策，如表2所示。

表2 图档管理工作效率低的要因对策表

2 人员配合不到位人员之间相互配合人员之间配合默契，确保归档及时准确。强化内部沟通，制定相关的奖罚制度3 图档室空间受限提高图档空间利用率充分发挥图档室的作用，更好地服务于设计一线人员改进工作方法，修订现行的规定，在现有空间的基础上提高利用率4归档的有关规定过于死板归档规定因地制宜归档更加顺畅，节约成本，提高工作效率图档工作人员根据工作经验，提出规定中不合理的部分，及时修改加以矫正

（二）对策实施

小组成员严格按照提高图档管理工作效率所制定的对策，在图档管理工作中，做到逐条落实﹑严格把关，确保对策的实施效果。具体实施方法如下。

1. 加大管理力度，严格执行院制图规定

首先，图档工作人员积极学习院制图规定并严格执行。从源头做起，设计人员人手一册院《工程制图统一规定》。设计人员严格按照统一规定的图例﹑线型﹑线宽﹑字型﹑字高等绘制施工图，并做到个人自检。制定了各专业﹑各设计阶段变更图填写要求，保证图纸不再出现各分院的图面质量不佳﹑风格不统一的问题。

2. 提出分流工程措施，人员配合到位

针对各分院在归档过程中设计人员配合不到位，拖后归档工程，造成图档室归档扎堆﹑工作忙乱的现象，我们课题组向各分院的归档人员提出了分流工程的措施，确保人员配合到位，保证紧急先行的工程。同时，实施图纸归档后发放奖金的措施，明显提高了工程归档的积极性。资料归档及时﹑齐全，方便了资料的查阅。

3. 合理利用图档室空间及电子阅览室

针对当前空间狭小的现状，我们建议需要替换的图纸可以直接替换原图，减少图纸存放空间，保证图纸的准确性。为了更加合理的利用空间，在当前满足图纸信息归档的前提下，适度缩短底图存放期限，由原来的五年保留期改为保留近三年工程的图纸。

目前，电子阅览室未得到充分的利用。通过调查，我们发现原因有三：一是空间小，操作受限；二是设计人员工作太忙，根本没时间前来查阅；三是宣传不到位，多数设计人员不知道电子阅览室的存在。对此课题组成员采取相应的措施：对所有来归档和借阅资料的设计人员大力宣传电子阅览室的功能，鼓励他们积极前来查阅。

4. 完善归档的有关制度

我院制定的归档制度过于死板，随着时代的发展，我们发现有些老的规定严重制约了归档的进程。针对那些规定，我们课题小组在归档中制定了以下措施。

（1）院里规定必须有规划定点批文方可归档，但在实施过程中，我们对有些系统的工程，只要出具所属管理部门的相关批文也放行归档，归档的数量大幅度增加，保证了我院工程归档的及时性。

（2）院规定归档工程的地质勘察报告必须有审查单位的公章。由于地质勘察报告都是甲方的资料，随着当前网络的发展，有些甲方为节约成本只提供电子版本，对此我们要求提供审查单位意见即可。

（3）只有关图纸归档的规定中，总平面图规定所有子项都必须出具相应的总平面图，为了节约成本，我们认为只要出具一份总平面即可，不需要每个子项都出一份。

（4）针对紧急放行的工程，重新制定了紧急放行归档的要求，归档的效率显著提高，方便了设计人员出图，更好地服务于甲方。

（5）完善归档制度，制定施工图资料归档明细要求。明细要求的出台使施工图资料归档的要求更加明确，方便设计人员更加直观地了解资料归档需要注意的问题，减少了归档中出现的错误和漏洞。

综上所述，本次QC小组活动证明了其有效性，大大提高了图档管理工作效率，为设计人员资料借阅﹑工程归档﹑管理人员数据统计等工作提供了极大的便利，达到了预期目标。