采购文件编制的思考

刘功勋　李嘉

摘要：采购工作一直以来都受到市场高度关注，采购活动必须遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的基本原则。《中华人民共和国招标投标法》实施以来，规范了市场采购行为，无论是政府还是企业均按照法律规定，形成了采购工作的主流方式，并且统一了模式和标准。随着采购工作的延伸，国家部委、国网公司以及各省市分别明确了招标采购、非招标采购方式方法，并相继出台了若干配套规章制度和实施细则、办法规定等补充内容。

关键词：采购文件编制；招标；非招标

近几年，明星公司加大投入，改善基础设施水平，打造坚强电、水网络，深入推行信息化建设。一系列的投入，使公司招标、非招标采购活动日益增多，采购过程的规范性及采购结果成为来自各方的焦点，从实际工作来看，采购工作各环节存在的争议和问题也越来越多，要确保采购效果、保障各方合法权益，除了评审过程及后期合同履约控制外，重点还要从采购过程入手，抓住管控重点，比如招标文件（含公开招标文件、招标资格预审邀请文件、邀请招标文件等）、非招标采购文件（含竞争性谈判文件、询价文件、单一来源谈判文件等非招标采购方式文件），采购文件（本文中采购文件代表招标文件、非招标采购文件）是招标人在“招标、评标、定标、订立合同”过程中的指导性文件，也是投标人在响应招标项目中进行标书编制的参照和依据，采购文件的质量直接影响采购工作的成败和效果，是采购流程中的关键性工作，是达到采购、需求目的的合法性手段。

一、招标非招标采购的主要方式

按照法律規定，合法的招标方式有两种，即公开招标和邀请招标；合法的非招标方式主要有三种，即竞争性谈判、询价、单一来源采购；除以上几种方式外，根据实际情况可由上级监管部门认定其他采购方式，比如公司当前正计划推行的电商化采购等。

必须进行招标的资金来源主要包括国有资金投资项目、国家融资项目、国际组织或者外国政府资金的项目。资金规模达到法定标准就必须进行招标，未达到招标标准，可以采用法定非招标方式进行。

与我们日常工作紧密相关，更多的主要是国有资金，规定范围主要有各级财政预算资金、纳入财政管理的各种政府性专项建设基金、国有企业事业单位自有资金，并且国有资产投资者实际拥有控制权的项目。

（一）招标

1.公开招标。招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。该方式能最大限度的征集潜在投标人，具有充分的竞争性，是当前国际、国内普遍采用的招标方式。在国家法规中也明确了公开招标应作为主要采购方式。

2.邀请招标。招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。该方式竞争性有限，一般在有特殊要求、专业性较强且潜在投标人较少的情况下采用，但能保证投标人的实力和资信，避免项目风险，保证秩序竞争。采用该方式需经项目审批部门进行批准。

（二）非招标

1.竞争性谈判。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，招标人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。该方式是非招标采购的首选方式，竞争性较强，双方可面对面进行若干轮谈判，在质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且最后报价最低的，原则确定为成交供应商。明星公司在部分项目的评审上采取了综合打分的办法对投标进行评定和推荐。

2.询价采购。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次性报出不得更改的价格，招标人从询价小组提出的候选人中确定成交供应商的采购方式。该方式一般针对物资类采购，且在价值较低、有统一标准的情况下采用，分为书面询价和现场询价，原则上报价最低的确定为成交供应商。

3.单一来源采购。招标人从某一特定供应商处采购物资、工程和服务的采购方式。该方式不具有竞争性，但具有必需性和延续市场论坛/环球市场性，理由必须充分，对价格要有准确判断。

非招标采购中的其他方式，如竞争性磋商、项目追补采购、电子商务平台采购等在此就不作赘述。

二、采购文件编制需把握的六项核心内容

（一）依法依规

采购文件编制必须符合国家现行法律法规的要求，文件中的方式以及程序必须合法。

1.现行招标投标及采购法律法规中对于具体的招标、非招标采购方式进行了明确，规定了适用条件、标准和限额。在实际操作中究竟采用何种方式开展采购工作，应该根据适用条件、项目特点和实际情况，参照规定进行确定，不得人为更改采购方式。比如在招标活动中，将必须公开招标的项目改为邀请招标，或以各种方式拆分项目避免招标；在非招标采购中，未按规定方式实施采购，或擅自调整采购方式，未经审查采取询价和单一来源而影响公平公正性。

2.采购文件中不得设置有歧视性、倾向性或不公平的限制条件、要求等内容，为保证采购活动公平公正、竞争充分，在文件中不得出现人为提高资格条件或设置不合理的限制条件，或根据意向中标人的条件设置技术性限制条件、要求等，设置带有倾向性的扣分或加分条件，出现排他性条款。在评标或评审方法和细则制定中不能将企业业绩作为加分条件和中标要素。

3.技术要求规定不得违规，不得要求或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家。应符合国家或行业主管部门要求的现行技术规范和标准，不得人为提高标准或降低标准，影响市场公平竞争原则。

（二）完整规范

采购文件的结构和内容要以规范的文字进行描述，简洁有序、准确明了，把采购目的、要求、进度、售后服务等完整体现。完整规范的采购文件才能有效的规范采购活动。

1.采购文件的整体结构应完整规范。招标文件主要包括邀请、须知、文件格式、合同条款、评标办法、资格资质要求、技术商务要求等，工程类还有工程量清单及图纸等内容；非招标采购文件一般包括邀请、须知、技术和商务要求、响应文件格式、合同主要条款等，采取综合评分方式的要进行明确，工程施工类还包括概况及图纸等内容。

2.采购文件编制的用词用语要准确无误，不得含糊不清或有歧义，不能使用“大概、大约”等无法确定的或表达上含糊不清的语句，防止投标人出现理解误差。

3.采购文件的条款内容应完整规范。在实际采购活动中，尽管部分条款内容在采购评审或定标之前都未发挥实质性作用，如合同条款，但应当要保持内容的完整规范，不能省略或删减，这些内容都是定标后续工作的规范性文本和履约依据。

4.工程项目采购文件中的工程概况、设计、工程量清单、图纸等内容应完整规范。这些内容是报价的基础和依据，在写入正式采购文件之前一定要严格并认真细致的把关审查，保证相关内容完整、充分的展现出来。设备采购文件的技术指标要规范的进行描述，确保兼容性。

5.采购文件要充分反映采购项目的独特个性，不能按照相同内容模版来套取，应充分结合采购内容和实际情况进行内容填充，比如相应技术要求、评审方法、评标打分标准等。同时编制和审查中要有充分的事件预想，评定过程中的情况及处理方式要明确，如综合评分打分结果一致应如何处理、综合评审报价一致如何处理等方面的问题。

（三）平等合理

采购文件要体现平等对待招标人和投标人、合理提出技术要求与商务条件。技术要求根据可行性报告、技术经济分析确立，不能盲目提高或降低标准要求。

1.平等合理划分标包，充分考虑质量和物资生产供应周期，结合资金计划和市场潜在投标人的承包能力及参与竞争能力。

2.平等合理采用评标评审办法，根据项目的特点和实际情况选择最适合的评定方式，对于技术要求复杂、技术标准不能统一、有高性价比要求的采购项目，如大型成套设备物资或有特殊要求的工程項目，可以采取综合评分打分的方法；对于技术简单、要求能统一、能通用定型、满足基本要求就可以的物资或劳务承包居多，无特殊材料要求的工程、服务等项目就可以采取综合评审（原则低价）的方法。

3.平等合理设置价款结算或联动方式，根据采购项目特点或时间周期，合理确定价款结算方法，并在合同条款中进行明确，要保证采购进度或项目实施进度与价款结算相协调。价格联动方式更多的运用在大批量的协议库存采购，因规模大、合同周期长，要确定合理的价格联动方式，应保证价格调整范围与市场价格水平相符，有充分的调价依据。

4.平等合理分担双方风险和责任。站在招标人自身角度，都希望将风险偏重在投标人，或由投标人全面承担，条款中苛刻、不平衡的条款其实是一把“双刃剑”，当投标人承担不了这种风险和责任时，会对招标人也造成伤害。在风险和责任分担上，要从整体效益出发，最大限度发挥双方积极性，比如不可抗力、自然因素、政府行为、环境限制等方面做到共同承担。

（四）标准一致

采购文件整体内容要标准统一和结构相互一致，不能存在冲突或矛盾，同时要讲究技术标准优先，技术标准就是需求方向和要求，是决定采购成败的重要依据。

1.采购文件各组成部分要保持标准一致，文件结构由多个章节部分和不同主题内容组成，但相互关联、目的一致，如技术要求与合同条款要保持一致，技术要求与图纸、材料或工程量清单保持一致，须知和响应文件格式要求资格文件等内容要一致。

2.采购文件中所涉及的名称要保持一致，多次使用的名词或称谓要在通用合同条款中的词语定义中进行明确和统一，规范语言表述，避免在采购文件中同时出现“技术资料”、“技术要求”、“技术规范”，“卖方”与“供方”，“响应文件”与“应答文件”等前后不一致的情况。

3.采购文件中语言表述要标准、清晰，避免出现让投标人通过“猜”的方式，来理解或掌握招标人需求；在评标办法中避免出现“相关、相应”等不明确用语；避免在文件中出现“高于、优于”什么产品的对比描述；避免不正确的描述导致出现指定性条款，从而使投标人产生质疑。

（五）操作可行

采购文件编制的所有内容都会在后期付诸实施，如评标或评审方式、技术要求、合同条款等内容，因此工作程序、条件、方法等操作性和可行性要强。

1.采购文件中规定的相关程序，须知中规定的程序，以及合同条款和技术条款规定的变更与索赔程序、项目验收程序、价款结算程序等一系列合同履行程序，必须保证内容明确具体，操作可行。

2.评标或评审办法作为评标工作的重要依据，是评审人员履行职责的指导，要保证短时间内的公平打分，评分细则就必须清晰明确，可判断、可量化，所列方法和因素必须操作可行。

3.合同中的关键性条款，如价格调整、变化、联动方式，付款方式，以及生产供应、交付地点、方式等方面。均应约定清楚，规定明确具体、操作性强、切实可行，确保能准确、顺利的实施履约，避免或减少合同纠纷。

4.技术文件中的技术要求应操作可行，满足现行技术规范和标准要求，避免高出行业通常执行的标准，避免不切实际的响应速度，避免苛刻的指标或条件设置导致满足需求的投标人数量不足，或者否决性条款过多导致竞争不充分。

5.施工现场条件应具有可行性，采购文件提供的现场状况应真实、清楚，现场条件因素也是投标报价的重要因素，因此提供的现场条件必须符合事实，避免合同履约引起其他纠纷。

（六）风险可控

采购文件要对采购过程和履约过程中可能产生的意外和风险进行防范和控制。市场环境复杂，风险无处不在，要有明确的控制措施，对自身利益进行保护。

1.中标人违约的风险。在合同履行期间，中标人违约拒绝或不正确履行合同，将会给招标人造成损失。因此采购文件要对履约担保进行明确，要有约束力，同时还要针对中标人不同程度的违约行为约定相应的违约金，以保证招标人因中标人违约而造成经济损失的情况下能得到补偿。

2.价格变动的风险。在合同履行中，合同价格调整、变更、联动、索赔等条款往往是价格风险的关键，也是防范和控制合同价格风险的途径。因此采购文件条款对可能发生的因素和影响要有充分的预测，并明确防范措施，合理确定价格调整、变更、联动、索赔等内容。

3.工程项目的风险。在工程建设中，意外事故、自然灾害以及其他不确定因素往往会对工程建设带来风险。因此采购文件应对工程项目建设强制性规定合同双方分别对自己负责的保险范围进行投保，加强对工程建设的安全管理和风险预控。

三、结语

采购过程作为手段不能取代目的，我们务必厘清物资、工程建设采购只是我们实现物资、工程建设中的一个重要环节，招标人需要好品质的物资或需要的重合同、讲质量、守诚信口碑好的工程建设企业来为之服务，保证质量价格在我们接受的范围才是目的所在；若通过合法的程序没能如愿采购到想要的好品牌、好工程建设队伍，这就没有实现我们的预期，不能算是成功的采购。因此我们在这里仅提出一些粗浅的思考，望能引起同事们更多的思索，决不能为规避什么而放弃我们的预期目的。