论流程优化对采购效率提升的影响

文/何佳，重庆理工大学

1 引言

财务流程的优化是指在对企业财务流程进行分析的基础上，对其进行完善和调整以获得更大的绩效的工作。进行财务流程优化就是要调整设计企业的财务相关运作流程，使得这些流程的产出最大化，同时成本费用最小化，从而得到绩效的提升。对流程的优化可以对单一的流程进行，也可以对整个组织的流程进行系统的优化。而对整个企业系统的优化可以帮助企业进行革命性的变革。

2 采购流程简介

采购是指企业在一定的条件下，从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。而采购流程企业运营管理中非常重要的一部分，通常包括从业务部门申请采购，仓管部门查询库存到采购部门制定采购计划，CEO审批及放款和安排采购等一系列过程。详细的采购流程还包括具体的采购制度，供应商管理计划.而优化前的采购流程在仓库与财务部之间并无信息传递，比如采购部在选定采购计划后并没有与仓库对比库存，往往导致货不对库的现象。

3 采购流程优化

3.1 确定优化目标

（1）采购流程标准化

衡量方法：是否有标准的流程和制度。

（2）提高采购效率

衡量方法：整个流程运行的时间是否缩短。

（3）降低采购风险

衡量方法：采购流程中有效控制环节是否有改善。

（4）提高员工满意度

衡量方法：填写员工满意度调查问卷，重点关注流程改善前后，采购流程对员工本身的工作效率是否有益。

3.2 流程问题诊断

根据ASME表格分析，把原有的采购流程各步骤进行相应的分类，对其是否增值及性质进行划分，我们可以清晰地看出每个步骤对于整个采购流程是否真实创造价值。

序号 活动描述 增值活动非增值活动检输耽储查 送 搁 存 操作者1. 填写采购申请 ● 申购部门2. 业务部门主管签字 ● ● ● 申购部门3. 对比库存 ● ● 仓库4. 选定采购计划 ● 采购部门5. 采购部门主管签字 ● ● ● 采购部门6. 采购审批 ● ● ● 财务部门7. 用款审批 ● ● CEO 8. 采购放款 ● 财务部门9. 安排采购 ● 采购部门10.验收入库填写凭证 ● ● ● 仓库11.采购资料归档 ● ● 财务部门

我们可以看到，从ASME表中，分析得出，整个采购流程中大部分都是增值活动，不增值部分存在于业务部门主管签字，采购部门主管签字和采购审批，而且这几部门都存在耽搁的状态，尤其是采购审批，采购部门提出采购计划，是否需要财务部门和CEO同时同意，这是一个疑问点。而且整个流程都是走单行线，我们可以考虑把重复部分改成并行线。

3.3 流程优化结果

根据上述问题进行优化，流程优化具体表现在以下几个方面：

3.3.1 采购部门确定采购计划后，采购计划不再由财务部门审批，而是直接跳过这个步骤，直接由CEO审批，财务部门的审批在整个流程中显得不是很重要，直接由CEO就可以确定该方案是否通过。

3.3.2 在CEO审批后的决议不再走单行线，由财务部门再到采购部门，而是走并行线，由CEO同时到两个部门，这样，在产生决议后，财务部门可以安排放款，采购部门可以做采购前期准备，等到财务部门的款到位立刻采购，这样就可以节约时间，提升整个流程的效率。

3.3.3 整个流程优化最重要的一部分就是与财务共享系统结合，以前的流程会涉及单据的传递，在此过程中会有单据遗失的现象，或者但据不规范的，但是一旦所有的操作在系统中运行，整个流程就会成为一个标准化的操作，而且效率大大提高，在结构优化的基础上，仅仅就系统优化就能大大节省时间。

下面列出的ESIA优化表中，可以看出，整个优化后的流程时间节约接近一半。

序号责任人/部门活动描述 活动运行时间 备注说明优化前 优化后1 申购部门 业务部门申请采购 1 0.5 2 仓库 对比库存 1 0.5 3 采购部门 选定采购计划 3 3 4 CEO 用款审批 2 0.5 5 财务部门 采购放款 1 0.5 6 采购部门 安排采购 1 7 仓库 验收入库填写凭证 1 0.5 8 财务部门 采购资料归档 1 0.5时间合计 11 6

4 企业流程优化建议

为了顺利实施财务流程，实现流程的信息化管理，应该根据业务流程再造的理论，仔细研究流程的具体内容和各个环节，从原始流程的缺陷出发，重新构建财务流程，实现财务的集中管理，达到财务与业务一体化、预算的全面管理和资金的动态控制。据此，对于流程优化有以下几点建议：

4.1 与现代信息技术高度融合，实现数据共享

随着互联网的不断发展，只有充分利用现代信息技术，才能适应瞬息万变的管理要求。以现代信息技术为依托，同目前社会、经济和技术环境相适应的崭新系统，是真正意义上实现数据共享。即在原始数据的基础上，对数据进行有关标准编码等简单加工，形成源数据，以满足企业内部和外部所有信息使用者的要求，使企业数据真正做到同出一源，实现共享。

4.2 强化系统处理能力

充分运用计算机系统的自动处理能力，通过人为的程序设定，实现业务自动生成单据凭证、财务数据的及时自动上报，强化数据汇总、合并和分析的能力，解放了劳动力，提高了工作效率。

4.3 减少审批程序、强化控制体系

减少相关的审批程序，省略不必要的审批过程，缩短业务流程运行的时间，通过强化控制机制，实现对内部流程的管理和控制。

5 结论

随着社会与经济的发展，企业财务流程优化趋势已成必然。进行企业财务流程优化不只是管理水平的提升，更是传统思维方式的转变。要真正优化财务管理流程，企业必须对财务流程更深入的认识，对财务管理内容进一步研究，对财务流程进行重构，才能保证企业财务管理体现出无限的生机和活力，适应现代化竞争的要求。