干部档案信息系统设计

郭倩岚

随着科学技术的高速发展，信息系统迅速融入各类管理，为实现干部档案现代化管理创造了有利的条件。

干部档案信息系统开发背景

早在2005年11月，中组部召开了第四次全国干部档案工作会议，时任中组部部长贺国强同志会前对干部档案工作作出重要批示，强调“大力加强制度化、规范化、信息化建设”，吹响了干部档案工作信息化建设的号角。

2006年，中组部印发《全国组织系统信息化工作规划》，规划提出建立干部数字档案信息库，并在组织部门内部局域网上提供干部档案查阅服务。经过四年的探索与研究，2010年，中组部决定从基础数据制作和实际应用的需求出发，研发中管干部人事档案管理信息系统。

几年来，随着全国干部档案专项审核工作的有序推进，中央对干部人事档案管理信息系统越来越重视，多次在会议及文件中提到在“清淤”的同时要做好“防污”工作，积极推进干部档案信息系统建设。

由此可见，随着档案工作从后台走向前台，档案发挥的基础作用越来越重要，信息化建设的趋势日益明显。

干部人事档案信息化管理系统需求分析

2017年，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会批准发布了由中央组织部会同有关单位制定的《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)。标准中明确了干部人事档案管理信息系统和所承载的数字档案的图像标准、基本环节、安全保密要求等，为干部人事档案管理信息系统建设的设计提供了政策的指导和标准化的要求。

经过可行性分析，建立干部人事档案信息化管理系统，就是要以海量数据库为支撑，借助现代化信息技术，实现干部档案日常业务和数字化档案现代化管理，并建立干部人事档案信息库，确保信息真实准确，为干部选拔任用提供有力的信息支撑，最终实现干部档案职能从保管服务型到主动服务型的转变。

基于上述目标，干部档案信息系统建设应满足实际需要，准确定位。

1.严格的安全保密性

系统内要采用脱机加密和传输加密等技术手段，建立与纸质档案原貌对应的数字档案，有效遏制干部档案造假。要通过技术手段，严格用户使用权限，使用监听访问技术，做好数据备份和使用日志，防止干部档案信息泄密，有效保障信息安全。

2.人性化的查询利用功能

在充分考虑用户方法和使用习惯的基础上，真正做到“操作简单、流程清晰”。实现用户通过登陆界面，根据不同权限，经过不同等级的授权，可以使用快捷的搜索引擎快速定位到需要查看的人员。

3.完善的档案管理功能

管理信息系统应具有干部实体档案日常业务管理和数字档案采集功能模块，简化日常管理办事流程，同步实现纸质档案和数字档案的标准化、规范化管理，建立设计合理、功能完善的干部档案信息管理平台。

干部档案信息系统设计

1.总体架构设计

在统一技术标准和制度的前提下，建立资源整合、信息共享的干部人事档案管理信息系统，主要包括管理子系统、查询子系统、安全控制子系统和硬件平台。系统支持星型局域网，数据采集、日常业务管理等功能采用C/S（客户机/服务器）模式，干部档案通过WEB方式，即采用B/S（浏览器/服务器）模式实现网上查阅，构建安全灵活的干部档案信息系统。

图1 干部人事档案管理信息系统整体框架

2.系统功能设计

（1）管理子系统

实现对档案材料收集、保管、转递、查阅及统计等日常工作的现代化管理和材料的标准化信息采集，充分满足干部档案工作的实际需求。

●信息采集：是系统采集数字档案的基本入口，通过录入基本信息表和目录信息表，采集干部基本内容项和干部档案目录信息；通过接口扫描仪，实现数字档案图像文件的基本操作功能，经系统审查档案文件目录、图像文件是否正确清晰，最后将扫描图像文件上传保存至系统服务器路径。在数据采集过程中，各环节相互配合，协同操作。

●日常业务：针对干部档案日常业务，包括基本信息登记、档案查阅、档案借阅、档案接收、档案入库、档案审核、档案转递、材料接收、材料转出、审核验收、数据导入、任免审批、数据打包及档案标签表单打印等干部档案日常管理功能模块，将各个工作环节整合，提高工作效率，实现规范化管理。

●查询统计：支持按照姓名、拼音、机构信息等简单查询和姓名、年龄、职务、出生年月及参加工作时间等多项目综合查询，实现档案材料接收、转递档案、查借阅档案、数字档案及库存等业务统计，支持机构、花名册打印。

●系统维护：实现组织机构部门多级维护和人员在各个机构部门之间调整等多重机构管理。建立高级用户管理，可建立或删除用户，设置用户功能权限。支持表格编辑，实现日志管理、系统备份、系统还原。

（2）查询子系统

建立浏览界面友好、可视区域最大化、具有良好操作性的快捷搜索引擎。设置领导、审批人员、业务处领导及业务处人员四种查阅角色，严格权限控制，实行网上审批，提供多种查档方式，实现在网上对干部人事数字档案的查阅功能。阅档结束后，可记录本单位所管理的档案被查阅信息，并自动完成权限回收，计入日志，以便于日后查询。

图2 干部档案阅档流程

（3）安全控制子系统

针对信息泄漏丢失、数据完整性遭破坏、非授权访问及拒绝服务攻击等安全保密隐患，实现干部档案管理信息系统本身的安全控制。

系统级安全控制，主要体现在系统登录界面，根据实际工作需求，为用户标识付给不同的密级，实现没有权限的人不能获取对应的服务。

资源访问安全控制，系统采用角色、用户的方式控制用户对系统内索引目录、电子文件的访问，实现对索引目录、电子文件的访问控制。

系统操作安全控制，保证不同角色用户只能操作权限范围内的系统功能，同时提供数据打包、数据回收站、数据备份与恢复等功能，也保证了数据安全。

同时，在系统中建立安全审计功能，定期对安全审计日志进行审计，及时发现系统安全隐患及非法操作，形成审计报告，实现系统安全控制审计。

（4）硬件平台设计

根据系统各平台应用部署方式和整体性能要求，硬件平台包括数据库内容管理服务器、应用服务器、文件服务器、磁盘阵列、扫描仪和其他影供采集工具。

总之，干部人事档案工作依托设计合理、功能完善的信息管理系统，能够切实有效地提高干部人事档案管理工作的管理和水平，是今后干部档案工作发展的趋势。