机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法探析

摘 要 随着信息技术的快速发展，机关档案室文书档案整理工作越来越受到关注与重视，如何提升机关档案室文书档案整理是行政单位机关应长期努力的方向。当前的机关档案室文书档案整理还存在档案归档范围模糊、档案装订缺乏规范化等问题，如何解决这些问题是本文探讨的重点。

关键词 机关 档案室 文书档案整理

一、引言

新时期背景下，机关档案室建设是机关档案工作创新发展的重要工程，对提高机关档案服务质量与水平起着关键性影响，所以加强机关档案室建设，做好机关档案室文书档案整理工作至关重要。本文以行政单位机关为例，着重分析与探讨了机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法。

二、机关档案室文书档案整理中存在的问题

第一，档案归档范围模糊。目前，不少行政单位机关对档案工作人员的招聘存在一定的随意性，现有的档案工作人员不仅并非毕业于档案专业，而且对《文书档案保管期限表》缺乏正确的认识与了解，在具体工作过程中时常出现文件全部归档的问题，即对无须归档的文件也进行归档，增加了整理工作量。

第二，存在跨年度文件归档问题。机关档案室文书档案材料相较于其他文件材料而言在时间上存在一定的特殊性，包括多个时间，如成文日期、文件收发日期等，对于年底至年初期间的文件，个别行政单位机关将年初发表文件的落款日期定为去年年终日期，在一定程度上影响了档案工作人员对文件日期的理解，往往将这类文件归纳为新一年档案归档范围。

第三，文件页面编写缺乏规范性。新归档文件单位一般为件，归档文件本身就存在页码，有的直接照搬原页码；有的仅进行文件正面页码编写，对背面页码编写有所忽视；有的仅进行奇数页编写或偶数页编写。对于大规模纸张进行折叠并重复编写，易影响文件顺序性，使之产生重号、漏号等问题。

第四，档案装订缺乏标准化。机关档案室文书档案文件主要涉及正本文件、文稿与附件等，有的档案工作人员在进行档案装订过程中采取直接便捷的方式进行装订，对文稿装饰的订书针或回形针有所忽视；有的档案工作人员甚至直接采用夹子进行文稿归档，影响了档案装订标准化。

第五，忽视备考表填写。部分档案工作人员对备考表填写缺乏正确的认识，认为备考表填写仅是一种形式，可填可不填，加上现代化档案具有完整性，不填写备考表也无明显影响，可以说，他们缺乏良好的备考表填写意识。

三、解决机关档案室文书档案整理问题的方法

（一）规范归档整理范围

结合行政单位机关实际来看，可以从发文件、办文件、批文件、其他四类入手整理。首先，需要发出的文件理应按照要求全部归档；其次，需要办理的文件应遵循行政单位机关管理方式特征要求進行归档，即通过承办处室核查、整理后进行归档；再次，批文件指的是高层领导进行事物批示，或者是行政单位机关领导进行直接批示的材料应在按照要求全部归档；最后，其他文件指的是不包含上述三种文件的其他文件材料。另外，以下几类文件材料也需按照要求进行全部归档：行政单位机关发出的未进行文号编写的文件；行政单位机关举行的会议、签到表等具有重要价值的文件材料；行政单位机关合同、工资表等与行政单位机关发展密切相关的材料等。

（二）做好跨年度档案分类工作

机关档案室文书档案材料相较于其他文件材料而言，在时间上存在一定的特殊性，包括成文日期、文件收发日期、正文落款日期等时间，其中正文落款日期为主要标准，需要注意的是，跨年度文件需要注重签发日期，以该日期为主要标准。

（三）提高对文件页面编写的重视

文件页码编写指的是对文件总页数进行统计，通过观察总页数，可以更好地了解文件内容，如是否包含附件，有无领导审批件，因此在进行页码编写过程中需要在文件材料正背面用铅笔标注上阿拉伯数字，一件文件对应一个流水页，需要注意的是，进行数字标号的文件材料均为有内容的文件材料，可以是文字也可以是图表，空白页无须标号；正面一般在右上角标注，背面一般在左上角标注。

（四）体现文件归档规范性

归档文件需要选择与档案保护具体要求相符合的订书钉进行装订，装订前既要考虑便捷性特征，也要除去文件本身存在的金属物，如回性针等，这些金属物对档案保护起着一定的阻碍作用。

（五）做好备考表填写工作

备考表不仅是机关档案室进行文件归档管理的重要内容，还是必不可少的措施，填写过程中需要认真选择所选用的墨汁、印泥等，保证其持久性。备考表涉及多方面内容，如盒内文件相关情况说明，包括文件材料件数、图纸注意事项、档案整理负责人姓名等，做好备考表填写工作，不仅为档案工作人员工作提供了便利，而且有利于提高机关档案室文书档案整理效率。

（六）注重人才引进

机关档案室文书档案整理之所以出现上述问题，很大一部分原因在于档案工作人员缺乏正确的工作理念及能力，人才是机关档案室文书档案整理提升的主要保障。在信息技术不断发展的今天，机关档案室文书档案整理是一项具有复杂性与专业性的工作，对档案工作人员的要求日益提高，要具备先进的理念、丰富的知识、专业的技术等，所以，在进行机关档案室文书档案整理的过程中，培养人才、引进人才也是不可忽视的重要方面，需要引起重视。

（作者单位为中国人民政治协商会议内蒙古自治区巴彦淖尔市委员会）

[作者简介：王艳霞（1979—），女，内蒙古人，研究生，中级职称，研究方向：档案管理。]

参考文献

[1] 谢春霞.机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法[J].云南档案，2016（12）.