信息化背景下档案管理模式改革的内容与策略

摘要：信息化背景下，档案管理面临着诸多机遇与挑战，原有的档案管理模式已无法满足时代发展需求。档案管理模式需根据社会发展不断改革与创新，发扬优势，去除弊端，在确保档案管理的高效性与安全性的同时，提高档案管理的效率。本文就档案管理模式改革的重点与策略进行论述。

关键词：信息化；档案管理；内容；策略

档案管理是一个单位管理工作的重要组成部分，包括人事档案管理、干部档案管理、党务档案管理、财务档案管理，工程档案管理等等。信息化背景下，为适应档案的管理面临的诸多机遇与挑战，确保档案管理的高效性和安全性，提升档案管理的效率和质量，原有档案管理模式急需改革。

一、信息化背景下档案管理面临的机遇

互联网的应用使档管理的效率大大提高，与传统的纸质档案的管理相比，管理人员的任务大大降低，管理手段更为丰富，服务空间不断得以拓展，档案管理的时效性更强。 信息化背景下档案管理面临的机遇主要体现在三方面。

（一）档案管理的技术手段更丰富

纸质档案管理，资源消耗大，管理人员工作任务量大，记录、整理到备档等过程，均需要通过人工完成，这样不仅档案的准确度受到影响，而且容易出现失误，造成错误。 计算机技术、互联网技术的应用使得档案管理的手段与传统纸质档案的管理过程中需要大量时间，档案本身容易受到外界温度、湿度等环境影响，容易丢失和缺损等问题相比，显得更加多元化。信息存储、调取、查看更为便捷，且档案能以多种形式进行存储，便于分类管理，降低了管理成本和工作强度，总之，档案管理的技术手段越来越丰富。

（二）档案管理的服务空间不断拓展

互联网时代，档案信息的来源广，信息量大大增加，纸质档案已不能跟上信息增长的节奏，数字化资源占用的存储空间也成倍增加。信息的增长使电子档案的空间占用成本逐年增加，随着信息化与互联网技术的发展，档案存储以虚拟空间的形式出现，可大幅降低档案占有空间，档案室的实际占有面积和管理成本因此大大降低。同时，数字化档案信息的整理、加工、调取与查阅突破了时间、空间的限制，电子信息技术，云处理技术的应用，使档案管理的工作强度降低，更加高效和便捷，服务空间不断拓展。

（三）档案管理的时效性更为明显

信息化背景下，电子档案管理也与纸质档案管理的方式不同。档案管理模式逐渐适应互联网技术的发展，档案管理的实效性成为档案管理的重要要求。档案管理如果不能根据当前信息的变化而改变，则档案的内容便失去了实际意义。基于互联网的档案管理通过计算机系统的操作就可以更改信息，档案的信息更新更方便，且不会对原档案造成影响，档案存储也更具有实际作用，实效性明显提高。

二、档案管理模式改革的内容与策略

档案管理模式改革是一个不断发展、渐进的过程。在信息化背景下，深入了解档案管理工作的需求，通过档案管理的理论创新与服务创新，有效提升档案管理工作的效率与质量。

（一）完善档案管理制度

档案管理模式的改革，首先要树立正确的档案管理意识，提高档案管理规范性。档案管理工作内容繁琐、信息数量庞大，在工作时，一是要在工作中定期进行培训，严格要求工作人员要用心、细心、耐心；二是要及时、有效地对档案内容进行登记备案，对档案信息的管理进行记录、编辑，建立完整的信息体系，提供档案管理标准化体制；三是要确保档案内容与登记目录内容相匹配，保证工作流程合理；四是要确保档案管理的准确性与完整性。通过严格的管理制度，保障档案管理模式改革顺利实施。

（二）加强数字化管理手段的应用。

档案管理模式改革的重要内容是将原有的文字化信息转变为与现代化发展相适应的数字化信息。数字化在档案管理中的应用，改变了以往在进行档案整理时，人力的浪费问题，能有效减少档案管理人员因工作失误导致档案内容缺失的现象，还可以有效提高工作效率与质量，同时在档案妥善保管方面也可发挥极大优势。而数字化的实现要求档案管理人员具有相应的计算机使用能力，对常用办公软件比较熟练。因此强化计算机应用水平，采用最先进的档案管理设备，对提高档案管理效率，简单化管理流程，提高档案安全性具有重要意义。

（三）全面提升管理档案人员素质和能力。

计算机档案管理对新时期的档案管理人员提出了新要求，如了解互联网管理流程，树立网络管理安全意识等。在档案管理模式改革中，综合能力的提升，成为档案管理的重要评价指标。通过档案管理人员能力提升，提高档案管理的效率与质量。因此，全面提升档案管理人员的素质和能力，是档案管理模式改革的重要内容。档案管理人员的能力和素质主要表现在具有耐心、细心的品质，具有不怕繁琐精神，具有相当的计算机应用能力和一定的创新精神与实践能力。

（四）增强防患意识，加强网络安全。

在数字化档案管理过程中， 档案管理存在诸多风险，由于档案未备份、机械故障等原因造成的档案丢失现象时有发生。另外由网络技术环境和其防护措施不到位，重要信息被窃取的事件也时有发生。一旦档案丢失或私密信息泄密将对单位的发展带来重大影响。

加强网络安全，需要管理人员在深入了解互联网技术的基础上，建立必要的防火墙，对系统进行定期杀毒防护，优化网络环境，防止黑客入侵。对使用者设定秘钥，防止非相关人员使用档案时造成信息丢失，以确保档案信息安全。

三、结束语

档案管理模式的改革是一个单位稳步发展的重要环节，档案管理工作必须保证其准确性与完整性。信息化背景下，档案管理的技术手段更丰富，档案管理的服务空间不断拓展，档案管理的时效性更为明显。通过完善档案管理制，加强数字化管理手段的应用，全面提升管理档案人员素质和能力，增强防患意识，加强网络安全等措施，丰富管理手段，拓展服务空间成为档案管理模式改革的重要内容与有效策略。

参考文献：

[1]刘素云.互联网 + 时代档案管理面临机遇与挑战 [J]. 人力资源管理，2016（4）.

[2]白宇红.现代技术手段在档案管理中的应用模式[J].辦公室业务，2013（03）.

[3]姜燕.计算机应用在档案管理工作改革中的必要性[J].科技资讯，2011（14）.

作者简介：常艳（1975-），女，汉族，本科 ，馆员，河南浚县人，湖北省漳河工程管理局办公室，研究方向：档案管理。