探究OA系统在公文管理中的应用与设计

张杰

摘要：随着科学技术与信息技术的不断发展与完善，我们已经进入到信息化时代中，多种多样的创新型技术被广泛应用在设计与各个行业中，尤其是OA系统以其独特的优势被应用在公文管理当中，对行业管理水平的提高有积极的促进作用。文章简单介绍了OA系统，并针对OA系统在公文管理中的应用与设计进行探究。

关键词：OA系统；公文管理；应用；设计

在我国社会经济快速发展的进程中，信息化发展速度也随之加快脚步，特别是互联网、数据库以及计算机技术等信息技术的广泛应用，对人们生活以及社会生产产生巨大变革。OA系统作为一种新型技术，在公文管理应用与设计领域中最大程度地满足企业与工作发展需求。不断提高工作效率以及企业管理水平，从而促进企业的可持续发展。

一、OA系统概述

21世纪是以信息为代表的时代，每时每刻我们都在制造与传播信息，人们的生活节奏也越来越快，各行各业更加在注重生产生活的效率，工作、学习以及生活中的信息交流与传递必须高效、快捷。信息对人们日常生活、工作以及社会生产等各个领域产生至关重要的影响。大大缩短了人与人之间的距离，实现无距离信息交流与沟通，进而不断提高人们的认知，开拓思维境界。但是，我们也应该认识到信息技术是一把双刃剑，对人们生活以及社会生产提供便利条件的同时，也对各个领域体造成不同程度的影响。在信息化时代背景下，对公文管理模式与经营理念提出严峻挑战，传统的纸质公文管理在信息时代背景下逐渐凸显出其弊端与 不足。OA系统是社会进步与时代发展的内在要求与时代产物，从本质上来说，是人们的多样化需求促进了OA系统的产生[1]。

OA系统是一种自动化办公软件，以计算机技术为核心，并结合通信技术、互联网技术等，对信息的内容进行智能化处理，进一步保证办公管理系统更加方便、高效、快捷的处理信息，并通过现代化办公设施实现自动化办公。传统上办公文秘都是通过人为操作，OA系统在办公管理中的应用，实现了由手动办公向自动办公的转变。将纸质公文电子化，极大的提高公文数据的管理效率与质量，减轻工作人员的工作量，并减少人为失误操作几率。OA系统的广泛应用，减少了对纸张的依赖程度，在某种程度上节约资源，保护生态环境。

二、OA系统在文件管理方面的应用分析

（一）实现资源共享

传统的纸质办公模式下，文件的传输与使用会受到时间与空间等多方面的限制，OA系统可以极大的促进其信息资料的共享能力，充分发挥计算机网络技术的优势。相关技术人员可以凭借有效协议，将网络系统进行有效连接，进而实现电子设备之间的数据信息有效传输。让人们可以分享各自的资源，一个人的资源了可以在多个人手中得到利用，加快了数据的整合与计算，而电子信息可以将储存的信息在电子设备之间进行传播，这种快捷、方便的传播方式，保证了各个环节与各个部门之间的交流。通过建立相关协议，将各个部分连接在一起，实现信息资源在电子设备之间的流转。信息之所以可以顺利流通，主要依靠的就是计算机网络技术的理论导向，依照传输协议的相关要求，不再受到时间与地点的限制，进而方便信息交流[2]。

（二）促进高效办公

在OA系统中，文件的拟定、修改以及审批、传输都可以通过计算机网络进行，通过对大量的信息建立分层体系，对信息资源文件进行整合压缩，进而缩小文件大小，保证不影响传输控制协议，进而使得信息可以准确的到达指定位置。文件传输不必再经历复杂、繁琐的办公流程，也不需要在特定时间内找领导进行审批。只需要登录办公系统，通过互联网设备就可以进行操作，节省大量的人力与物力，提高办公效率与质量，减少人为操作失误的几率，保证各项任务都可以有效进行。此外，对于综合性比较强的业务，我们还可以OA系统构建综合型系统，对大量数据进行简单处理，不需要奔走于各个楼层，减轻工作人员的负担，也不再受到时间与空间的限制，提高办公效率。

三、OA系统在公文管理中的设计分析

计算机网络技术的发展迅猛，日新月异，使得OA系统在各个行业得到了广泛的应用，包括商城、企业、广场以及学校等，OA系统的发展也越来越完善。尤其在办公管理设计中的应用，对于系统框架的设计，OA系统具体将整体框架分为数据层、数据业务逻辑层以及用户需求表示层三部分，这样的构建模式可以清晰准确的展现出所需要的信息数据，保证设计的规范化与科学化。值得注意的是，在设计中需要将层次与层次之间的耦合程度作为重点综合考虑。在不同层次之间设置一个单一的调整功能以及扩展功能，可以满足人们的多样化需求。如果在某个层面出现异常现象或者其他问题，可以通过OA系统的调整功能及时处理，最大程度的保证系统运行的稳定性与安全性。

四、结束语

综上所述，OA系统的功能中，办公管理是重要内容，不仅提高办公效率与質量，节约成本以及保护资源，实现企业的经济效益的最大化。

参考文献：

[1]秦琪.加强办公自动化建设 提升公文流转效能——江西现代职业技术学院OA系统公文流转的实践与体会[J].管理观察，2016年34期.

[2]李秀玲.贯彻落实“四讲”工作思路 全面提升公文处理工作质量——对站段公文处理有关问题的分析与建议[A].甘肃省铁道学会文秘档委员会2016年度综合学术研讨会论文集[C].2016年.

[3]孙艳.关于公文电子化推行过程中所面临的问题及对策[A].甘肃省铁道学会文秘档委员会2017年度综合学术研讨会论文集[C].2 017年.

（作者单位：交通运输部天津水运工程科学研究院）