档案管理制度体系的构建及优化途径

杨可新

摘要：在企业当中档案作为重要的信息资源存在，受到全新发展形势的影响传统企业档案管理制度体系必须在结合实际的基础上进行合理的改革与创新。档案主要是针对单位的具体情况进行较为直观的记录，因此单位的科研生产以及各项活动服务都可通过档案信息资源进行直观体现，这充分说明建立合理规范管理制度的重要性与必要性。本文主要针对档案管理制度体系的构建以及优化进行进一步探究，这可促使档案管理制度在原有基础上得到不断完善。

关键词：档案管理；制度体系构建；优化思路

在不断进步与发展过程当中，档案管理工作已经在原有基础上取得较为明显的进步，但是还是不能实现对时代发展与需社会需求的根本上满足。这要求相关部门以及工作人员必须在提高重视程度的基础上结合实际充分创新传统的档案管理制度，这不仅是促使档案管理制度得以顺利开展的重要手段，同时也可帮助档案的管理效率以及管理质量得到有效提升，为后续管理工作的顺利开展打下坚实基础。

一、建立现代档案管理制度体系的必要性

建立现代企业档案管理制度是企业改革的一项重要措施，是企业档案工作保持健康发展的必要手段。因为企业制度的创新与现代企业档案管理制度的建立是互相补充、促进的。

1.企业改革需要档案管理制度的创新，在企业改革过程中，无论是转变经营机制，还是建立现代企业制度.档案为企业调整组织和产业结构，对外经济合作、清产核资.进入市场成为具有独立法人权力竞争者提供重要的信息和依据。

2.现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求，如果企业檔案工作还停留在传统管理模式下，将阻碍其发展。作为企业科技信息管理的组成部分，档案部门要积极探索档案工作发展的新思路，着手进行改革.实现档案管理制度的创新。

3.制定档案管理制度，是为了加强档案管理工作，提高档案管理质量，更好地为社会、为民众、为企事业服务，档案管理制度的强弱直接影响到档案管理的效率和效能。

二、结合实际，建立现代企业档案管理制度体系

建立科学的档案管理制度是规范开展档案工作的基础与前提，同时也可促使企业的信息档案资源建设在原有基础上得到不断的加强。制度可以说是基础与保障，进而促使各项工作实现有法可依的目标。档案工作规章管理制度、档案业务规范和重点档案工作制度是现代档案制度体系不可缺少的几方面内容，其中主要会涉及到档案工作规章所形成的责任制度、产权变动处置办法以及档案管理应急预案等。也就是说在实际建立企业档案档案管理体系的过程中必须实现对上述环节的综合考虑。

档案管理制度具体又涵盖了档案管理办法、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子文件归档管理制度等制度内容；档案业务规范则又囊括了档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案全宗管理办法等内容；而重点档案工作制度则包含了军工电子固定资产投资项目档案管理规范、档案工作协作组工作规则等等。

现代档案管理制度体系的建设应包含档案工作规章、档案管理制度、档案业务规范和重点档案工作制度等方面的内容。其中档案工作规章包括各级、各部门档案工作人员责任及文件形成归档责任制度、档案工作规定、资产与产权变动档案处置办法、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等方面。

某档案管理办公室更是积极配合公司制度建设工作，结合档案工作的特点难点，在贯彻公司制度建设的总体部署和要求的前提下，档案工作人员勤做功课，积极调研，认真完成《中电海康集团有限公司档案管理办法》，其中包含了档案管理人员工作职责、档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等等规范，奠定了档案管理工作的基础，初步在制度建设和执行环节层面上打造了闭环管理平台。

随后各专兼职专业档案管理人员结合自身工作实际经验，相继出台《文书档案管理细则》、《会计档案管理细则》、《科研档案管理细则》《仪器设备档案管理细则》等等制度规范，进一步强化责任落实，严格工作标准，使档案管理工作很快上了一个新的台阶。

后续我公司档案管理部门将进一步完善档案管理制度建设，从强化企业档案资源建设角度出发，积极学习、研究先进企业的档案资源建设经验，制定出适合我公司发展要求的企业档案资源建设制度，推进公司档案资源建设工作的开展，如《企业档案资源开发与利用制度》、《档案资源建设管理制度》、《档案资源建设达标升级考核测评办法》等制度，最终建立健全一整套科学规范、可操作性强的现代档案管理制度，夯实公司档案管理工作的基础。

三、如何优化创新档案管理制度体系

1.制度创新战略—走实用化之路

制度并不是以一成不变的，科学的制度是必须实现对本单位实际情况的有效符合，同时也可促使效率得到进一步提升，制度创新必须经过实践的考验。从档案馆角度进行分析后可以发现可行的制度不一定能在基层单位档案室进行大面积的推广与使用，档案人员在这一过程当中必须对本单位当前的发展战略以及中长期发展规划进行进一步的学习与研究。

组织内部是制度创新工作的着眼点，制度机制与密度之间存在着不可分割的密切联系在内化制度的基础上我们可实现对机制的有效获取。档案管理制度的可行性是决定管理机制创新能否顺利实现的关键与基础。

2.管理创新战略—走复合化管理模式之路

新世纪的新技术革命，正在推进组织管理现代化和办公自动化。档案形成的规范性和档案利用的广泛性，将使档案和档案工作走出档案室，走向组织管理的每个角落，使档案事业成为组织内全体干部职工的共同事业。搞档案工作信息化也好，搞档案数字化也好，千万不能忽视传统档案管理模式。

我们主张在传统的基础上进行改进，引进现代化的技术和管理手段。数字档案和纸质档案同步推进，采用复合化管理模式。复合化档案管理模式是档案载体多元化，两种不同载体的档案如何有机结合保存的模式，有利于档案管理发展的良好模式。

结语：

在和谐的社会背景之下我们需要针对档案管理工作进行全新的思考与改革，这也是满足社会主义和谐社会民主政治内在需求的重要手段，同时在这一过程当中公平正义以及诚实守信的社会内涵也会在不同程度上得到满足。社会主义市场经济体制对档案管理工作所提出的挑战也是改革与创新档案管理工作的原动力。在这一过程当中，我们需要结合实际不断补充管理体制的动态发展模式，进而促使企业档案管理模式与管理体制的研究得到不断深入。

参考文献：

[1]迟东升.如何构建现代档案管理制度体系及优化思路[J].活力，2017（17）：56-56.

[2]丁满.优化事业单位档案管理工作的途径[J].才智，2017（16）：245-245.