职业院校档案管理服务职能及有效发挥探讨

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职业院校档案涉及学校教学、管理以及生产等多方面资料，具有很大的保存与利用价值，这也决定了职业院校档案管理服务职能的重要性。随着社会快速发展与产业转型升级的推进，国家关于职业院校的发展进一步提高重视，职业院校在招生、建设规模上也不断扩大，使得职业院校档案资源在种类、数量等方面均产生了较大变化，对档案管理服务职能提出了更高要求。基于这一背景，职业院校档案管理工作必须对其服务充分加以发挥，以适应新时期职业院校建设与发展需求。

一、职业院校档案管理服务职能及现状

在职业院校中，其档案管理服务职能主要是对档案资源实施分类、归纳、管理，并基于各种途径，对档案需求者在档案信息方面的需求直接或间接地加以满足。职业院校档案管理服务职能，是依托档案室的建立来实现的，随着现代科技的发展，信息技术也成为档案服务的重要途径，服务内容主要包括查阅、外借、档案证明以及档案咨询等。职业院校的档案管理服务职能，不仅对专业院校管理又重要意义，对职业院校教职工、学生及社会均有重要意义。

但从当前职业院校档案管理服务职能情况来看，还普遍存在三方面的问题：一是档案服务形式单一。在很多职业院校中，还采用传统档案服务形式，通常为面对面查询档案信息，对网络档案馆进行建设的学校还较少，难以满足用户远程服务需求，工作效率较低。二是管理制度不完善。大部分职业院校不够重视档案管理服务，关于档案管理服务的制度建设不够完善，导致档案管理的工作效率与质量难以得到保证，影响职业院校档案管理服务职能的发挥。三是档案服务人员的素质低。很多职业院校档案管理服务人员门槛要求较低，服务人员专业素养不够、管理经验不足，加之学校对管理人员培训重视度不够等，都导致档案服务人员素质难以满足现代职业院校档案管理要求，继而影响职业院校档案管理服务效率。

二、职业院校档案管理服务职能有效发挥对策

基于职业院校档案管理服务职能重要性及其存在的问题，要促进职业院校档案管理服务职能的有效发挥，可从以下几点入手。

(一)建立高效的档案信息网络服务平台

职业院校应加强对档案管理服务的重视，积极引进先进档案管理服务设备，建立高效的档案信息网络服务平台，保障职业院校档案管理服务职能的有效发挥。职业院校可对网上档案室、档案微信服务公众平台等进行建立，应用高效率的载体促进档案管理信息的有效传递。在建设档案信息网络服务平台时，应对职业院校档案的特点充分加以考虑，加强在档案信息服务案例方面的收集和分析，对预警机制进行建立，避免网络出现故障或不稳定，保证档案信息在网络服务平台中平稳运行，满足师生与社会对职业院校档案管理的远程服务需求，促进档案管理服务效率的提升。

(二)完善职业院校档案管理制度

在职业院校档案工作中，针对档案信息的完整与安全及可靠性有较高要求，在传统档案管理制度中，还应对档案管理制度进行完善，让职业院校档案在管理服务职能方面实现有章可循。这就要求职业院校历档案管理部门对职业院校档案管理作出明确的规定，在职业院校档案的归档与管理以及利用等各方面均给予严格规定，不仅要确保归档有时间和建档有标准，还需要确保做到借阅有规定以及档案室管理有措施等。在各项管理规章制度的建立过程中，必须做到两点：一是在规章制度上具有科学性与合理性，对于各项规章制度的建立需与职业院校特点及职业院校档案管理方面的实际相符；二是需要做到简明实用，使规章制度各项条文能够有效地落实，提高其操作性。

(三)提高职业院校档案管理人员素质

要充分发挥职业院校档案管理服务职能，需要以高素质的职业院校档案管理人员为依托。因此，必须不断提高职业院校档案管理人员素质。职业院校档案管理人员应具备主动学习的意识，根据职业院校档案管理服务工作要求，对自身知识与能力结构不断地加以优化，促进自身业务素质与管理水平的提升。在信息时代下，职业院校档案管理人员必须不断地提升自身对计算机知识的掌握与应用能力，确保能够有效运用现代档案管理设备各种功能。职业院校则应重视档案管理人员培训工作，可对相关专家进行聘请，对即时的档案管理方法和知识进行传达，促进档案管理服务人员素质不断提升；职业院校在对新的档案管理人才进行聘用时，还应对专业档案管理人员进行聘用，从源头上保证档案管理人员专业素质。

确保将职业院校档案管理工作做好，是职业院校档案管理服务职能。职业院校档案管理部门及相关人员必须积极面对职业院校档案管理服务存在的问题，落实针对性管理策略，有效发挥职业院校档案管理服务职能，促进职业院校档案管理服务水平的不断提高。