中学档案管理实践中遇到的问题和对策

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广东省肇庆市高要区第一中学

一、中学档案管理实践中遇到的问题

(一)对档案管理的认识定位不够准确

长久以来，大多数学校都只是注重学生的成绩，更把提高升学率放在绝对优势的地位，一切的工作都是为升学服务。那么对于档案管理，校领导及各个教学工作者都没有对这项基本工作有着正确的认识，他们认为这是可有可无的工作，更有甚者认为进行档案管理只是为了应付各项检查，并没有真正的进行认真仔细的整理，设置专门的档案管理人员更是少之又少。

(二)专业档案管理人员的缺失

在调查中发现，很少有学校会为档案管理设置一项专门的岗位，更多的是各个老师在上课之余，肩负着档案管理员的职责或者外聘的兼职人员。而我们同样得知，老师在平时的教学工作也是比较繁重，很少有老师会有充足的精力和时间去认真负责的做好这一项在大家看来并不重要的工作，更多的只是简单的应付。除此之外，这些人员的管理工作只是进行简单的分类、汇总，然后装订成册，放到档案盒封存，这和实际意义上的档案管理工作也有较大的偏颇[1]。

这项看来简单而又不重要的工作其实也是需要大量专业知识的支撑，受过专业培训更是必不可少的，而这些在校老师很显然做不到这些要求，因此，他们对档案管理工作不仅生疏，也在很多专业问题方面比如如何进行分类、管理、归档、汇总等等存在专业漏洞。

(三)档案管理手段的一成不变

首先，在现实中，很少有学校会为档案管理设立专门的档案室以及制定专门的管理机制，这就使得学生的档案存在安全隐患的同时，也存在制度上的缺陷；其次，在高科技迅猛发展的现代社会，科学技术不断提高，计算机技术也日渐成熟，传统的纸媒保存档案的方式逐渐落后，不仅暴露出效率低下，保密性差、安全系数低等弊端，还容易出现不易查询和长期保存的弱点。相对而言使用计算机技术进行档案管理有着查找便捷、保密性好、寿命性更长的优点。这就更加要推动学校顺应社会发展趋势，进行档案管理手段的革新，实现正规化管理[3]。

(四)档案收集过程艰难

除了较容易收集的学生档案，也存在着收集难度较大的其他档案，比如教学资料档案。在教学过程中，很多教师都有自己独特的教学方法，更有仔细的老师对教学方法进行了总结、归纳。那么更实际的问题就是很多的教师认为这是他们自己的劳动成果和智力成果，自然也不愿与其他教师分享。这样现象的出现便是学校中各个部门不能进行有机结合，这便导致了档案资料的搜集难度加大、灵活调度性低下的局面[2]。

二、中学档案管理实践的对策

(一)对档案管理工作形成精准定位

档案管理工作显然已成为学校工作不可或缺的重要组成部分，也在学校进步和发展中发挥着重要的作用。对档案管理工作形成精准定位是进行档案管理工作的基础，无论是校领导，还是教师，都应摒弃“档案管理是一项可有可无的工作”的错误认识，真正认识到档案管理工作的重要性，在日常工作中提高自己的专业知识和责任意识。校领导作为领头人则更需要积极组织教师学习档案管理的相关专业知识，为档案管理的专业化、条理化打下坚实的基础。

(二)提高档案管理人员的专业素质

档案管理工作作为一项基本的工作，也着实需要专业知识的支撑，对工作人员进行专业的培训也是必不可少的。档案管理人员的专业性及其素质决定着档案管理工作的质量，所以在选择档案管理人员时除了具备一定的专业知识、受过相应的专业培训，还需要选取责任心强、认真负责的人员参与档案管理工作。学校也应不遗余力的加大支持力度和投入，制定相应的培训计划，提高档案管理人员的专业素养，以便档案管理工作的有序进行。

(三)创新档案管理手段

对于仍停留在纸媒保存档案的教学单位，应当积极改善档案保存环境，改建相应的管理机制，比如设置专门的保存室，提高档案的安全性和保密性，提高查找效率；制定相应的管理机制，保证档案管理工作有条不紊的进行。除此之外有较好条件的教学单位，应该顺应科技快速发展的社会，对档案管理手段进行革新，设立专门的档案管理系统成为越来越多的学校的选择，以计算机技术为支撑，在轻松解决了传统档案管理手段查找困难、密封性差、安全系数低的问题的同时，也保留了存储量大、不易流失等优点[4],当然也要简化档案收集过程。

三、结语

在高科技迅猛发展的今天，简单的纸媒档案管理已经明显滞后于社会发展，档案管理的革新成为不可避免的选择。在计算机日渐成熟的大环境下进行档案管理工作，更需要教学单位加大投入及支持力度，紧跟时代发展的步伐，通过计算机逐步实现档案管理工作检索、保存等的现代化，提高档案管理工作的服务质量以及档案管理人员的工作素质，保证档案管理工作的有序进行的。

参考文献：

[1]崔红娟.浅析青州市中小学档案管理存在的问题及对策[J].教育,2016(8):58～59.

[2]秦尧.高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].办公室业务,2016(6):151.

[3]李菲.当前高中档案管理中存在的问题和解决对策[J].新校园旬刊,2017(5):177.

[4]彭勃.中学档案管理工作的现状及其对策[J].发现,2017(8).