新时期研究所科研档案工作思考

李月华

摘 要：近年来，随着科技的进步和社会的发展，各研究所在科研人员规模、课题模式、科研成果体现形式、科研管理方式等方面都发生了较大变化，也给研究所科研档案管理提出了新的要求，即如何在新时期、新形势下做好研究所科研档案管理工作，为科研工作提供有效支撑服务，是新时期研究所科研管理工作的重要命题。

关键词：新时期；研究所；科研；档案；工作；思考

一、进一步加强档案管理培训，提升兼职档案员的档案管理技能，增强职工归档意识——让科研人员知归档

近几年来，我组织开展了多次档案培训活动，采用分层次模式，从所级集中培训到深入研究室进行现场指导、从管理技能培训到归档实践应用，进一步提升全所档案收集和预立卷水平，促进预立卷工作的开展。具体情况如下：

1、集中培训（平均每年5次）：针对全所各处、室兼职档案员，以讲座形式进行关于科研课题档案和文书档案收集和预立卷工作培训，确保科研和文书档案收集工作的及时、完整。

2、现场指导（平均每年36次）：依据科研项目特点，分别对项目管理人员、课题负责人、课题研究人员分层次进行关于科研项目档案管理和预立卷工作现场培训和指导，增强科研人员档案意识，提高科研档案预立卷水平，确保科研项目归档质量。

二、进一步加强对档案收集过程的监督与指导，提高归档材料的齐全性和完整性——让科研人员想归档

想要从根本上提高科研人员的归档意识，应从提高科研档案利用及服务入手。包括在确保档案安全性的前提下，简化档案借阅流程，逐步开展档案电子化建设工作，探索建立档案共享机制等。当科研人员用好档案、自觉归档，档案收集难的问题自然迎刃而解。

1、进一步加强对科研档案预立卷情况的检查和指导

（1）根据科研项目（课题）周期与科技处共同讨论、制定科研档案归档工作计划，明确各阶段归档目标及时间安排；

（2）按照科研档案归档工作计划时间安排，提前与各项目（课题）组兼职档案员沟通预立卷要求和预立卷检查内容；

（3）定期进行预立卷检查和现场指导，形成书面检查记录并提出整改建议，限期整改并跟踪落实情况。

2、加强项目验收前的预立卷指导，为我所近几年通过项目验收提供了保障

（1）自立项开始对管理材料分类、整理和排序进行业务指导；提醒设备管理部门采购开始建立预立卷；研究室设备开箱开始收集相关材料。我建立了《XX专项设备项目档案计划完成表》，并开箱现场做好设备开箱照片拍摄、开箱随机材料收集等预立卷跟踪指导，确保全所重大专项、修购等档案材料的齐全、完整。

（2）2014年验收修购项目和2015年科工局技改项目中期检查时，专家对档案工作给予高度评价，肯定我所档案管理水平有了大幅度的提高。

3、加强档案利用为全所科研及管理工作发挥良好的作用

2017年共借阅档案676次7750件，配合全所完成了审计和项目验收等工作。其中财务凭单借阅3338件，为项目审计、验收等工作顺利通过发挥重要凭证作用；科研课题档案借阅2089件，为科研人员进行科研工作提供参考，确保我所科研工作的顺利开展起到保障作用；其他档案借阅2323件，为机关管理工作提供参考利用，也为我所创新工作发展提供了服务。

三、进一步加强档案制度建设，细化档案管理规范——让科研人员要归档

为加强档案管理制度建设，规范档案管理，明确专兼职档案人员的工作职责和任务，进一步完善档案管理制度，印发了微电子所档案管理制度：《中国科学院微电子研究所文书档案建档规范》、《综合档案管理规范》、《中国科学院微电子研究所综合档案室工作职责》、《中国科学院微电子研究所兼职档案员工作职责》、《中国科学院微电子研究所档案借阅制度》、《中国科学院微电子研究所档案库房管理规定》、《中国科学院微电子研究所档案保密制度》、《中国科学院微电子研究所档案工作管理办法》、《微电子研究所关于调整档案工作领导小组的通知》、《中国科学院微电子研究所基本建设项目档案工作实施细则（暂行）》等，在制度执行过程中，发现在文书建档规范、综合档案管理规范等方面需进一步细化，又将原《综合档案管理规范》、《中国科学院微电子研究所文书档案建档规范》之中科研课题档案、基本建设项目档案、著名人物档案、声像档案、会计档案、科研仪器设备档案、文书档案等几部分内容修改后与院新增军工固定资产投资项目档案建档规范合并为《中国科学院微电子研究所档案工作管理办法》，目前在执行之中。

构建了以综合档案室为核心、以各部门兼职档案员为基础的档案管理网络，并将文件材料的预立卷、归档工作列入专兼职档案人员的岗位职责，每月对科研课题及仪器设备等进行预立卷检查。2017年开展各类档案预立卷检查79次，对629个不符合档案管理规范的问题提出整改建议，将检查出问题及时反馈给相关部门，填写预立卷检查表，在各处、室配合下全部完成整改。通过预立卷检查，使我所预立卷水平大幅度提高，得到专家组认可，为项目顺利通过验收奠定了基础。

结合我所档案管理现状，进一步明确了各类档案管理职责，重点：

1、科研課题档案：及时跟踪课题进展，定期指导、检查文件的形成、积累和立卷归档，确保档案完整、准确、系统。

2、军工固定资产投资项目档案：加强建档工作业务培训和指导，参加仪器设备开箱验收，对文件进行审核和整理，做好验收前的自查工作。

3、基本建设项目档案：监督、检查、业务指导基建档案的预立卷；做好档案的保管和利用工作。

作为一个科研管理者，科研档案工作要与其他管理工作一样，一要抓好归档管理，确保档案收集，做好利用服务；二要做好服务工作，想科研人员所想，做科研人员所需，始终本着服务的精神。只有这样两手抓，档案工作才会做好，档案才会在研究所的科技事业中发挥应有的支撑保障作用。

参考文献

[1]王春.对研究所科研管理工作的几点思考[J].黑龙江农业科学，2009（02）：118-119.

[2]张平.研究所科研档案管理与开发利用的若干思考[J].厦门科技，2009（03）：37-39.

[3]李婉月.新形势下科研档案收集工作的现状与策略[J].兰台世界，2018（08）：70-71.

（作者单位：中国科学院微电子研究所）