信息一体化提升大型国企档案管理效率

赵丹

【摘要】档案管理是企业管理工作的重要组成部分，通过档案管理收集企业运作过程中产生的各种材料，不仅能够实现对前期工作的总结，更能为企业未来的发展提供有力借鉴。本文将探析信息一体化提升大型国企档案管理效率，提升企业竞争力，促进我国大型国企的全面发展。

【关键词】信息一体化；大型国企；档案管理

档案管理对于企业的运行十分重要，从本质上讲，它是一种对材料进行有效整理的一种方法，实现对企业资料的科学规划，节省搜索与查阅时间。随着信息化技术的发展，人类对互联网的应用越来越广泛，传统的档案管理方法已经无法满足现代社会的实际需求，国企应当转换思想，实现对档案的信息一体化管理。

一、信息一体化对大型国企档案管理的影响

（一）提升档案管理效率。传统的档案为纸质材料，所有档案都被回收并保存在指定的档案库内，纸质材料容易损坏，且翻阅与查找都很麻烦。国企是我国重要的经济主体，它在市场经济的发展中占据着十分重要的地位，而国企的档案管理效率也决定了该主体的经济实力。为了满足现代社会的发展要求，大型国企必须要加强对信息化技术的应用，构建信息一体化档案管理制度，实现对企业档案的高效管理。利用信息一体化技术，可以有效改善传统计算机冗余问题，所有的数据都会通过数据端直接进入档案库，且运行效率更快，功能更加全面。此外，信息一体化对于信息数据的安全有了更大的保障，管理人员在使用前需要在系统中嵌入安全控制模块，将内外网隔离的同时，还能够实现对内网的双重保护，信息资料在传递的过程中被实时监控，确保了系统整体的安全性。

（二）提升文档电子化率。纸质材料的保存不仅要耗费大量的空间，处理不当还会造成环境污染。将文档电子化，可以节省大量的空间，查阅起来也更加的方便。此外，文档电子化也能够提升办公效率，工作人员可以在网络上进行资源传递与共享，只需一台电脑就可以搞定所有的流程，省略了传统的查找、借阅、复印打印等一系列步骤，使公司的管理更加规范。档案管理信息一体化可以有效提高管理效率，工作人员利用计算机进行信息传递与共享，一方面确保了原件的安全性，另一方面也确保了历史文件的安全性。实现了对网络资源的有效利用。

（三）降低企业的运营成本。传统的纸质档案管理需要耗费大量的纸张，提高了企业的管理成本，此外，纸质文件的传递也很复杂，需要由工作人员亲自将文件送达指定地點，遇到交通堵塞的特殊情况时，还会影响到工作效率，为企业的正常运作带来影响。利用信息一体化技术进行档案管理，可以有效改善这些问题，信息以数据的形式被存储到计算机中，工作人员只需要登录账号就可以进入到系统中，对文件进行打包传输等，信息在几秒内就会到达指定的账户信箱，不仅节省了运输与管理成本，还提升了企业整体的运作效率。此外，信息一体化支持的档案管理模式更加灵活，企业可根据自己的需求，自行设计系统模块，增删模块功能等，实现对企业档案的安全管理。管理人员不断总结经验，每隔一段时间就对系统进行一次优化升级，使档案的信息服务功能性更加显著。与此同时，信息一体化还可以有效解决传统档案管理中的文档分离情况，实现对数据的集中管理，帮助企业建立起独立的信息档案管理体系。档案作为一种信息资源，是企业无形资产的重要组成部分，它能够直接反映出企业的经营与发展情况，企业采取这种信息一体化的管理方法，可以有效提升档案管理效率，防止数据重复录入等问题的发生，为企业日后的经营与规划活动提供良好的基础。

二、新时期做好档案信息一体化管理工作的措施

（一）思想上重视创新。大型国企想要做好档案管理工作，就要不断转换思想，加大对档案信息化管理的重视力度。对于管理者来说，做好档案管理工作能够提高企业的资源利用效率，因此，企业应当将档案管理提升到战略化高度，采取专门的管理措施，注重对现代科学技术的有效利用，从而确保档案管理工作的有效性，为企业的经营与发展提供良好的环境。

（二）对档案管理的流程进行改进。国有企业应当从规范化的角度对档案进行管理，安排专门的管理人员，并科学调整管理流程，使档案管理工作得到更好的保障。档案管理部门应当与其他部门建立起良好的合作关系，引导各部门加大对档案的重视力度，使用科学与安全的方法进行信息数据的传递与共享。与此同时，还应当严格规定档案收录制度，统一档案记录的格式等，为日后的管理工作提供更大的便利条件。

（三）推进档案管理工作的信息化建设。在信息化时代背景下，国有企业应当加大对信息化档案管理的重视力度，构建完善的网上管理系统，注重对信息一体化技术的应用，结合企业实际运营情况，合理制定档案管理方案。企业管理者也应当加强对档案管理信息一体化的宣传，使企业的员工对新时代背景下的档案管理工作有更加深入的了解，并积极的参与到系统维护与管理工作当中。管理者应当注重对管理人员的培训，积极落实培训计划，提升相关管理人员的专业管理水平，使档案管理人员能够保持更好的工作状态，更好地承担起档案管理的责任与义务。

三、结语

档案管理在大型国有企业的运行过程中扮演着十分重要的角色，对此，国有企业应当注重对管理方法的科学运用，积极探索当前管理制度中存在的不足，并及时加以改进，通过信息一体化实现对企业档案的科学化管理，从而不断增强企业的信息控制力与竞争力。

【参考文献】

[1]滕丽.关于我国国有企业档案管理的现实审视与解决路径探究[J].办公室业务，2017（23）：67-68.

[2]甘静.新时期如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].办公室业务，2017（23）：113.