企业照片档案归档与整理

摘 要：随着我国科技的发展，数码相机开始普遍使用，也使得企业的照片档案大量的产生。要做好企业照片档案规范的管理，从而为企业的发展以及建设作出贡献。照片档案有效的管理一直都是档案工作者需要去解决的问题。本文将对企业照片档案管理目前的开展情况进行分析，并提出一些适当的建议与措施。

关键词：照片档案；归档；整理

企业照片档案是档案管理中的一个重要类别，照片档案主要是指社会组织、个人以及国家机关在社会活动中以图像形成的文件，将静止摄影影像作为主要表现形式的、有保持价值的历史记录。在企业档案管理中照片管理起着很重要的作用，它主要体现出企业在发展经营当中的各项活动记录。作为专项档案，应加强其收集、整理、保管以及提供利用等各环节工作。

1 企业照片档案归档与整理的现状

1.1 照片档案归档的不及时

企业档案管理部门总是只重视文档以及科技相关的档案管理，而忽略了企业照片档案的管理。摄影人员在进行照片档案归档的时候，普遍都存在着一些误区，其认为企业的公务活动所形成的照片是不需要进行归档的，同时还认为谁拍的照片就归谁管理，这种照片后期的保存与处理都属于个人行为，并不清楚照片档案也是档案管理中重要的一个环节，从而导致很多的照片档案长期存留在部门内部或者是个人当中。但是由于照片档案管理有着特殊的归档以及保存的要求，由于档案管理人员照片归档的不及时，造成企业造成照片档案的损坏或者流失。并且久而久之，就连摄影人员也难以记得当时这些照片所反映的现实情况，最终使得部分重要的照片失去了保存利用的价值。

1.2 照片档案收集有难度

以前，企业的重要活动所产生的照片，一般都是由宣传部进行拍照，照片收集的对象也是比较具体和集中的。但随着数码科技的发展，企业的员工都可以运用数码相机对企业的一些重要商务活动进行拍照，从而造成了企业照片档案的收集范围有着很大的难度。此外，由于数码照片是以数码文件的形式保存在手机或者储存卡内，再由摄影人员转存在计算机当中，档案管理人员在收集照片的时候，要对其质量以及真实性进行鉴定，这也无形中加大了管理人员照片档案收集的难度。

1.3 照片档案保管有困难

由于照片档案对保存环境的要求是很高的，因此，企业需要专门的照片管理专业的储物柜以及档案管理工具。但是很多的企业对于照片档案管理不是很重视，没有配备专门的照片档案管理库房，而是将照片档案与一般的文书档案保存在一起，从而造成很多照片褪色、变黄等情况发生。严重影响了照片档案的保存寿命。

2 加强企业照片档案归档与整理的措施

2.1 加强宣传，建立制度

企业需要根据自身的情况，建立完善照片档案管理的相关制度，并且对照片的保管、收集、利用以及整理做出详细的规定，并且将其放入档案管理人员责任制度的考核当中，使照片档案管理工作有章可循、有法可依，为照片档案管理提供有力的保障。同时，照片档案管理是对企业各项发展历史活动的记忆，档案管理部门可以通过举办图片展览、制作宣传画册等各种方法，宣全照片档案管理工作的重要性，提高员工以及领导层对照片档案的重视，并且争取领导的支持和帮助，营造良好的档案管理工作氛围。

2.2 规范管理，建立标准

首先，企业需要及时掌握各种重要活动的相关信息，对于企业重要的各类活动所形成的照片，需要及时跟相关管理部门进行沟通，并且还要抓住重点进行收集照片，积极做好照片收集的及时性工作。其次，照片档案管理人员需要做好照片的识别与鉴定工作，去判断照片是否需要修改或者添加等后期照片编辑的处理工作，还需要确保照片档案符合当时的情况。此外，还需要对照片档案进行筛选，将一些图像不清晰或者角度不好的照片剔除掉，保留可以反映各种活动事件的全貌或者一些经典细节的图像，在保证照片质量的同时还需要对照片的数量进行有效控制。最后，要加强照片档案管理的整理工作。传统的纸质照片，仍然需要按照《照片档案管理规范》对照片档案进行管理，也就是按照保管的期限、年度、问题等进行分类，并且跨年度并且不可以分开的一些照片，同样也需要按照保管的期限、问题以及年度进行分类；在分类方案的最开始的一级类别当中，需要根据问题与时间以及重要程度对照片进行排列；最后还需要编制照片的编号、底片的编号、并进行文字说明以及填写卷内的目录、备考表等。数码照片的分类则主要是对照片进行编号整理，同时也可以运用传统纸质照片的管理方法，按照年度为基础建立文件夹，并且在文件夹内设立多个子文件夹。将同一年内同一活动的数码照片集中整理在一起，放入相应的主题子文件夹中，并从数码照片文件夹中重命名，阿拉伯数字系统序列号。数码照片，根据所拍摄的照片，包括数码照片，填写相应的文件号。

2.3 改善保管条件，强化档案利用

首先，企业需要建立标准的照片档案储存库房，并且还需要配置专门的照片档案管理用具，档案管理人员还需要对照片档案进行例行检查或者不定期的检查工作，一旦发现问题，需要及时进行解决与处理，从而确保照片档案的安全，并且使得照片档案的寿命得到延长。其次，需要通过各种方法对照片档案的最新目录进行公布，让需要利用照片的人清楚了解到照片档案的进本内容，还可以利用互联网科技技术，使得档案管理超越为了使档案利用超越时空的限制，真正实现档案利用的群体化和资源共享，最大限度地发挥档案馆的作用。最后，企业需要选择一些具有代表性质的照片档案，进行图片组织展览或者编辑专题的宣传册进行宣传企业的文化，并且树立企业良好的形象，在社会和经济效益当中谋求良好的效益。

2.4 运用科学技术，满足需求

为了满足企业的需要，需要借助先进的科学技术作为档案管理的辅助工具。随着科学技术的飞速发展，为企业档案管理事业的发展做出贡献，照片档案管理部门可以使用多媒体技术、计算机技术对相关文件信息的自动存储和检索，以及地图、文字、声音、图像和档案的收集和利用的生动形式，使人们在处理和使用各种文件信息更方便；同时，网络技术的广泛应用，远程电子档案信息传输穿越时间和空间，可以使档案信息资源得到充分共享，能够满足最大文件信息的需求使用创造了条件。

总而言之，随着当今社会全球信息化时代的演变，档案管理工作人员必须以服务为主要线路，为实现档案管理服务工作創造有利的价值，并且充分发挥照片档案管理的服务功能，使档案档案为人们认识、为人民服务，让档案工作得到认可，为社会提供支持。

参考文献

[1]麻丽.浅议如何加强照片档案的收集工作[J].中国管理信息化，2016（07）.

[2]薛晓军.建好照片档案促进文化传承[J].档案与建设，2016（02）.

[3]张乔兰.照片档案管理中存在的问题和对策建议[J].陕西档案，2017（01）.

作者简介

曾群（1982-），女，汉族，湖南人，本科，研究方向：文书档案、工程档案、声像档案。