煤化工企业综合档案的管理及利用探讨

李艳妮

摘 要：档案有着记录真实历史的重要作用，为我们提供了丰富的历史资料和数据，对解决遗留问题起了很大的作用。煤化工行业是个技术、资金密集型行业，随着企业的发展需要，近年来煤化工企业在档案管理方面取得了一定进步，但是受到其他管理因素的影响，企业综合档案的管理和利用还与企业发展存在着一定的差距。[1]本文旨在探讨分析煤化工建设项目档案创新的特点，针对企业综合档案管理及利用档案建设中存在的问题以及如何加强煤化企业综合档案管理及利用提出有效性策略，促进煤化工企业综合档案的管理及利用。

关键词：煤化工；综合档案；管理利用；策略研究

随着经济的不断增长和市场发展，社会竞争压力加大。综合档案的管理及利用是我国企业可持续发展的重要性依据和保障。由于企业是我国国民经济建设的重要支撑，关系着国民民生保障的方方面面，所以必须重视和利用起来。我国企业综合档案的管理及利用在时代的变迁中不断发展壮大，因为现代信息化正在向数字化、智能化的方向飞跃发展，单一的纸质档案已经无法满足信息化时代的要求，而更多发展起来的电子档案使企业综合档案信息化管理体系逐步得到补充和完善。面对目前的形势，企业综合档案部门必须继续向前推行，能促使企业对综合档案进行充分挖掘和创造，合理保障综合档案管理工作的稳定开展。

1 煤化工建设项目档案创新的特点

企业综合档案管理建设在社会发展中起着不可或缺的作用，它对社会市场的发展有着重要意义。随着信息化时代的来临，煤化工建设项目档案在发展模式上也做出了相应的创新。数字化、无纸化管理都为现代化的企业发展提供了新思路，在信息化发展中实现了档案信息与用户的无距离交流，实现了档案信息的共享利用。这种重要性的表现具体体现在两方面：

1.1 档案管理工作更加便捷

现代信息化正在向数字化、智能化的方向飞跃发展，单一的纸质档案已经无法满足信息化时代的要求。纸质档案会随着时间的发展变得难以保存甚至难以辨认笔迹，对后来的查阅和使用都带来了不必要的麻烦。而改为电子档案后，档案更容易储存，不易丢失而且更易查阅。

1.2 查找档案更加容易

传统纸质档案里，如果想要在查找资料时筛选更多的信息需要浪费很多的精力和时间。但是将综合档案管理之后，可以轻易的从大量复杂的文件中找到自己想要的资料，极大地节省了时间，提高了企业工作效率，实现了档案信息远程化传播，促进了企业的有效健康发展。

1.3 档案更加透明化

档案在进行了管理信息化后更加透明，企业的领导和员工都可以对公开档案进行查阅，而不是像以前那样去档案室“翻箱倒柜”。这样可以使员工参与到企业的发展中，同时企业也可以接受员工的监督，调动了员工工作的积极性和主动性。

2 煤化工企业综合档案管理中存在的问题

2.1 传统的管理方法落后

纸质档案存在不完善、管理设备落后、档案利用率低等问题，给企业综合档案管理带来了一定的麻烦。一方面是档案管理电子信息系统的不完善。目前有一些企业综合档案管理及利用部门在信息开发时，由于对信息的了解程度不够，只能用手工录入的方式来完成对数据的采集，没有办法全方位的满足档案管理的需要，没有系统的分析企业信息化管理未来的趋势，造成信息缺失影响员工工作效率。

2.2 对企业综合档案管理的信息化建设不够重视

随着社会经济和科学技术的快速发展，企业综合档案管理及利用中的信息化研究也越来越深入，不断形成了新的发展趋势但是企业部门对档案管理信息化采取忽视的态度，没有认识到信息化管理的重要性。并且我国对企业综合档案信息资源管理的经验不足，建设程度与实际情况不匹配，造成资源浪费和信息流失。

2.3 软硬件系统设施不完善

目前有些企业缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高业绩上而忽略了软硬件设备的不完善问题，没有配套的软硬件设备就无法满足企业中大量的档案信息管理需求。企业综合档案管理及利用部门的电子化设备还比较落后，没有及时更新发展观念和方法，导致信息数据都比较陈旧，企业综合档案管理及利用没有办法及时的传递信息，传统的人力管理方式也难以满足大量的需求，因而影响到工作的效率。

3 加强煤化企业综合档案管理及利用的措施

现阶段，信息化建设在全社会各行业领域中迅速铺开，该项工作的执行状况是否良好将直接关系到企业相关部门或是组织机构的服务质量以及管理能效。综合档案管理是组织单位准确了解和掌握单位内部人事、财务、员工等情况的重要基础，同时，档案管理工作的持续进行也是便于相关部门查阅、调取信息的关键渠道。对于企业综合档案管理及利用而言，若想要利用现代化的技术手段来完善管理，就必须深入了解信息化技术的特性，基于信息化技术的企业综合档案管理工作在执行过程，企业需要更加注重信息的安全性、保密性以及信息流转、存储环节的科学性等。因此企业要在适应社会发展需求，遵循社会发展规律、转变传统的信息管理观念、建立健全信息化的企业档案管理制度和创新企业档案信息资源管理方式，拓宽人才队伍培养途径四个方面对档案管理工作发挥作用。

3.1 适应社会发展需求，遵循社会发展规律

煤化工企业综合档案的管理及利用工作的开展应当符合社会的发展情况。相关部门应该时刻把握群众需要的走向，多方面考虑未来煤化工企业综合档案管理的规划，使煤化工管理体制与社会管理标准接轨，不断提高档案管理的透明化和有效性。保障人民群众的基本权益，保障相关部门稳定有序的开展动态管理工作。

3.2 转变传统的档案管理观念

目前煤化工企业相关部门采取的综合档案管理都存在一定的缺陷，起因就是相关部门的管理观念陈旧。管理部门必须转变管理档案人员的传统观念，着重发展信息化建设管理。利用信息化对档案进行归纳和总结，以充分调动积极主动参加工作。

3.3 建立健煤化工企业综合档案管理制度

煤化工企业综合档案管理是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系统管理模式对其进行有效指导，造成现在很多地区企业单位综合档案管理建设进度缓慢。所以煤化工企业应当结合有关实际情况，建立健全综合档案的发展模式，促进煤化工企业档案管理工作效率的提升。

3.4 创新企业综合档案管理方式，拓宽人才队伍培养途径

煤化工企业综合档案的管理和利用可推进相关部门的工作创新，增強基层组织工作活力。加强综合档案的信息化是我国煤化工企业可持续发展的重要性依据和保障，主要责任是对新时期企业档案进行组织和管理工作，也是相关部门对党建发展，人才队伍建设培养的重要活动载体。新时期的企业综合档案信息化可以围绕人才队伍建设培养，不断创新企业的管理机制，开展形式多样、内容丰富的人员活动，加强综合档案信息的专业性和先进性。

4 结语

当前我国煤化工企业的综合档案管理工作还存在着很多问题，工作的模式需要不断地创新和改进，现代信息技术的快速发展要求煤化工企业在综合档案管理工作上做出改变，同时煤化工企业的档案管理信息化就要求我们必须具有新时代的管理经验，以现代化的措施使企业更好的向前发展。当前最主要的工作就是煤化工企业综合档案的管理和利用，因此加强煤化工企业的信息化建设是目前综合档案发展的必然趋势。只有这样，信息化的进程才能顺利，人民群众的利益才能得到相应的保障，事业单位更好的为人民群众和社会服务，构建和谐稳定的环境。

参考文献

[1]张彩彩.加强煤化工企业档案管理工作浅析[J].经营管理者，2014（19）：257-257.