浅谈大数据时代中职学校档案信息化建设的路径

摘 要：伴随着信息化技术的不断发展，云计算模式在档案管理中的应用变得越来越广泛，对中职院校传统档案信息管理造成了巨大的挑战，在此催动下中职学校的信息化管理的发展脚步越来越快。本文主要针对以大数据时代为背景研究了中职学校在档案信息化建设领域的路径，希望可以为中职学校档案信息化建设提供参考意见。

关键词：大数据时代；中职学校；档案建设；信息化

目前，互联网技术的发展十分的迅速，并且计算机技术也得到了广泛的应用，因此为中职学校的信息化管理模式提供了技术支持，为中职学校大量的教学档案提供了载体，纸质化档案迅速被电子化档案所代替。在大数据时代的背景之下，建立健全数字化校园理念逐渐受到广泛的重视，因此如何做到在大数据时代背景之下更好的進行中职学校档案信息化建设是当前中职学校需要重点思考的问题。

1 大数据时代中职学校档案信息化建设的必要性

在大数据时代背景之下进行中职学校档案信息化建设是必然要求，并且伴随着近几年来教育改革的不断进行，现代信息化技术逐渐融入到教学中去，如此便使得目前在中职学校中需要处理的信息量是非常庞大的，同时对教育形式的改革也提出了更高的要求，教务系统软件在学校中也得到了广泛的应用。因为在学校中教学档案信息是非常庞大的，所以说对这些档案进行采集和处理的时候对于多媒体水平以及信息技术都提出了更高的要求，在这样的条件之下如何做到高效的处理档案信息数据是需要重点考虑的问题，同时也是实现校园信息化建设的必要条件。在大数据时代到来之后，信息技术在各个领域都得到了广泛的应用，对于中职学校来说对信息化技术的应用应该有更高的要求，在此基础之上实现电子档案标准化的充分利用，只有如此才能够保证中职学校档案信息化建设更加的科学、合理、高效，这是对档案的价值全面展示的需求。在中职学校中档案信息资源的价值是非常大的，通过现代化信息处理模式将所有的信息数字化建立学校专属的信息资源库，并且通过网络搜索功能可以迅速找到所需要的档案资源，大大节省了翻找实体档案的时间，并且操作过程也大大的简化，不再繁琐。

2 大数据时代中职学校档案信息化建设技术层面路径分析

1）防火墙保障。大数据时代的到来我们需要面对错综复杂的信息，每时每刻都在系统之中，所以说有效的防火墙设置可以在一定程度上规避风险。当前在中职学校所采用的设备通常是模块化路由交换设备，因此在进行防火墙的设置的时候可以直接进行，对于相关部门来说防火墙的设置应该给予高度的重视，同时对于控制要求也要及时的向网络信息中心提出。同时在各个设备终端以及服务器也应该设置相应的防火墙软件，访问限制策略也要做到严格的限制。

2）制定信息网络系统访问策略。在进行网络信息系统访问策略的制定于完善过程中一定要做到充分的结合实际情况，在划分子网之后对子网进行网络控制。同时为了防止在进行十字花采集处理的过程之中出现文件流失的情况发生，需要对子网划分进行进一步的处理，保证数字化加工处理设备可以在同一子网中，隔离策略也需要重新

设定。

3）数据层安全策略。在进行数据库管理的时候可以采用最小权限管理策略，同时在该过程进行的时候需要对数据库的访问进行加密，并且对所有的数据都进行自动备份处理，让计算机网络信息可以得到更加安全的保障。当前在学校中所使用的IP地址是固定的，所以在进行操作的时候不仅需要通过管理系统对档案管理人员的访问进行授权，同时对于其所访问的IP也应该做到有效的控制。

4）办公自动化系统于档案管理系统的技术对接。办公自动化系统和档案管理系统之间的联系是十分密切的，两者之间的档案信息资源在很大程度上可以进行整合，推动了档案一体化进程的加快。在进行两者之间的对接的时候应该着手全局进行工作，在进行资源划分的时候相关领域资源在一个管理体系中，并对每一个管理体系都配套完善的工作制度和方法。如此在很大程度上改善了文件管理和档案管理之间的对立关系，大大提高了工作效率，减少了无用功。并且实现两个系统的有效对接也可以更方便进行系统优化控制平台的建设，最大程度上对电子文件的真实性以及完整性做出了保证。

5）信息检索技术。在大数据时代背景之下使用传统的信息检索工具已经无法满足当前资源开发和利用的要求，因此研究如何更好的做好高效的完成档案管理工作有效的信息检索工具是必不可少的，也是目前重点研究内容之一。在进行信息检索工具的研究中需要秉持的两个原则就是一方面要做到全面、准确、快捷，而另一方面要做到有效控制成本、方便操作。目前在计算机领域中比较常见的信息检索技术有布尔检索、词位检索、限定检索等，在进行具体应用的时候应该分析学校的档案管理的实际情况以及特点来决定采用何种方式进行。

6）数字档案的信息安全。在进行档案资源的开发利用的时候确保数字档案信息的安全是非常重要的，当前在中职学校中在进行数字档案接收的时候主要采取的方式有两种，一种是通过存储介质，而另一个是通过档案网络管理系统进行移交，所以说在进行管理的时候应该做到进行两套备份，保证物理安全的同时也要保证内容的安全。

3 大数据时代中职学校信息化建设管理层面路径分析

1）档案标准化管理。确定标准化管理模式，在中职学校的业务工作发展过程中可以实现统一协调，这也是目前在进行档案管理的时候需要重点完成的任务，实际上和普通高校相比较而言，中职学校在信息化管理方面起步比较晚，直到近几年才初步取得应用效果，因此在大数据时代到来之前需要将中职学校信息化管理实现更加的标准化、规范化，并且对档案管理标准化工作做好相关宣传和培训，巩固信息化建设的成果，保证档案信息化建设可以顺利进行。

2）档案管理硬件的物质保障。大数据时代背景之下我们所需要面对的信息越来越多，对整个信息领域造成了极大的冲击，中职学校在这种背景之下更加需要完善的物质保障来确保档案信息管理的顺利进行。和普通高校相比，中职学校的信息化发展虽然相对比较落后，但是配套设施的发展是比较完全的，为信息档案工作提供了必要的设备支持，实现了信息化建设的基本要求，但是在未来发展中还是需要高度的重视。

3）档案人员的素质层面。在中职学校中档案管理工作部门通常被认作为教学辅助部门，所以说在中职学校中和教师以及其他的行政管理方面的工作人员相比较，从事档案管理的工作人员的职业声望没有很强，因此职业荣辱感也没有很好的建立，在中职学校中比较容易被忽视，所以说在信息档案建设中为了保证该工作的顺利进行，档案队伍稳定、工作效率能够大幅提升在管理机制上应该做出相应的调整，提升相关工作人员的职业声望以及职业成就感，这对档案信息管理有着极大的促进作用。

4 总结

综上所述，在大数据时代中职学校进行信息化档案建设是一项非常有意义的事业，所以我们应该给与足够的重视。当前在中职学校中档案信息化建设已经初步取得成果，但是仍然存在诸多问题需要改进，所以在未来的发展过程中做好相关管理工作，高效利用现代科技，充分挖掘档案资源的价值，让中职学校的档案资源信息层面得以更好的提升。

参考文献

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[2]陈勇.浅析高职院校大数据时代背景下的档案信息化建设[J].东方教育，2015（10）.

[3]娄翠英.大数据时代背景下的高职院校档案信息资源建设与共享[J].才智，2016（21）.

作者简介

陈伟珊（1974-），女，广东省潮州市，本科，档案专业馆员，广东省潮州市高级技工学校。