信息化背景下档案管理改革初探

李红艳

摘 要：随着信息技术的飞速发展，信息技术的阴影渗透到社会生活的各个领域，极大地改变了人们的生活方式。档案管理作为政府、企业和其他社会部门的重要组成部分，在传统管理方式下存在着安全性低、档案检索效率低、检索时间长等诸多问题，迫切需要加快信息技术的引进步伐，改革原有的档案管理方式，以更好地适应社会发展的需要。只有不断吸收引进新的技术方法，不断进行改革，才能在一定程度上提高档案管理的效率、缩短查找时间和提升安全性等，进而使各种资源和资料能够得到合理利用。

关键词：信息化背景；档案管理；改革；初探

档案管理作为企业管理的重要组成部分，直接影响着企业生产经营的各个方面。随着信息技术的日益普及，传统的企业档案管理方式已经不能适应新时期快速变化的工作需求。档案管理人员和相关人员需要充分了解各种有效的资源，不断探索新的信息管理方式，从而对企业的发展起到很好的促进作用。

1 信息化背景下档案管理改革的基本原则

1.1 信息化原则

为了建立现代管理体系，我们必须重视档案管理的信息化建设。随着现代信息技术的发展，互联网、大数据技术和传统的文件管理工作已经深入整合，大大提高了文件管理的效率和准确性。在发展档案管理的过程中，我们应该采用更加现代化的管理模式，档案管理人员应该不断调整思维，优化工作制度和方法，注意利用信息技术手段，不断提高工作效率，提高档案管理的综合效率，促进档案管理的不断升级。

1.2 效率性原则

档案管理工作要服务中心工作，在档案信息化管理实践中，要不断探索优化工作流程，升级工作方法，提升档案管理效率，保证档案的保管与运转，进而提高综合工作效率。在档案管理实践中，提升信息化建设效率需要从多方面入手，既要优化管理体系和管理流程，同时也要升级管理手段，采取现代化档案管理模式，满足档案工作基本需求。

1.3 安全性原则

在信息化背景下开展档案管理工作，必须坚持安全性原则，将档案管理安全作为首要目标。在档案管理实践中，容易产生管理风险，对此，构建档案管理信息化体系，要秉持安全原则，注重减少管理漏洞，保障档案的安全性，为全局工作的顺利推进提供有力的支撑与保障，助力的科学化、高效化发展，提升档案综合管理效能。

2 企业档案信息化的发展现状

2.1 档案管理的整理服务水平不高

目前，部分企业在高科技的冲击下，开始将先进的计算机系统引入，借助它完成相关的工作，进行档案的管理和收藏工作。但因为受制于企业的资金，开始逐渐暴露出企业资源设备落后的问题。工作资源仅仅能简单地加工和处理档案信息，使档案管理的整体服务水平不高，无法跟上时代发展的步伐。

2.2 有待于进一步提升档案工作人员的综合素质

坚持以人为本是开展信息化工作的前提。企业档案管理人员的综合素质水平与信息化服务质量密切相关。然而，目前，许多企业仍然缺乏强大的文件管理团队，并且拥有计算机网络技术和文件开发的专业知识。正是由于劳动力不均衡，相关服务项目的顺利发展受到阻碍，包括市场研究、信息分析、网络搜索和信息咨询，信息开发服务的质量也受到影响。

2.3 过于陈旧的信息开发观念

作为企业信息资源的管理中心，传统意义上的企业档案部门，主要工作是对企业各类重要资源的存储。但在信息化的社会背景下，档案信息开发借助于互联网的联通，逐渐向多元化发展。为此，需要企业及时转变信息开发观念，对新型信息管理系统进行构建，与时代发展的需求更好地适应。

3 信息化背景下档案管理改革路径分析

信息技术深深影响着人们的生活方式，档案管理改革在信息化大背景下显得更为迫切，积极探索适宜的档案管理改革路径是当前档案管理者和相关学者比较重视的问题。笔者根据相关的调查研究，认为可以从以下四个方面进行探究。

3.1 制定档案管理的具体工作标准

信息技术在最初应用于文件管理时将面临许多问题，主要是因为没有建立统一的工作标准。在当前的档案管理中，各单位应明确自身的实际情况，了解信息档案管理的方式，建立健全组织体系，制定档案管理的具体标准，明確相应的职责。加快建立数字档案管理，提高档案管理效率，确保档案管理安全。积极促进档案管理的自动化管理，在档案管理的过程中节约人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根据各个职能进行档案管理工作细化，明确具体职责更好保障管理效果。

3.2 转变档案管理的工作态度

档案管理是各单位的主要工作内容。在处理相应的档案过程中，我们应该加快档案管理工作态度的转变，树立正确的档案管理观念。在现实生活中，各部门应该改变对文件管理的态度，高级领导应该重视培训和指导文件管理人员，建立信息化的文件管理系统，解决传统文件管理的不足。

3.3 结合传统档案管理的优势，提升信息化档案管理的技巧

在档案管理中，利用信息技术的优势可以更好地满足人们对档案管理的要求。然而，由于一些限制，基于信息的档案管理不能取代传统的档案管理。有必要合理利用传统档案管理的优势，结合现代信息技术，提高档案管理的技能。例如，一些涉及机密的重要会议材料不能以数字方式存储，以防止黑客攻击它们。使用传统纸质材料可以更好地保证它们的安全性。因此，在档案管理上，要充分利用传统的档案管理的优势，积极吸收现代信息化技术，提升档案管理的技巧。

3.4 提高档案管理人员的工作素质

没有工作人员的努力，什么也做不了。因此，在档案管理中，特定的档案管理人员需要随时协调。在信息技术背景下，档案管理改革需要提高档案管理人员的素质。作为一项高科技技术，信息技术要求所有人员学习相应的信息技术，包括输入数据、搜索和分析数据，以提高工作质量。其次，必须加强工作责任感。一些文件和材料需要相应地保密。因此，员工应该加强工作责任感。最后，要正确对待档案管理这个工作，树立正确的工作意识。

3.5 提升档案工作者的信息技术应用水平

随着科学研究的加速发展，新技术正在出现。为了适应社会发展的需要，有必要不断提高档案工作者的信息技术应用水平。这不仅要求档案工作者掌握必要的档案科学专业知识，还要求他们具备一定的计算机应用技术、信息管理技术和其他信息技术专业知识。特别是，一些电子文档的整理要求档案工作者不仅要有一定的数据库管理知识，还要掌握特定计算机操作的应用技术。因此，不断提高档案工作从业人员的数字信息采集、数据库管理、计算机操作等水平，使档案管理者成为不仅具备档案专业知识，而且精通信息技术应用的高素质人才，是不断适应社会发展的需要，使档案工作实现健康有序发展的必由之路。

4 结束语

综上所述，随着现代档案管理工作的发展，信息化建设工作的重要性不断凸显，对于提升档案管理效率、保障档案安全都具有积极意义。在开展档案管理信息化建设过程中，要找准工作节点，不断优化工作体系和流程，及时发现问题并解决问题，提升档案管理综合水平。

参考文献

[1]张莉.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].现代信息技术，2017（09）.

[2]范丽莉.探析信息化背景下传统档案管理工作的改革[J].办公室业务，2017（08）.

[3]李晓辉.信息化背景下档案管理改革初探[J].信息记录材料，2018（01）.