信息数字化时代档案管理人员核心能力探究

师维

摘 要：档案管理是进入数字时代信息技术知识管理不可缺少的一环。在信息数字化时代，信息数据的几何倍数增长，信息技术在全方位影响人们生活的各个方面。档案本质上是一种信息的留存手段，在信息数字化的今天，已经突破了传统的概念。档案的价值在医院管理中逐渐得到关注与重视，档案数字化推动了医院管理效率的上升。本文试图通过分析目前档案管理人员的核心职业能力，探究档案管理人员的教育与训练，提升工作绩效，提出可供参考的建议。

关键词：档案管理、核心能力、教育

传统的档案管理，是有实物的档案，并且定义的“档案”相对单一。数字化时代，任何信息都有可能成为档案，并且长久保存。以本人所在的广西医科大学第一附属医院为例，随着医疗人数的不断攀升，医疗设备的更新，疑难杂症疾病的上升，医院数字化办公的推进，每天均产生海量的数字化信息。这些信息无论是对于社会还是医院，都具有重要的开发价值和利用价值，最终成为医疗卫生系统的重要资源。面对海量信息，社会对医院的档案管理要求越来越高，标准化、科学化的管理，才是档案管理可持续发展的道路。

1 信息数字化带来的变化

1.1 数字化档案的目的

伴随着以电脑作为媒介传播，电子化有助于增加相关信息的公开性与关联性，提高所在单位的服务效率的同时减少成本支出，并最终实现向公众的开放。在需要大型诊疗设备的医疗机构，传统的实物档案存储模式已经无法适应现代医疗的需求。科技的进步，使得成倍增长的数据普遍采用数字化的方式存储。信息数字化，最终目的是可以让有需要的人员在任何时间、任何地点，提供任何人所需要的服务。

1.2 大数据的特性

在過去，资料有限的情况下，受制于高成本，难以掌握全体资料，科技的进步，数据的收集随手可得。因此，大数据具有了大数量的特性。但是这个“量”并不是数量的无限扩大，而是在于资料的尽可能完整。在大数量的特性下，还具有速度快和多样化的特性。成本大幅度降低，可以更快速的收集、处理、利用数据，让效率大幅度提高。

1.3 数字化对档案管理的影响

数字化减少了档案管理的人力需求：在档案数字化以后，只要使用者经过授权，便可以使用网络连接到所在的档案资料室，可以自主查询、浏览，甚至直接复制留存档案的所有资料，减少档案管理人员的工作量。数字化可以改变档案存储的空间分配：数字化之后，除非具有极其重要价值的实物、实体需要保存，大部分的档案不再需要实体保存，而是转换成数字化，借由网络和所开发的程序进行查询，保存所需要的实体空间大幅度减少。数字化可以减少对重要实体档案的损耗：采用数字化之后，原始资料可以得到更好的保存，而数字化后的影响可以随时提供给使用者查询，甚至复制，非必要情况下，不需要翻阅原件，使得档案的损耗降到最低。

2 档案管理人员的核心能力

2.1 档案管理的综合规划

综合规划能力是档案管理人员应当具有的宏观能力。作为从事档案工作的人员，在从事档案工作之前，就必须了解所在档案管理部门的管理制度、政策和发展计划。每一个单位的档案管理都有属于所在单位的情况。作为档案管理人员，必须把自己的个人规划同所在单位的长远综合规划融合，才能有利于个人的职业发展。

2.2 档案的收集整理

档案的收集整理能力是档案管理人员需要掌握的核心能力。在档案管理工作中，每天都会产生新的数据以及资料，档案收集并且归类，就成为档案管理人员必须具备的能力。在此基础上，依据分类体系进行分类编排以及做好标记。在档案收集过程中，还会出现随着档案保存年份的久远，需要对档案定期进行重新鉴定，根据其价值或是档案保存年限的要求，做到老旧档案的重新规划与撤销工作。

2.3 档案的维护能力

档案在长期保存的过程当中，随着档案管理程序的升级，不同档案对保存条件的不同，档案保存条件的变化，需要对档案进行定期的检查，以确保现存的档案保存完整。在遇到档案保存过程中因为环境变化造成档案的缺失，需要及时的进行档案修复。并及时查找档案缺失的原因，对档案保存环境与设施进行维护。同时，伴随着档案数字化发展的趋势，在维护的过程中，还应应用现代技术对传统档案进行电子复制（备份），以方便未来开发高效的电子查询系统时提供充足的电子档案查询资料。

2.4 档案的服务能力

现代的档案管理，不仅仅只是保存的单一功能，更多的还增添了服务的能力。档案管理应当转换思路，定期对非机密的、可公开的资料进行数据的更新，并做好查询目录，以方便普通民众有需要的时候进行查询和复制。有能力的单位还可以研发自己的查询系统，对档案的使用者进行研究，甚至可以做到提供查询档案的大数据咨询服务功能。盈利机构的非机密档案甚至可以公开作为营销推广，利用自身所有的档案产生利润。

3 档案管理人员面临的问题

3.1 核心能力包含全方位但无法全覆盖

档案管理人员的核心能力：档案管理的综合规划、档案的收集整理、档案的维护、档案的服务这四项核心能力。这四项核心能力虽然包含了全方位的要求，但是在实际操作过程当中，体现的能力是不均衡的。例如在一些政府服务机构的档案管理人员，更多的是从事档案的收集整理工作。在档案服务部分，实际上占用比例也相对较少。例如在一些单位以及学校，对于档案的应用更多的是按照上级的规定，上级怎么规定就怎么做，需要查找档案，还需要特定的领导进行审批，并由指定人员进行查阅，也不会让使用档案的人员亲自到档案室进行查阅。

3.2 核心职能与大数据趋势出现落差

电子化、大数据对于档案管理人员而言，是今年随着科技发展才出现的新模式。这一模式开始冲击传统的档案管理工作，但是在许多单位，档案管理工作仍没有认识到这一点给档案管理工作带来的巨大变革。传统的档案管理工作，几乎都是使用者有需求的情况下经过申请才可以查阅档案。例如，现在的档案管理，在存放目录上，依旧采用的是传统的纸质档案的编码进行归类，但是随着电子档案的逐步产生，并且未来朝着电子化发展的趋势，纸质档案的编排方式就会逐步与电子档案产生编排上的差异。在数字化、大数据应用的当下，就会呈现出巨大的落差。就需要我们区进一步的理顺，找到管理的融合方式。

对于档案数字化之下产生的管理变化，目前很多的档案管理人员在技术上还是比较缺乏，操作系统需要借助科技公司，而非档案管理人员开发。在未来面对更多的电子档案出现的时候，如何做，怎么做，目前还没有一个很好的解决档案。

4 结束语

无论从事任何的档案管理工作，都应当具备档案管理的综合规划、档案的收集整理、档案的维护、档案的服务这四项核心能力。但是在具体的操作当中，面对不同的具有专业性质的档案，需要管理人员熟悉与之相关的专业性，才能够更好的有侧重的进行档案管理。在工作中，需要不断强化核心职能，鼓励运用先进的数字化管理方式。档案管理其实并不枯燥，了解了自己管理的档案内容，档案管理人员是可以乐于工作的，具备了管理的核心能力，同时在社会责任感、历史观以及人文素养上下功夫，档案管理人员一定能够积极投工作，增进对业务的认同感。

参考文献

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