信息化背景下文书档案管理工作研究

李勇

摘 要：近年来，随着信息化进程的不断加快，机关事业单位文书档案管理工作也在渐渐创新，创新后的文书档案管理工作，不仅优化了档案管理质量，而且还能促进机关事业单位有序运行。本文分析了文书档案在信息化背景中存在的管理问题，针对问题探究信息化背景下文书档案管理工作的创新途径。

关键词：信息化；文书档案；管理

当前世界科技飞速发展，不断的新技术应用到社会生活和社会生产之中，尤其是信息技术的应用给人们的生活带来了巨大的改变。然而，随着技术的不断进步，信息技术本身也发生革命性的转变。例如，云技术的出现，改变了以往了信息储存模式。因此，在信息技术飞速发展的社会背景之下，企事业单位在进行办公室文书档案管理工作时，该进行怎样的调整和适应，才能紧跟时代发展的步乏。本文以此为目标，对企事业单位档案管理工作进行了简要分析，并提出了相应的信息化改进意见以期可以为相关部门提供一定的帮助。

1 文书档案管理的特点

档案的管理是由文书工作产生的， 文书工作包括文件的收集、运转、承转、催办以及文件的整理、立卷、归档等等。文书工作是档案工作的前提和基础。文书工作的全过程也是档案工作的形成。而档案工作是一个单位各级党政和经济管理工作的重要内容。也是单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，是一项严密复杂的基础性工作。

2 文书档案管理信息化的优势

2.1 提高档案的查阅速度

随着近几年的互联网信息化数字时代的到来，在各个单位里面的文书档案管理工作也被升级到一个新的高度，许多的文书资料都运用电子版的形式佐以存在，然后在需要有人进行档案与资料的查阅时，只需要在局域网内进行检索关键词就好，既节省了时间，又安排好了各种档案的存放与网上即时查阅。实现了信息资源的最大化利用程度，在方便阅读的同时又提高了文书档案的阅读量。

2.2 提高档案管理的工作效率

文书档案管理工作针对一个单位里面的各方面的真实记载与反映，它从人事管理、行政管理以及财政管理等方面都是一种体现。它将各方面的管理工作中所产生的各类文档、资料、音频、影像等进行有效整合与归纳，然后再进行贴标签，把它们重新收集、整合、归档、立卷等，使得文档的管理不再那样复杂，并且同时提高其准确性。将整个档案管理的工作效率都得到提高。

3 文書档案在信息化背景中存在的管理问题

虽然信息化条件下文书档案管理取得了明显的成效，但也还存在一些问题，表现在文书档案信息化管理观念淡薄，管理流程复杂，信息化管理保密性较低等方面。

3.1 管理观念淡薄

由于文书档案是机关事业单位档案的基本组成部分，利用信息化技术管理文书档案，这不仅会提升档案管理水平，还会提高档案管理效率。但是，机关事业单位的大部分领导者在淡薄文书档案管理观念的引导下，经常出现各种工作问题，并且对于发生的工作问题不能合理解决、高效处理，进而浪费了不必要的工作时间，弱化了档案管理优势。

3.2 管理流程复杂

传统人员参与文书档案管理的现象较为常见，工作人员操作先进信息设备的过程中，由于自身专业知识不足、设备操作经验有限，进而造成对信息设备的掌握不熟练和运用率不高，工作人员只能按照传统流程进行档案管理，这不仅延长了管理时间，而且还浪费了信息设备资源，导致文书档案管理效率得不到提高，影响了机关事业单位管理的整体进程。

3.3 管理保密性较低

由于电子文本资料分类形式众多，对多样性文本资料管理的过程中，存在一定的信息泄露风险，进而降低了管理保密性。与纸质文书档案相比，这种类型的档案存在一定改动可能，并且改动的文书档案不易被发现和察觉，这在一定程度上降低了档案的真实性，如果错误档案信息被用于工作需要，那么工作质量也会大大降低，导致后续工作出现些许问题。

4 信息化背景下文书档案管理工作的优化对策

信息化给文书档案管理带来了重要的发展机遇，利用这种机遇，必须创新理念规划文书档案管理工作，创新工具强化文书档案管理，创新模式规范文书档案管理、改变工作手段，有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。

4.1 深化对文书档案管理的认识，创新信息化管理理念

思想意识对于人的行动起到非常重要的引导作用，所以说实行文书档案信息化管理是非常具有时代意义的，在一些单位中开展以互联网为依托的文书档案信息化管理，是科学管理资料文档的有效手段，它将各类重要档案进行电子化管理，运用网络的迅捷与先进的方式优化各种信息资源，深化对文书档案管理的认识，充分认识到现代文书档案管理的重要性，坚持创新信息化管理理念，转变传统的文书档案管理思想，利用新型创新信息化管理文书档案的科学手段进行优化各种资源，实现合理简化各种文书、档案资源的分类与整理，逐步将文书与档案管理推进数字化与信息化的轨道上面。

4.2 搭建科学信息管理平台，实现文书档案管理资源共享

努力搭建科学的信息管理平台，以实现文书与档案管理的资源共享。档案管理的最终目的是为了达成各种资源信息的共享与有效利用。针对原始资源与信息进行合理的简化与收集，然后运用信息化管理平台进行科学的使用与阅览。把各类信息进行数字化处理在整合在一起，运用多元媒体来收藏与呈现出来，在“收、存、管、用”等方面进行科学管理，通过文件管理、预归档管理、档案管理（涵盖了档案业务中的建立文档库、数据录入、信息采集、移交归档、实物借阅、在线借阅与库房管理等基本档案管理技能）为大家的及时阅取都提供了大大的便利。

4.3 成立高素质管理队伍

文书档案管理者是确保管理工作有序进行的主体，为了实现文书档案的信息化，有必要成立高素质管理队伍，在这一队伍的带动下，提高文书档案工作的准确性，促进文书档案管理工作规范化进行。与此同时，机关事业单位定期对文书档案管理工作人员进行培训，聘请专业教师开展具体的培训工作，使员工在实际档案管理工作中规范工作行为、端正工作态度，提高工作人员对先进设备的掌握能力和运用能力，提高工作人员对先进设备的应用率。除此之外，有条件的机关事业单位还可以为员工提供外出实践机会，通过实践借鉴文书档案管理的经验，提高工作人员自身的工作素质和工作能力，开阔工作人员的视野，进而会促使员工在文书档案管理的过程中不断积累经验，增强工作责任感，减少工作失误。

5 总结

随着信息化技术在各行各业中的广泛应用，文书档案也加快了信息化建设的步伐，通过加强文书档案信息化管理，不仅有利于更好的满足人们的需求，而且有利于文书档案现代化和信息化水平的提高，使文书档案能够更好的适应时代的发展，为人们提供更优质、高效的服务。

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