企业员工手册的实践研究

文/上海民航新时代机场设计研究院有限公司 申梅骅

新员工来公司报到的第一天，往往会首先领到一本《员工手册》，里面涵盖了公司管理的方方面面。员工手册作为企业重要的管理规范，不仅是员工的行动指南，也是公司企业文化的载体。

一、企业员工手册存在的常见问题

（一）内容不合法。员工手册制定的条款违背国家、当地法律法规。比如上海市规定男员工享受配偶陪产假10天，而公司员工手册却规定3天，这种内容不合法很容易给公司带来法律风险。

（二）未经法定程序。不少公司制定员工手册未经过民主和公示程序。如果一旦根据员工手册的规定对员工的违纪行为进行处罚，公司无法对员工手册的合法性进行举证。

（三）等于企业规章制度汇编。有的公司将员工手册等同于制度汇编，完全就是一本公司规章制度的大拼盘。员工手册可以来源于制度，但不应该是公司规章制度的简单复制粘贴。

（四）未实时更新。公司员工手册一成不变，多年不更新。比如公司之前在员工手册中要求员工上班着正装，后来在实际操作中逐渐放宽到职业休闲装，但并未对员工手册中相应条款进行调整，一直还是沿用老版本。这样就会给员工在执行层面造成困扰，也会给员工手册的权威性大打折扣。

（五）缺乏实操性。员工手册中条款不具备可操作性。例如规定“员工严重旷工将予以辞退”，但对“严重旷工”未明确界定，这样在实际操作中肯定会遇到问题。

二、员工手册的作用

一是帮助员工快速了解公司，掌握行为准则和工作规范。二是向员工展示企业形象，明确企业核心价值观，传播企业文化。三是强化公司的管理要求，防范劳动用工风险。

三、员工手册制定原则

（一）合法。员工手册制定要做到主体合法、内容合法、程序合法。1.主体合法：员工手册的制定主体应与《劳动合同》主体保持一致。现实中经常存在一种现象，就是集团公司、关联公司之间的员工手册互为使用的问题。员工如果在子公司上班（与子公司签署劳动合同），一旦发生违纪事实，应按照子公司员工手册进行处理，而不能照搬母公司的员工手册。2.内容合法：员工手册的内容必须符合国家及当地法律法规的要求。有的公司在员工手册中限定员工上洗手间的时间，对员工基本生理需求进行限制是对人权的侵犯。3.程序合法：《劳动合同法》第四条明确要求，“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定”以及“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者”。员工手册涉及员工切身利益，在制定时要履行民主程序，制定完成后要履行公示或告知程序。

（二）实用有效。面面俱到的员工手册是不存在的，要筛选出“公司最想让员工掌握”以及“员工最常用”的内容，切忌一味追求大而全。在编制时要体现员工手册的工具性，便于员工遵守和对照执行，只有具备实操性的员工手册才能真正执行到位。

（三）实时更新。员工手册应保持与时俱进，要与公司发展现状和管理要求相适应，不断地修订和完善。

四、员工手册内容设计

员工手册通常应包括如下几个模块的内容：

（一）总则。明确员工手册编制目的、政策依据、适用范围以及使用要求。员工手册属于公司内部资料，要说明知识产权和保密的要求。

（二）公司简介。向员工展示企业发展以及企业价值观，包含公司概况、企业发展的历程、企业愿景、组织架构和公司核心价值体系等。

（三）员工行为规范。本公司员工应该具有的共同的行为特点和工作准则。举个例子，员工手册要求“在未经公司授权的情况下，员工不得超越本职业务和职权范围从事相关活动”，为便于理解和操作，这里最好要写明相关活动具体是指哪些（如以公司名义进行考察、谈判、签约、招投标、竞拍、技术咨询等）。

（四）奖惩条例。主要是告知员工“哪些行为会得到奖励，哪些行为会受到处罚”，对员工的行为起到导向性和约束性的作用，体现出企业的核心价值观，最好能够将条款进行细化和量化。例如员工有突出业绩和重大贡献应当给予奖励，即取得国家级及省部级科技进步奖、自然科学奖、技术发明奖主要贡献者，具有个人证书；作为项目负责人完成了省部级以上重点攻关项目或高新技术成果转化项目。《劳动合同法》规定，劳动者严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可以解除劳动合同。因此，在奖惩条例中可以对严重违纪行为进行界定，比如“连续旷工达三个工作日或当年内累计旷工达五个工作日者，属于严重违纪行为，予以开除，公司随时单方面解除劳动关系”。

（五）人力资源。人力资源覆盖招聘及入离职、考勤休假、工资福利、绩效考核、培训、员工关系（劳动合同、社保、公积金、户籍居住证、人事档案、出国、各类证明）等各方面。这里呈现原则性规定即可，无需大篇幅堆砌人力资源相关制度，因为员工如需了解细则可从公司知识库查询，再者制度可能会做调整，而且有的制度（如工资）是保密的不适合公开。以考勤休假为例，可在手册里体现工作时间、考勤方式、假期类型、请假流程；绩效考核方面可体现考核目标、组织机构、考核对象、考核周期、考核方式；工资方面可体现发放日期、发薪账户变更、工资条获取方式。

（六）综合办公。选取员工经常会接触到的办公事项，如报销、公文、印章、会议、对外接待、采购、安全、宣传等方面。以用印为例，写明在办公系统哪个模块即可进行申请操作，如没有实现信息化的公司，可以用流程图简明扼要进行说明。

（七）经营。列举公司合同管理、质量管理、项目管理、保密管理的框架性要求。

（八）附则。主要是兜底条款，可注明“手册中涉及到内容如与国家、当地现行法律法规相抵触的，按现行法律法规执行”“未尽事宜，按国家、当地及公司的有关制度和规定执行”。此外，还应说明员工手册制定、解释及修订权归属部门。最后附上员工签收回执。

五、员工手册制定流程

（一）成立项目组。员工手册的制定是一项系统性的工作，单靠一己之力是难以完成的，应成立专门的项目组，由公司高层担任项目负责人，各职能部门和产研销业务部门分别派专人参与，各司其责，推动员工手册制定工作顺利进行。如果是集团公司还需考虑让分（子）公司人员加入项目组，以便推动适合分（子）公司的不同版本员工手册的制定。

（二）内部意见征询。项目组将初步拟定的员工手册进行内部意见征询，经过内部反复讨论对员工手册进行优化。此流程一般会需要较长时间，集体协商达成共识是员工手册制定的必经阶段。

（三）职工（代表）大会审议。将员工手册提交职工代表大会或者全体职工大会进行审议，应当采取无记名投票方式进行表决，获得全体职工代表半数以上赞成票方视为通过。

（四）手册下发。考虑企业员工人数和成本，员工手册可选择纸质印刷或者电子版。对于中小企业，可以将印刷的员工手册下发，保留好员工签收回执的原件。对于大企业，可将电子版的员工手册在公司内网进行公布。

（五）培训宣贯。有条件的公司可以通过现场宣贯会、互联网等方式对员工手册进行宣导。同时将员工手册作为新人培训教材，纳入新员工岗前培训考核体系。

六、结语

2016年全国共受理劳动争议案件82.87万件。由于员工手册引发的劳动争议屡见不鲜。员工手册贯穿企业管理的各个方面，是企业核心价值观在执行层面的体现，为企业创建和谐劳动关系、稳定高效运营提供了制度保障，有利于提升企业的核心竞争力。