党校图书馆办公室信息工作初探

文/中共云南省委党校图书馆 胡晓雯

一、办公室信息工作的主要内容

图书馆是学校的文献信息中心，是为教学和科研服务的部门，在图书馆中，办公室工作内容相对复杂：一是承担着为领导决策和图书馆的发展提供参谋作用、助手作用和协调作用的职能。二是承担着协调多个部门之间的工作、沟通上下、协调左右、处理公务、参与馆务、搞好服务，包括草拟公文、会议通知、上情下达、下情上达、文件收发等，每天所接触到的信息内容非常多，其中包括信息收集、信息沟通、信息储存、信息加工和信息传输等工作。所以，信息工作在图书馆办公室工作中占有十分重要的地位。

二、如何做好图书馆办公室信息工作

（一）图书馆办公室信息收集的作用。图书馆办公室工作既有一般办公室工作的性质和特点，又与图书馆专业有着密不可分的联系。有着各种渠道收集的材料信息，如对馆藏结构、开放时间的安排、工作量的考核、设备的添置、岗位的设置、读者的意见和建议等。需要提炼出对决策制定有益处的信息，将信息进行综合和汇总，为馆领导决策的制定提供帮助。在制定了相应的决策之后，实施过程中要向各个部门进行信息传递，将领导的决策转变成为具体工作去实施，并且负责将其他部门在实施过程中遇到的问题，及时向领导进行反映。解决问题保证顺利完成工作任务，实现图书馆整体和谐发展。

（二）图书馆办公室信息沟通的作用。办公室要多与各职能部门和教研部门沟通交流，宣传图书馆的发展现状；提供他们所需的各种信息，并反映图书馆的困难和需求，使图书馆的各种服务得以顺利开展。随着图书馆的发展，越来越倾向于为读者提供个性化的服务，通过发放各类调查问卷、开座谈会、研讨会以及利用微信、微博等方式，及时地获取读者的真实需求，对读者的申诉进行整理和汇总，及时向读者进行反馈，保证第一时间处理问题、妥善解决矛盾，并掌握反馈回来的各类信息，实现与读者的有效沟通。使图书馆的管理者与读者之间的距离更近，准确了解读者的需求，从而为读者提供优质的服务。

（三）加强信息存储意识、完善档案管理工作。档案是一种重要的信息资源，图书馆办公室档案是指办理完毕的具有查考价值和保存价值的公文材料等，为了以后使用需要保存起来。按照它们之间的内在联系归档，运用科学的方法对档案分类保管，使档案资料准确反映党校及图书馆不同时期的真实情况。主要内容：一是上级下发的各种文件、重要会议材料、本单位的请示、报告、统计报表、总结、计划、会议纪要、规章制度、岗位职责等。二是学校不同时期的教学、科研资料、课件管理情况。读者数据包括读者的姓名、专业、所在部门、年龄、借阅数量、借阅种类、借阅偏好等，包括图书馆人员结构、职称、数量、科研、进修情况，图书馆固定资产数量、名称、所在地。三是文献资源采购数据、馆藏数据，各类纸质文献和电子文献采购的合同、名称、数量、价格、馆藏地、每年的采购量等。四是图书馆的各种公共活动如阅读推广活动、赠书活动、新书推荐等活动的工作计划、活动的简报、照片、成果等。现在的归档文件既有纸质又有电子的形式，必须紧跟信息处理技术潮流，运用信息处理技术规范建立档案信息库，实现资料收发、处理、传送、调用和保存的一体化，在保密的前提下通过网络实现信息资源共享，提高工作质量和工作效率。

（四）培养图书馆办公室人员信息素养，提升处理信息的能力。每天有大量的各种信息在办公室中流转需要处理，包括领导传达下来的信息，部门之间传达的信息，计划进行下一步工作的信息，这些信息的处理工作量大，若要保证信息处理中的快速性和准确性，就要提升工作人员处理信息的能力。首先，工作人员要掌握现代办公技术，能熟练运用计算机和网络进行信息处理，找到处理信息的最佳方法，将不同的信息给予划分，做好信息的筛选、加工、采集、反馈、传送、和存储等工作，避免不同的信息混杂在一起，提高信息处理的效率。其次，图书馆办公室工作的综合性、专业性和特殊性要求相关人员具有较强的图书馆管理方面的知识和经验，从文献资源的管理、传递到读者意见统计、信息分析、物资使用到图书馆发展方案的规划拟定、日常公文的起草，都要熟知，才能当好领导的参谋、助手，为图书馆的发展提出合理化建议。

提升业务素质要以自学和在职培训为主，要为办公室人员提供进修、调研、参加相关会议、参加各种继续教育培训的机会，同时养成阅读专业书籍的习惯，关心专业发展动态，通过业务学习和调查研究等方法掌握图书馆专业的发展、动态，紧跟图书馆学理论研究与实践的步伐，把学到的知识运用到工作中。

三、结束语

随着党校教育事业的发展，图书馆的作用越来越大，是学校进行教学和科研的主要场所之一。图书馆在提供服务时，办公室担当着关键性的角色。图书馆工作人员提高沟通能力和业务技能，可以为图书馆内外的联系、领导决策的制定及处理读者的诉求提供有效的帮助。因此全面提升办公室工作效能，更好地服务于党校的教育事业。