浅谈如何加强事业单位档案信息化建设

文/山东省鄄城县人力资源和社会保障局 谭存民

一、当前事业单位档案管理现状

（一）档案保管储存不力。目前，事业单位仍普遍沿用传统档案管理方式，执行纸质档案的存储管理，由于纸质档案极易受所处环境的影响，而档案保存又不注意环境选择，导致档案在潮湿环境下会产生发霉现象。同时部分档案年代久远很少翻动，很容易造成蛀虫的生长，导致纸质档案被蛀虫啃食变得残缺不全，造成档案内容的损毁，影响到单位重要信息。而事业单位对于档案的需求量很大，部分工作人员在查找档案中不注重对于纸张的保护，部分纸张保存过程中出现老化脆弱，一旦用力翻页就会导致纸张出现破损，造成档案资料内容残缺，影响到事业单位的重要工作。

（二）档案查询工作强度大、费时长。由于部分事业单位使用传统纸质档案，当进行档案查询与借阅工作时要由工作人员事先提出档案查阅调度的申请，经上级部门批准后方可由管理人员帮忙寻找。往往等待档案查阅调度的申请批准就要耗费大量时间，再加上档案管理人员要在成千上万的档案馆中寻找到所需要的档案，导致档案获取到已经是几天之后的事了，严重影响了工作效率。且纸质档案借阅到工作人员的手中难免有不同程度的损坏，同一档案经多人借阅在翻页的过程中也会使档案老化，导致页面脱落、字迹不清、磨损等问题发生，档案也就难以长久保存。

（三）档案管理工作人员缺乏专业素质。一些事业单位由于发展规模与经费的限制，对于档案管理人员缺乏必要的上岗考核与培训，导致档案管理人员并没有明确了解其日常工作的任务与具体注意事项，仅仅掌握最基本的信息录入工作，还难以保证信息的准确度，缺乏系统专业的档案管理方式。同时，部分档案管理工作人员进行档案分类时无法做到细化，工作效率难以提高，对于计算机专业操作技术并不擅长，导致实际工作起来任务完成效率低、质量差，遇到问题时无法有效反馈给上级部门进行解决，严重影响到事业单位的档案信息化工作发展进程。

二、加强事业单位档案信息化建设的措施

（一）健全档案信息化建设体系制度。档案管理工作作为事业单位的基本工作之一，关系到事业单位许多正常工作能否顺利进行，因此必须要完善档案管理工作，健全档案信息化建设的体系制度，为更好实现档案高效管理提供保障。制度层面的约束是保障档案管理信息化建设的前提，只有在原有体制基础上进行改革优化，完善现代信息化档案管理与传统档案管理的融合，才能够真正为实际执行工作提供理论依据。

（二）完善档案信息化安全监督制度。在执行事业单位档案信息化建设的过程中，要重点关注档案信息的安全问题，保证其在严格的监管与监督机制下顺利进行。首先要设置档案读取的访问限制，将事业单位工作人员的身份信息录入档案信息系统中，对于不明身份的外部访问者要统一进行拦截并核对其IP地址与身份，务必做好档案信息的保密工作。其次要注意内部工作人员的访问，将每一个访问者的身份、时间、档案读取与操作处理都进行记录并上传，避免部分领导或工作人员借用职务之便随意篡改或泄露他人的信息与重要档案内容，杜绝不法行为与私自牟利行为的发生。最后，要做好档案信息化管理工作的对应监督工作，让管理人员处于有力监督下，既能起到制约规范作用，还能够提高档案管理人员的工作效率，实现档案信息化系统的高效运转。

（三）培养档案管理人员的综合素质。档案信息化管理纵然仰仗着计算机电子设备提供的便捷优势，但归根结底离不开档案管理工作人员的实际执行，因此切实提高档案管理人员的综合素质是重点内容。首先，事业单位对档案管理人员要进行统一的入职培训，通过专业考核合格后方可录用，保证业务技能符合岗位要求。其次，要针对现有工作人员定期举办讲座与培训课程，组织档案管理人员进行信息化学习，用科学的知识方法提高自身能力，拥有熟练使用计算机软件的操作技能，能够顺应信息化时代的发展需要。最后，要培养工作人员的思想政治觉悟，拥有事业单位工作人员应该具备的政治文化素养，提高日常管理工作中的服务意识、优化服务水平，更好地为档案事业贡献力量。

（四）推行新型档案数字化管理模式。档案数字化是一种新的管理模式，以电脑存储为主，是把纸质文档用扫描仪、照相机、录像机等设备数字化转换，再存储到电脑中，通过电脑扫描、分类、整合、修正的零散数字化文档转换为一个整体完善的数字化档案库，还要对它进行录入全宗号、年份、目录、卷宗号等的编写，以便日后搜索查找和及时利用。通过新型档案数字化管理模式的推行与实施，能够在传统档案管理的基础上实现更好的整合优化，建立庞大又精细的数据库，用便捷的服务减少了工作人员档案查找的时间，提高事业单位工作效率。

三、结论

在当前信息化时代的迅猛发展局势下，事业单位应立足于当前局势针对传统档案管理工作进行优化与升级，将信息化服务体系应用到档案管理建设当中，实现档案的信息化、网络化、数字化，从而更好地为事业单位管理贡献力量。