试析医院人事档案管理中数字信息化的应用

文/德州市立医院 徐新光

医院要想提升综合管理水平，人事档案的管理就显得极为重要。随着生存环境的变化和人们健康保健意识的增强，医院的医护工作重要性会逐渐凸显出来，其经营业务范围的不断扩大，需要更多新的医护、管理人员的加入，而传统的记录医院人事档案的管理方式已经滞后于医院的发展。因此，数字信息化时代的来临和网络的不断普及，使得医院的人事档案管理也应与时俱进，共同发展，有效地将数字信息技术与医院的人事档案管理工作结合起来，让信息化技术真正为医院的人事档案管理工作服务。

一、医院人事档案管理中应用数字信息化的意义

（一）充分实现医院内部信息资源共享。利用数字信息化技术为医院的人事档案建立相应的档案管理平台，把人事档案通过数字化之后形成电子档案，为上级管理部门或医院内部相关信息需求单位提供一站式检索服务，将会进一步提高各科室部门之间的开放性，也有利于医院内部实现信息资源共享。同时，将数字信息化运用到医院的人事档案管理中能够促进医院档案管理方式的现代化推进，通过先进的网络技术与人们的智能化、网络化的生活方式相接近，既方便了医院内部的查询，也有利于提高信息的时效性。

（二）有效提高医院人事档案管理工作的效率。随着国家医疗体制改革的不断深化，网络信息化领域的不断拓展，医院的人事档案作为记录人才信息的主要载体，悄然步入了数字信息化的时代。数字信息化的人事档案管理，对于医院的相关工作岗位的管理、人员调动以及工作安排等方面提供了极大的便利，有利于医护人员原始档案数据的保存以及查询等，彻底避免了过去人事档案管理中存在保存原始档案难、人工管理查询难等问题。在现实工作中，一部分医院仍然存在以人工为主要方式的档案管理方式，以纸质为主要材质的存储模式，这就会耗费很大的人力和时间去做定期的查找和检查，也增加了医院的费用支出。

二、数字信息化在医院人事档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识薄弱，重视程度不够。传统意义上，医院的重点工作是以医疗工作为中心，因此对于医院人事档案的管理这一方面并没有给予足够的重视，相应地，对于人事管理的资金投入也不到位，普遍存在重经营、轻档案的现象，没有真正意识到人事档案管理在医院经营过程中的重要作用。这样的结果其实对于医院的人事档案管理的信息化是非常不利的。医院对医疗之外的人事档案不够重视，导致了医院人事档案管理的房屋配置、硬件设施和数据信息处理的资金投入不足；导致了医院人事档案管理人员对于人事档案管理这一工作本身的不够重视。他们侧重于对档案简单的整理、收集相关的档案资料等日常性工作，并没有真正对医院的档案进行数据处理或者数据统计建设等工作，因此非常不利于医院人事档案数字信息化管理。另外,当前一些医院人事档案的管理工作人员往往身兼数职，他们大多数没有把医院的人事管理进行认真对待,这些均有待于进一步改进和完善。

（二）标准体系建设落后，缺乏相应的管理制度。在医院档案管理中，没有电子档案归档管理的标准，也缺乏电子档案或者是电子文件进行分类和归档的方法和范围，标准体系落后，这样就会导致珍贵的电子档案和个人信息遗失或者是被破坏，为医院有关部门正常开展工作带来了困难。由于没有建立起统一遵循的标准和体系，加之运行的一些人事档案软件不具有兼容性或兼容性较低，无法采用分级管理模式，影响了档案管理的有效性和分享性。另外,在医院的人事档案管理中，相关部门应该对于人事档案做好相应的保密工作。尽管有《档案法》等相关法律法规的颁布，但是在实际工作中人事档案的机密性需要进行加强，这是一个不容忽视的问题。因此医院的相关管理部门应该对此加以重视，健全标准体系，加强数字信息化条件下医院人事档案管理的保密性措施的建设。

三、数字信息化在医院人事档案管理中采取的措施

（一）加强认知，提高认识。医院人事档案管理工作离不开领导的关注和重视，要想做好医院人事档案管理工作，必须要增强领导在该方面的认识，明确人事档案管理的重要性，使其全力配合与支持人事档案管理工作，并把其纳入正常的工作中去，做到房屋配套、设施齐全、及时更新、定期检查，确保人事档案管理快速步入正轨。随着云时代的来临，人们对医院档案管理信息化建设提出了更高的要求，因此将数字信息化运用到人事档案管理中是大势所趋，医院的管理也正走向信息网络化，并逐步朝着现代化的管理模式不断迈进。只有在人事档案管理方面引起足够的重视，才能够逐渐体现出信息化管理在医院人事档案中的巨大价值。

（二）引进人才，加强管理。医院人事档案管理水平的高低、医疗水平的优劣，服务质量的总体水平如何，不只是取决于收集人事档案管理工作人员的数量多寡，关键取决于档案管理人员的整体素质和专业水平。因此引进的人才不仅需要掌握人事档案管理知识，还需要熟悉现代计算机网络技术，能灵活运用数字信息化技术，有利于医院的规范化管理和整体管理水平的提升。在引进人事档案管理人才的同时，也要加强对这些专业人才的综合考核。由于医院人事档案管理工作的特殊性，所以对于相应的工作人员来说，必须要具有较好的职业道德素质和较强的责任感以及保密意识。因此，要特别注意将数字信息化、网络技术、数据库的建立与处理等更好地结合起来,做好医院的人事档案信息管理建设，让人事档案管理发挥其应有的作用。

（三）加强硬软件建设。将数字信息化更好地运用到医院人事档案管理中，不仅需要相应的硬件支持，也需要医院引进相关的软件技术，从而建立起相应的医院人事档案管理平台。因此，作为医院的高层管理者，加强硬件建设的资金投入，建立起标准的现代化的医院人事档案管理场所，对于医院人事档案管理工作人员的办公室以及档案的阅览室应该严格分开。在建好硬件的同时，还要引进相应的软件设施。对于如今飞速发展的信息化和网络化时代来说，利用软件设施建立相应的医院人事档案平台是非常有必要的。并且这种人事档案管理平台可以同医院的其他管理系统相结合，更好地实现医院信息、资源的共享，这样也可以更好地促进医院各个方面及时获得相应的信息，以促进相关的措施或者方案的处理更加合理。

四、结语

综上所述，将数字信息化运用到医院的人事档案管理中，是社会发展和信息技术发展的必然趋势。明确医院人事档案管理中应用数字信息化的意义，针对应用中存在的问题，加强硬件建设，引进相应的软件和专业人才，采取积极的改进措施，建设好数字信息化的医院人事档案管理系统，需要医院上下各个层面加强对这一问题的重视，树立数字信息化人事档案管理的意识，为医院的全面发展奠定基础。