信息化背景下的不动产登记档案管理探究

文/广西博白县不动产登记中心 卢道锦

不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中具有保存价值的历史记录，主要记载形式为不动产登记簿，包含以各类相关纸质文字、图表描述、网络登记表为主的原始凭证材料。当前，在住房制度改革不断深化、房地产市场迅猛发展、地产市场宏观调控政策实施、国家不动产契税政策调整以及子女入学等诸多因素的影响下，相关政府部门、群众对不动产档案的利用需求不断增长。在这样的背景下，做好不动产登记档案信息化工作，对于满足社会日益增长的不动产登记档案利用需求，确保不动产登记工作的准确性、高效性和便捷性，具有重要意义。作为一名多年管理不动产登记档案的人员，笔者认为要实现对不动产登记档案管理信息化，必须做到“四个坚持”：

一、档案管理信息化必须坚持标准化建设

在不动产统一登记规定出台之前，不动产登记工作主要由国土、住建、农业、林业等部门进行，且各部门有自己的管理制度，这样使得登记信息混乱，档案管理分散，各部门档案信息管理体系标准不一、规范管理工作发展不协调，使不动产登记档案管理工作进行极不规范。多年来，不动产登记机关的职能过于分散，各部门采用不同的数据标准，不同的数据采集方式、精度要求等。每个部门的管理侧重点不同，致使档案信息资源不能共享、互通，不仅给利用者的查阅带来了极大不便，而且对不动产档案信息的完整性及保密性产生了不良的影响。因此，要对分散在各部门的不动产登记档案进行整合，实现“三统一”：一是统一业务规范与技术标准。要求不动产登记档案对涉及不动产物权的所有事项均做出真实、详细、具体、明确的记载，并必须具有严格统一、规范适用的格式。二是统一实施信息化管理。在制定不动产信息管理基础平台建设总体方案时，将不动产登记档案信息管理平台列入建设总体规划，上级部门应尽快出台指导性文件，加快推进不动产登记档案信息化建设。尤其应该利用好“物联网”“大数据”“云计算”等技术，让每卷实物档案与不动产登记信息关联，还可起到自动定位、自动统计、智能监管等作用，推广利用移动通信终端，实现登记簿信息可自助查询。三是统一实行集约化管理。有必要建设高标准的不动产登记档案馆，将整合分散在相关职能部门登记信息的按照统一的归档标准与管理系统进行规范化管理，推进不动产登记档案规范化、标准化建设，实现信息共享。

二、档案管理信息化必须坚持数字化管理

不动产档案最初是采用传统的纸质档案，纸质档案的保存受到多方面的影响，尤其对于内容价值较高的档案，能够确保档案的完整、完好显得尤为重要。另外，档案要经常进行查阅，容易损坏或遗失，这也给档案的保存和管理带来很大的困扰。因此，要转变不动产档案的管理模式，利用现代信息化技术，如互联网等对档案信息进行采集、整合及储存，实现档案信息数字化、档案信息网络化及档案信息一体化，加强不动产档案管理信息化的推广与应用。数字化不动产档案管理指的是利用现代化的数字技术以及设备，即计算机网络系统对不动产档案信息进行收集、整理、存档等，最终通过利用数字技术实现对不动产的档案管理。在数字化档案管理中，档案信息多以电子档案或者数字档案的状态被储存或使用，在相关档案信息的调用过程中，使用者必须借助计算机网络系统进行信息检索操作，而且借助数字化系统，档案信息会更加全面，而且档案管理工作会更加方便和高效。一是严格遵循档案信息建设规定，确保信息真实准确。不动产档案信息管理是一项非常严谨的工作，为了确保工作实施的有效性，也为了确保信息资源的可靠性，在档案信息资源建设管理过程中，必须遵循国家的相关规定，根据相应的标准和程序进行严格操作，特别是工作人员在进行档案收集和整理过程中，必须保证不动产档案信息的完整、真实和准确。二是建立统一信息平台，健全网络风险防范机制。以不动产登记信息平台为基础，建立不动产档案管理系统，实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等功能，同时严格保护数据，注重网络风险防范。三是构建不动产登记档案数据中心，实现信息化利用。充分利用信息化技术，为不动产登记档案构建一个管理一体化、资源数字化、服务网络化的数据中心，实现数据安全传输、充分共享，为社会提供多维的、一体化的信息服务。数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建，是以数字化不动产档案管理为基础，通过建立数字化平台，最终实现对数字化不动产档案的科学管理。

三、档案管理信息化必须坚持创新服务方式

在提高档案管理信息化水平的同时，也要强化不动产档案利用的服务意识，做到档案管理为不动产登记档案利用而服务。一是运用“互联网+服务方式”。为贯彻落实国家关于推进“互联网+政务服务”和开展信息惠民的要求，可以采取“互联网+服务方式”，让数据多跑路、群众少跑腿。“互联网+服务方式”，即查档申请人通过网上申请，提交查阅不动产登记档案所需的资料，网上申请系统自动将查档申请信息提交到内部档案管理系统，查档工作人员获取申请信息并开具不动产登记查询证明，采用快递到付的方式寄送给申请人。二是提供自助式查档服务。即在行政服务中心、图书馆等人流密集的公共场所设置不动产登记档案自助查档终端设备，设备包括工控机、触摸屏、打印机、身份证识别仪、摄像头、扬声器等，查档申请者可在设备上刷身份证，设备自动检测申请者的人脸并进行拍照，接着按照申请者要求提供档案信息查询服务，并打印查询结果，自助完成档案查阅利用的整个过程。三是为部门单位提供专门化服务。组织部门、纪检监察部门等特定政府部门在人事调整、违纪跟踪等工作中，需要查询不动产登记档案信息。为这些部门提供服务时，可以采取延伸查档的服务方式，即通过电子政务内网，采取网络安全准入、CA认证等安全措施，延伸不动产登记档案管理系统接入范围，方便这些部门查档。民政部门、法院、银行等单位在查询权利人及家庭成员在行政区划内有无房屋登记信息或房屋登记数量时，需要不动产登记档案信息。为这些单位提供服务时，考虑到其所查阅的档案数量庞大，可提供数据接口查询方式。

四、档案管理信息化必须坚持专业人才培养

在数字化时代，档案管理更需要技术型人才。为了有效推动不动产登记档案管理信息化建设工作的开展，不动产登记部门应重视专业技术人才的引入和培养。一是制定人才队伍建设规划。围绕“培养、吸引、使用”三个环节，加强高素质档案人才队伍建设，培养和造就一大批有理想、有道德、掌握现代科学技术和现代管理知识的复合型人才和各类专门人才，推动档案事业又好又快发展。二是加大专业人才的培养力度。采取“请进来”与“走出去”相结合、集中培训与分类指导相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式，提高档案人员的综合业务素质和专业技能。在相关档案管理人员的培训过程中，主要进行理论知识传递和实践操作培训，如理论知识包括计算机病毒的形成和传播、必需供给数据库系统的方式和途经等，实践操作可以是档案信息的正确存储和录入方式、档案信息的正确访问方式以及如何减少办公计算机而降低信息泄露可能性的操作方式等。通过此类培训，使档案信息管理工作人员能够更好地规范自己的行为，以维护不动产登记档案信息的安全性。三是引进高素质的管理人才。为适应数字化档案管理要求，重点引进掌握现代计算机网络技术和档案管理的人才，提高不动产登记档案管理信息化管理水平。