以活动策划与实施为抓手 提高文秘学生综合能力

现代企业所需的文秘人才是具有综合能力的复合型文秘人才。然而，在专业教学中往往达不到预想的效果，因为缺乏真实的工作情境，学生无法进入“准秘书”的角色状态；在企业实践时存在诸多困难，一家企业往往只接收两三名文秘学生，而且学生很多时候从事打字、跑腿、整理资料等基础事务，无法参与到关键环节，对真正职业能力的培养帮助甚微。笔者此次依托访问工程师项目进行探索，认为活动策划与实施可以作为提高文秘学生综合能力的很好的抓手，活动策划公司可以作为文秘专业很好的实训合作单位。活动策划与执行能力是秘书一项重要的职业能力，而且这一能力较为全面地涵盖了秘书文稿拟写能力、沟通协调能力、组织能力、市场调研能力、统筹全局能力等多项核心职业能力，能有效提高文秘学生的综合职业能力。

一、活动组织与服务标准化流程

通过实践经验总结、同行交流、文献参考等，拟定了活动组织与服务的标准化流程，供学生实践时参考。

（一）活动策划流程。1.活动立项：考虑举办本次活动的必要性，明确活动的目的和意义。2.经费预算：确定活动的预算，有多少钱办多大的事。3.客户需求：把握客户需求，可以直接询问；有时客户无法准确清楚地表达需求，需要策划人员耳听六路，眼观八方，进行分析思考。4.前期调研：调查工作是很多大型活动策划与组织的基础，一般包括活动主体自身实际调研和活动目标对象调研。5.可行性研究：进行SWOT分析，进行可行性研究，研究范围包括大型活动的社会适应性，财力适应性、效益的可行性、应急能力的适应性。6.构思谋划：根据前面信息，进行活动整合，活动创作，是创造性思维的过程。7.方案确认：方案和报价得到客户的确认，然后成立活动筹备小组,确定本次活动的总负责人，并将每一项工作确定负责人。

（二）场地布置流程。1.横幅：确定横幅上的标语，并悬挂到位。2.气球：明确气球的数量、大小、颜色要求等，并悬挂到位。3.花篮：明确花篮的数量、大小、标语并摆放到位。4.地毯：明确地毯的大小、颜色，并摆放到位。5.气拱门：拟定标语，确定款式、尺寸，并摆放到位。6.舞台：设计舞台背景，悬挂横幅，准备道具。7.主席台：确定就座人员，安排好座次，制作并摆放名签，铺上桌布，准备花饰、茶水，合理摆放话筒，设置讲台。8.观众席：划分区域，安排座位。9.鲜花：购买鲜花、摆放到位。10.灯光音响：调试话筒效果，背景音乐，灯光效果。

（三）嘉宾接待流程。1.邀请嘉宾：确定活动名称、活动流程、时间、地点、参加人、要求等事宜，确定邀请嘉宾名单，印制请柬、邀请函，拟订嘉宾讲话或发言稿，发送请柬、邀请函，确定嘉宾名单。2.聘请礼仪人员：明确对礼仪人员的要求、数量，明确岗位分工如门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务，确定礼仪服装，确定礼仪酬劳，活动前进行实地演习。3.勘察现场：实地勘察活动现场，确定贵宾室及宾客行走路线，安排接待岗位及人员，落实贵宾室饮水用具，落实签到用具，贵宾室内码放会议材料。4.准备座签：打印和制作座签，按顺序发放，收存留用。5.准备签到：购置签到簿、签到笔，专人现场负责指引签到。6.现场接待：活动现场迎接嘉宾入贵宾室，在贵宾室里安排嘉宾休息候场。7.选送礼品：购置礼品，将礼品码放适宜位置，发放礼品，直接在门口分发、在贵宾室分发、在进餐时分发。8.引领入场：引领嘉宾进入会场坐席，引领领导到主席台就座，引领嘉宾发放奖状、证书，陪同或引领嘉宾进餐，引领领导与演员或工作人员合影。9.送别嘉宾：安排车辆提前到岗，直接将嘉宾送上车，交代行驶路线，活动后与领导联系交办、指示及其他需落实的事宜。

（四）材料准备流程。1.确定会议材料内容：拟定会议议程、确定发放的文件。2.拟写会议文件材料：明确写作人员；召开专题会议，明确写作指导思想、思路，确定框架；集中写作、召开专题会议，修改稿件、修改、定稿。3.印制会议文件材料：印刷、装订会议文件材料，材料装袋，运送文件材料到活动指定地点。4.分放会议文件材料：贵宾室摆放、摆放主席台、发放参会人员、收集、运送剩余文件材料、收存剩余文件资料。

（五）新闻宣传流程。1.前期安排：拟定宣传方案、明确宣传范围、主题、时间、内容、经费等；与媒体进行前期沟通；明确宣传效果。2.现场接待：提供相关材料。3.后期跟踪：样报、视频光盘等提交归档。

（六）后勤保障流程。1.用水：需要确定人数、确定摆放地点、摆放形式、购买矿泉水、购买茶叶、茶杯、面巾纸，保证开水的数量。2.用餐：食堂用餐或自助餐时，需要统计用餐人数，印制餐票，确定发放形式，指派发放人，发放餐票；饭店用餐时需要确定餐标、根据会议规模级别指定菜谱、请示领导调整菜谱、根据最终结果落实餐标、落实用餐时间，安排用餐座次，安排领导餐桌。3.住宿：定人数，分配房间、安排车辆，去往住宿地点，确定并公布工作人员房间，发放钥匙、回收钥匙。4.用车：落实用车数量，明确发车时间、发车地点，指派每辆车负责人，安排人员乘车。

（七）安全保卫流程。1.消防方面：活动前对场地进行消防检查，确保消防设备处于正常使用状态，消防通道畅通无阻，活动场所进行严格管理，禁止在场内吸烟、动用明火。2.秩序方面：引导观众入场，维护活动或会议秩序，活动开始后，在各门备勤。3.交通方面：对活动场所周边交通管制，预留车位，根据不同人员类别，引导车辆停放。

（八）效果评估流程。1.既定目标是否达到：将实际达到目标与原定计划进行比较，找出差距表现在哪些方面，原因何在，需要采取何种措施进行补救。2.花费经费是否与预算相符：计算举办本次活动所花费的人力、物力、财力与计划的预算是否相符。

二、以活动策划与实施为抓手提高文秘学生综合能力的教学实施方案

（一）课堂基础教学。文秘专业开设的多门专业课程，如《专题活动策划》《秘书理论与实务》《秘书写作》《公关实务》《企业宣传策划》《调查工作实务》《摄影摄像》《创意思维方法》等，其教学内容比较全面地涵盖了活动策划与实施过程中所需的基本理论与基本技能。在课堂教学中，引入企业案例进行案例教学，通过具体、典型的职业情景描述或录像，引导学生进行观察、反思和讨论，锻炼其分析问题和解决问题的能力，提高学生对理论知识的理解和掌握。另外，将学生放在模拟的工作环境中，要求根据实际工作的内容完成具体工作任务，如《公关实务》课程采用了拟真式任务驱动教学，在学期之初会要求学生成立各类不同性质的组织，建议以经济类组织为主，每个组织的学生人数一般为6-8人，可自由组合，教师在讲授理论知识的基础上让学生进行公关活动方案拟写训练，在方案完成之后提交纸质材料并用PPT的形式进行课堂展示，教师和学生组成的评估小组对整体方案和汇报情况进行评分，然后按照方案在教室进行布置模拟，检验方案的可行性。

（二）校内仿真实践。校内仿真实践是在前期各门课程教学的基础上学生综合职业能力的一个实践应用，也是对课堂教学的必要补充，课堂教学因场地、材料所限，很难进行活动实施模拟演练，也很难锻炼和培养学生如角色意识、工作过程中的人际交流与团队合作等一些重要能力和素养，因此，必须深化实践教学。具体做法是，依托文秘专业与传媒专业共建的文化传媒工作室，建立模拟工作环境，引入会务、庆典、会展、婚庆活动、企业营销活动等企业真实的工作项目，学生签约后以工作室员工的身份，各司其职进行岗位实践，对外服务社会，对内实训教学。员工有长期聘用的留校毕业生，还有每批经过考核筛选的15名左右在校学生。师生根据特长与兴趣形成若干工作团队，分工合作，学生由专业教师和外聘企业专家“师傅带徒弟”的形式进行指导。工作室制定有较为完善的规章制度，包括考勤制度、考核制度、奖惩制度等，学生的工作成效采用教学评价体系和市场评价体系相结合，除给予教学评分外，还通过市场价值的实现给予精神奖励和物质奖励。在完成工作项目的过程中，将生产经营与研究性学习有机结合起来。

（三）校外实战实践。为实现与岗位的零距离对接，必须让学生参与企业的实际工作中进行实战。依托专业的《秘书实务实训》课，在第二、三、四学期，学生利用课余时间到校内各部门及合作企业顶岗实践，参与各单位与秘书工作内容相关的文书、接待、办公自动化以及其他办公室事务工作，包括参与各类活动、会议的组织与服务。其中安排一家活动策划合作公司15名同学，参与客户接待员、策划师、活动执行、协调员岗位工作，参与活动策划与实施的全过程。活动前制定周密的实训计划，明确实训内容、实训纪律、专业带队老师及企业指导老师职责、实训安排及考核办法等，并组织实训动员大会；活动结束时组织座谈会总结交流。实训过程中，学生需要完成每学期不少于30次的工作量，需要在实训手册上记录每次的工作内容并请企业导师签名，完成企业案例收集作业；专业带队老师实训期间会走访实训单位，跟踪实训动态，及时解决问题，要求一学期不少于2次。与此同时，考虑到各实习部门人数有限，出现较大活动时会出现人手不足的情况，实训前组建兴趣小组，“文档处理组”“策划与写作组”“调查工作组”“速录小组”“礼仪与会务组”“档案管理组”，各小组配备指导教师，相互协助。实训进行定期轮岗，活动策划公司4个岗位间一个月轮岗一次，一个学期结束根据实训内容以及反馈意见安排实训单位之间的轮岗。实训评价采用学校、企业双导师制，企业导师从出勤、礼仪仪表、工作态度、工作能力、工作量五方面评分，占总分值70%，专业教师从实训作业和实训总结方面评分，占30%。

三、总结与效果评估

通过一系列由课堂理论教学、课内实践训练到课外实践，由校内仿真实践到校外企业实战，学生熟悉了活动策划组织的流程，掌握了活动策划组织相关的写作、策划、调查、沟通等职业技能，丰富了工作经验和处事经验，切实提高了综合职业能力。另一方面，通过实践，学生认清了自身的不足，激发了学习兴趣，提高了学习的自觉性，专业学习风气显著改观。

尽管在整个教学方案实施过程中依然存在如与企业导师的沟通与配合，实训学生管理的有效性等许多值得日后改进的地方，尽管整个教学方案也还有待进一步完善，但是可以看到，以活动策划与实施为抓手提高文秘学生的综合能力无疑是一种极具效果的文秘人才培养方式。