推进行政事业单位档案管理改革探究

随着社会的高速发展，人们不断加深对档案的认识，档案不仅被大众所用，其潜在的有效性与真实性等也逐渐得到重视。而作为国家档案管理的内容之一，行政事业单位的档案是其规范化、科学化管理的真实记录，推进档案管理改革势在必行。

一、行政事业单位档案管理的意义

对于国家机构而言，行政事业单位是其重要组成部分，它的健康可持续发展对维持国家正常有序运转有重要意义，而这离不开档案管理的支持。档案记载着行政事业单位的重要业务信息和内部文档信息，是全部信息的汇聚地，职工要想做好本职工作，发挥单位职能，就离不开档案的帮助，尤其是在工作中遭遇突发性问题或难以处理的业务时，就可借鉴档案资料汲取前人的处理方法与经验，更好地解决问题。因此，行政事业单位档案管理至关重要。

二、推进档案管理改革的策略建议

（一）完善档案管理制度，关注制度执行。无规矩不成方圆，完善档案管理制度是行政事业单位档案信息有序的保证。一是行政事业单位要基于自身实际情况以及档案管理的特殊性，建立科学合理的档案管理制度。二是保证档案管理制度的简明与实用，提高其可操作性，以便用制度有效约束、规范档案管理工作。三是档案管理制度不仅要约束档案人员，还要约束单位领导，确保档案管理具有独立性特点，不会因个别领导原因发生档案管理不合规定的问题。四是在完善档案管理制度时要保证奖惩分明，及时奖励严格管理行政事业单位档案信息的人员，激励他们更好地工作，同时处罚非法操作档案信息的人员，杜绝他们恶意篡改信息，保证行政事业单位有序开展档案管理工作。当然，建立制度的最终目的是执行，规范档案管理工作，所以行政事业单位在档案管理改革中不但要建立完善的制度，还要重视在管理过程中有效执行相关制度，由单位领导充分关注制度的执行情况，在实践环节持续完善档案管理制度，促使档案管理制度不断趋于合理化、规范化，从而最大限度调动档案人员的主动性与积极性，确保他们认真执行档案管理制度，深化档案管理改革。

（二）实现现代档案管理，优化档案工作。在当今的网络信息时代，各种先进的现代化技术与设施设备在档案管理领域得到广泛应用，优化档案工作，行政事业单位也不例外。一是行政事业单位要利用多种介质做好档案存储工作，基于现代化技术，利用加密U盘、光盘等移动介质存储档案，同时建立完善的档案数据库，提高行政事业单位档案的管理与利用效率。行政事业单位还应做好档案数据信息的容灾备份工作，尤其是异地存储备份，避免因数据系统崩溃而遗失档案数据。二是行政事业单位要提高档案人员的现代化专业素质，中国已经正式进入网络信息时代，国务院在2015年7月4日印发的《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》标志着国家全面推行“互联网+”思维，所以行政事业单位档案管理也迎来新要求，要求档案人员务必要立足工作实际，在操作中积极学习现代化技术，掌握计算机、信息技术等在档案管理中的应用，提高专业技能与综合素养。三是基于现有电子政务外网建设行政事业单位档案资源管理平台，同时建立档案管理分级制度，保证在可控范围里共享档案信息。行政事业单位应建立办公平台，涵盖档案管理模块，形成文书档案模块、人事档案模块等，从而采集并保管整个系统的电子档案信息，利用网络信息技术促进档案管理的互联互通。

（三）加强档案保密工作，保证档案安全。档案保密工作关系到行政事业单位乃至国家的安全和利益。档案管理库房安全与否是行政事业单位档案保密的一个重点，不宜在日常办公、人员流动大等区域设置库房，应严格依据国家规定兴建，并进行24小时监控，对进出人员实施严格的控制，同时加强安保警卫，加固库房出入口以及天花板、窗户等，严格验证进出人员的身份，只有专门管理档案的人员才能进入库房，为他们配备难以被盗用、被复制的进出证明，设立多重关卡，做到对档案的保密。有关档案的保密期限和保管期限，也需要行政事业单位做好区分，明确划分的原则和保管，正确鉴别档案的历史作用与现实作用，清楚哪些档案是处于国家保密期的资料，即档案内容当中涉及到国家的秘密事项，资料受到国家法律法规的保护，有法律效力的时限就是保密期限，一旦将保密档案泄露出去，将会使社会乃至国家的团结安定遭受不可预估的损失。所以档案人员必须清晰认识这一点，明白涉密档案在国家保密期限里被泄露的严重后果，在行政事业单位档案管理中忠于职守，行政事业单位也要详细了解档案人员的背景与平时的为人、社会关系等，保证档案的安全性。

三、结语

行政事业单位在档案管理中应严格遵守《中华人民共和国档案法》，制定与本单位实际情况相符的档案管理制度，并加大执行力度，利用先进的技术与设备等实现现代化的档案管理，加快行政事业单位档案管理信息化进程，同时加强落实对档案的保密工作，优化配置档案管理资源，为行政事业单位档案事业的可持续发展提供强有力的支撑。