办公室公文处理中常见的问题及对策研究

文/中国石油新疆油田公司新港公司 彭雁玲

现如今，在现代化企业发展过程中，公文处理工作也面临着巨大挑战。公文处理的不规范，不仅严重影响了公文处理的效率，还制约了各项工作指令的顺利传达，影响到企业重要工作的开展，甚至给企业带来一定的经济损失。公文办理无小事，任何差错和遗漏都可能会影响到领导决策和工作部署，影响到大局。因此，企业在办公室管理过程中应重视公文处理工作，及时发现和修正存在的问题与弊端，提高工作指令的传达效率和质量。

一、办公室公文处理的重要性

公文处理是在办公过程中，对公文进行拟定、办理、管理的一系列工作，包括制定和研发公文，还有公文的传递和归档。作为一个重要载体，在企业管理中发挥着重要的作用，为企业的日常管理进行服务。公文涉及公司的日常生产经营管理，是一项比较复杂的工作，需要专人进行处理。因其负有传达相应的国家政策、地区政策以及领导指令的责任，具有很强的政治性和工作指导性，因此，对公文的处理要规范，这样才利于提高办公效率，保障相关制度的执行。

二、办公室公文处理中常见的问题

（一）书写不规范的问题。公文的书写，有着具体的格式要求，例如标题、主送机关以及正文或落款等。但在实际工作中，经常出现书写不规范的现象。例如“关于做好基层单位领导学习安排”这个标题的写法就不正确，它存在的主要问题是要素不完整。完整的公文标题应具备“三要素”，即发文机关名称、事由及文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发文，这样才能构成一个正确的标题。以上标题可以修改为：“某单位关于做好基层单位领导学习工作的通知”。这种写作不规范的表现方式，是目前重点解决的问题之一。

（二）公文处理流程的不科学性。公文的处理应该是严谨的，因此要有一套完善的程序，如果缺乏合理性，就会造成工作的纰漏，影响办公室的工作效率，直至影响到企业的形象。但是在实际工作中，有省略掉某些环节导致出现处理流程不科学的现象，并且一些现存的公文和企业当前的发展不匹配，此外，在办文中也会出现催办督办不尽责的现象，这些都是在办公室公文处理中需要进行改进的。

（三）办公室公文的处理方式需要创新。创新是企业可持续发展的基础，在办公室公文的处理中，对公文的处理方式进行创新是有必要的。但是，从管理现状来看，存在办公室人员较少，一些人员经验不足的现象，就会导致在工作忙乱的时候，处理公文缺乏条理，从而无法高效开展公文处理工作。因此，需要通过公文处理的制度创新和处理方式的创新来提高公文的效率，这是我们现在要解决的一个问题。

三、办公室公文处理问题的有效对策

（一）完善公文管理制度。遵守公文处理办法及国家《党政机关公文格式》（CB/T 9704-2012）的规定，结合企业实际情况制定符合本企业发展的公文处理制度，积极探索公文处理的相关规律。无论是政府机关、上级主管部门下发的文件，还是企业间的函件，都要由办公室统一接收、分类并进行发放或者回复，不是办公室的人员不得私自进行公文的收发及截留。

（二）创新办公室公文处理机制。创新办公室的公文处理机制，办公室公文在意的是如何高效进行处理或者提高处理的质量，我们要不断完善公文的处理制度，要创新公文的处理机制，应对企业的高速发展，首先要创新管理机制，建立科学完善的公文登记及流转台账，让公文来源和去向都清楚明了。还要创新公文的处理机制，实现公文的监督，在进行收发公文时有专人进行签收、批复，对公文的下级接收单位提出具体的处理时间要求，保证公文在期限内有效办理。

（三）提高人员的专业素养。公文处理效率最直接的影响因素是人的因素，公文处理人员的素质将直接决定公文处理的效果和质量，提高办公室公文处理人员的综合素质，是十分必要和重要的。因此，企业需要提高办公室公文处理人员的政治素质，同时需要提高公文处理的职业素质以及业务素质。要培养公文处理人员爱岗敬业的精神，最重要的是，还需要培养他们的协调能力以及处理紧急事情的能力。任何企业都会遇见突发情况，只有沉着冷静，并且具有丰富处理公文经验的人员，能够及时解决问题，保证企业的公文处理顺利完成，避免企业出现损失。另外高尚的职业道德素质和也是保障办公室人员可以积极主动工作的关键，要提高人员的职业道德修养，进行道德培训，保障公文的高效和高质量。

四、总结

办公室公文关系到企业的发展，因此，我们在公文的处理时要注重公文的处理流程，加快对公文的处理规范程度，保证公文的处理可以高质高效进行。