新时代高校民生档案资源体系建设探析

文/苏州科技大学校长办公室 刘迁 王雪梅

习近平总书记在党的十九大报告中指出：“经过长期努力，中国特色社会主义进入了新时代，这是我国发展新的历史方位。”他强调指出：“我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。”新时代孕育新思想，新思想指导新征程，新的历史时期，社会主要矛盾发生变化，保障和改善民生被放在了更加重要的位置。以习近平新时代中国特色社会主义思想为统领，认真扎实做好高校民生档案工作意义重大。高校民生档案是民生档案的重要组成部分，是全体师生教与学、科研与实践、社会服务等活动中形成的维护师生合法权益的原始凭证，是我国对于“关注民生、保障民生、改进民生”这一执政理念的具体落实。高校民生档案具有广泛性、多样性和社会性的特点，是师生“最关心、最直接、最现实的利益问题”的重要体现，对高校和谐校园建设意义重大，更可以助力实现“两个一百年”奋斗目标和中华民族伟大复兴。

一、建设高校民生档案资源体系的必要性

（一）建立健全覆盖人民群众的档案资源体系是国家治理能力现代化的要求。中办、国办联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，指出要建立健全覆盖人民群众的档案资源体系，包括加大档案收集整理力度、重视做好民生档案工作、科学整合档案信息资源等内容，其中关于把民生档案纳入国家档案资源体系的表述更是在党和国家关于档案工作的文件中第一次对做好民生档案工作提出的要求。对民生档案的重视，将档案资源体系与人民群众结合起来不仅仅是档案作为社会记忆的要求，更是国家治理能力现代化、治理体系现代化的要求。党的十八届三中全会通过的《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》（以下简称《决定》）明确提出“全面深化改革的总目标是完善和发展中国特色社会主义制度，推进国家治理体系和治理能力现代化”。党的十九大报告指出我国必须坚持和完善中国特色社会主义制度，不断推进国家治理体系和治理能力现代化。国家治理能力是国家统筹各个领域的治理，使其相互协调、共同发展的能力，要从政府单一主体管理变为民主参与式、互动式的多元主体治理。国家治理的主要载体和集中体现就是政府治理。广义上来说，档案馆是社会记忆的保管者与传承者，管理着党和国家的各类重要档案，涉及政治、经济、文化等方面，因此从宏观上来说，国家治理体系要求我们做好档案资源体系建设。狭义上来说，档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。作为社会公共服务机构，自然也就纳入了文化治理的范畴，客观上也就要求加强档案管理工作，建立健全民生档案资源体系。

（二）科学整合档案资源是国家治理现代化在高校档案界的具体落实。推进国家治理体系和治理能力现代化，重点之一就是对各类信息资源进行科学整合、优化配置，这也是国家治理的重要突破点。对高校档案界更是如此，高校档案本身就是国家重要的信息资源，唯有做好档案信息资源的科学而合理的整合，才能更好地为学校、为社会提供服务，发挥档案的价值。治理能力的现代化，也要求高校档案馆将提升档案信息资源整合能力作为一项基础性工作，甚至是围绕档案信息资源整合与配置进行组织重构与职能转变。《意见》提出要“科学整合档案信息资源，推动档案资源科学配置和高效利用。”在当前高校档案馆掌握信息资源既定事实的基础上，如何收集鉴定管理来自高校系统内各部门、各成员所拥有的档案信息资源，如何发挥共识、信任以及社会资本等无形资源的作用，从而促成高校档案馆、学校部门、师生群体等不同主体间的通力合作与利益共通，以便助力于高校档案馆更大程度地发挥其作用为党管档、为校守史、为师生服务，这就让科学整合档案信息资源成了高校档案馆在国家治理现代化背景下的具体落实。

（三）做好民生档案工作是高校档案事业发展的突破点。国家治理现代化就要回归人民本位，让人民群众成为真正的主体，这是国家治理现代化的关键所在。具体到档案界而言，以前的档案馆主要保管着党和国家的档案，大多也是为党和国家行政机关提供服务，“为党管档,为国守史”就是真实的写照，虽然后来档案界也增加了“为民服务”，但也主要是将党和国家行政机关的档案提供给广大人民群众服务，人民群众并没有成为主体。所以《意见》提出建立健全覆盖人民群众的档案资源体系，做好民生档案工作正是档案界对政府治理现代化的具体落实。对于高校档案事业来说，更是如此，传统的高校档案主要关注的是学校事业发展的档案资料，而在新时代高校档案馆在档案资源建设中应坚持以人为本的思想，转变服务理念。此外，在提供服务的同时，也要结合实际情况做好高校民生档案信息的“收、管、用”，特别是民生档案资源的数字化开发及提供利用，以人为本做好民生档案工作不仅要做好资源收集，更要提供高效的利用服务，切实发挥档案的价值，如此一来，高校档案资源将能更大程度发挥其作用，满足人民群众对美好生活的向往，助力于新时代社会主要矛盾的解决，因此，做好民生档案工作是高校档案事业发展的突破点。

二、高校民生档案资源体系建设的路径

（一）增强开放意识。高校民生档案资源体系建设主体由高校档案部门与各职能部门、全校教职员工组成，高校档案部门应发挥引领与指导的作用。民生档案广泛性、多样性的特点意味着民生档案产生部门的广泛性与多样性，高校档案工作受高校管理体制掣肘，一套完整的档案资料往往由不同的职能部门产生、管理、归档，分散管理格局及资料碎片化的状态增加了民生档案管理的难度，高校民生档案资源的利用率受部门之间沟通与交流的限制。在国家供给侧结构改革及党政机构改革的大背景下，高校档案工作应以档案用户利用需求为驱动，在新时期国家对民生档案高度重视的有利契机下，高校档案部门应增强开放意识。一方面要转变两个传统观念。一是“重藏轻用、安全第一、开放危险”的过时观念。二是“重工作使用、轻个人利用，重为学校管理服务，轻为师生个人服务”的落伍观念，增强服务意识，要充分体现“以人为本”的科学发展理念。另一方面要增强合作意识。档案部门一方面应加强与学校宣传部门的联系，充分利用学校广播、校报等媒介向师生广泛宣传学校馆藏档案内容、发挥的重要作用与社会效益、利用的办法和手续等，使档案信息不时“飞入寻常百姓家”，改变原有的档案馆“高深莫测”“机要重地”“故纸堆”的形象。另一方面加强与民生档案产生部门的沟通与合作，高校民生档案的主要产生部门是人事处、教务处、基建处、财务处、学生处等职能部门，加强与这些党政、群团组织的合作，最大限度地实现民生档案信息资源的整合，丰富馆藏资源。

（二）加强资源建设。高校档案馆的馆藏主要来自三个方面：一是校内各院系和部门移交的档案。二是高校档案馆根据馆藏发展需要收集的档案，如校园风光的照片档案。三是接收捐赠或征集的档案，如与该校发展历程相关的人、事、物等重要档案或数据等。与民生相关的档案分散在不同的类目中，还有一部分涉民档案存在师生自己手中。鉴于此，首先，高校档案部门应在贯彻落实国家档案局第九号令的基础上，根据学校的实际情况，修订完善高校档案收集范围与保管期限表，突出民生档案的重要性。教师职称评定、学生就业出国、退休工资核算等等档案均与每一个人有重要关系，针对这些利用频率极高的档案，高校档案部门应根据不同利用需求与利用目的，突出工作重点。其次，优化整合民生档案资源，建立专题数据库，建立目录中心和电子文件中心，实现全文检索功能。苏州科技大学档案部门从2013年开始建立招生类专题数据库，内含三个全宗，历时5年时间业已全部建成，目前已经实现通过学生姓名检索，准确定位该生档案所在的档案案卷，并实现全文数字化与在线打印，自苏州积分落户政策改革以来，学校在校学生对招生录取名册的利用需求激增，招生类专题数据库的建立大大提高了工作效率，在最大限度满足利用者需求的同时，大大减轻档案部门工作人员的查阅工作量。

（三）加强编研工作。档案编研工作是高校校园文化建设的重要工作之一。高校档案部门应在国家大力重视文化建设的契机下，不断创新编研理念，立足本馆资源基础，挖掘特色资源，为领导师生提供优质服务。档案部门应该看到高校民生档案的服务需求大，利用需求量大，利用目的广泛。其一，编制检索工具及专题汇编。针对不同需求编制不同检索工具，在学校教职工的干部考察、工资调整工作中，组织、人事部门经常利用人员定职定级文件、人事任免文件，为此，江苏各高校档案部门编研了《组织机构及人事任免沿革汇编》；在教师职称评审过程中，先进表彰类文件查阅量很大，《先进集体、先进个人名单汇编》成为基础编研工作；为帮助师生熟悉学校党政、群团组织制定的政策，档案部门将与群众切身利益相关的政策性文件汇编成册，如为配合国家1992年房屋改革政策，苏州铁道师范学院（现为苏州科技大学）编制了《苏州铁道师范学院房改专题资料》《教职工房改登记表》等专题档案汇编。其二，大力开发校史档案及名人档案。高校档案中的名人档案和杰出校友信息资源既是学校的“品牌”，也是学校的宝贵财富。利用和挖掘这些丰富的校史资源，积极开展各类民生档案资源利用的宣传展示活动，营造和扩大档案文化的影响力，是新时代高校档案部门加强档案文化建设应尽的职责。

（四）创新服务形式。高校档案部门查询服务的主要受众是学生的学籍档案，主要内容是在校生的成绩单、毕业生的学生档案去向、老校友的人事档案补充材料等，档案部门在做好日常利用服务的基础上，应主动提供函电代查、网上查阅，也可通过QQ群、微博发布有关民生档案信息。搭建网上预约办理平台，将有利于进一步方便档案获取。如东南大学档案馆开通了网上预约服务，学生可以通过网络预约，网络审核，在约定时间到档案馆取件，毕业校友可通过邮件预约的方式进行档案查询，而且可以委托他人代为取件，此服务不仅受到广大学生的广泛欢迎，而且保持了档案馆鲜活的生命力。

国家治理体系和治理能力现代化的提出对高校档案工作具有很强的指导意义，将高校档案管理的三个体系建设，尤其是建立健全覆盖人民群众的档案资源体系，置于国家治理的视阈下进行认识和理解意义深远。国家对民生档案的重视，对人民群众的重视，可以让高校档案资源体系建设的范围更广、内容更全、价值更大。档案工作加强与人民群众的互动正是国家治理视阈下的核心体现，具有深刻的时代烙印与价值。