新医改背景下医院档案管理的改进方法

文/陕西省宝鸡市妇幼保健院 李妍月秀

医院档案管理目前在我国各个医院存在着很多问题，尤其是医院档案管理因重视度不够导致了其他问题的发生。档案记录保存着每一个当事人的相关信息，既是医生们进行就诊的重要依据之一，也是保存当事者隐私和身体状况的重要载体。所以在当今新医改的推动下，档案管理也应被高度重视起来，本文结合新医改背景下医院档案管理工作的现状及相关问题，对医院档案管理工作的改进方法进行探讨。

一、当前医院档案管理中存在的问题

（一）档案管理办法不完善，根本管理制度没落实。我国很多医院的管理层在旧观念的错误引导下，把医院医生就诊、医疗设备采购、医疗技术更新等问题作为发展医院的首要任务，其实不然，他们忽视了医院最基础也是最根本的部分——档案室的建设与管理。由于医院通常把档案管理作为一个基础的部分，将档案室简单看作是一个妥善保管档案的机构，只需要保证不将档案弄丢便好。所以在安排负责档案的工作人员时，对他们的工作技能要求不高，只要他们能够将所有的档案分类存放就好，这样导致查阅档案资料的过程中，会遇到信息断层等问题。医院档案的管理其实是一项非常复杂的工作，其中涉及的内容不仅仅是将档案归类，最重要的是能够对每一项档案管理的流程进行有效跟踪，对档案的提取、收回、后续记载、主要用途等都要有一个清楚的定义。很大一部分医院是根据自己的习惯来管理医院的档案，缺乏一套科学系统的档案管理系统。使各个科室的档案材料都处于分散管理的状态，随意放置的档案会降低提取档案的速度，更不能做到档案的实时跟踪。

（二）管理人员专业素质有待增强。我国各个地区分布着大大小小公办私办的各种医院，因此在医院医疗资源、人事分配和其他管理上的水平和标准不一样。在一些小型的医院，医院高层没有专门对负责档案管理的工作人员进行培训，让他们按照自己的工作经验和尝试来对医院的所有档案进行管理。工作人员在没有接受专业系统的培训下，只能凭借工作经验来对档案进行分类储存。此外由于医院的档案管理工作是一个非常庞大的内容，安排的工作人员数量又不多，存在工作人员懈怠工作的状况，他们不阅览新接收的档案，对存储的旧档案也不按时归类，甚至将送来的新档案随意归置。缺少专业的工作素养。导致在急需要使用档案的情况下，他们不能提炼出医院档案资料里非常重要的信息，从而导致档案管理工作流于形式。同样的问题也出现在大型医院，医院只注重对医疗工作人员的业务培训和技能培训，却对档案管理视而不见，恰恰是因为医院高层的不重视才导致档案管理工作人员工作态度敷衍，工作效率不高。

（三）档案管理信息化水平不高。影响医院档案管理的另外一个原因是医院对档案管理室建设的投入资金少，导致档案管理室没有经费引进先进的设备和管理经验。信息化现在是我国社会规模最大、用途最广的生产和技术工具。加入了信息化的档案管理室管理起来就轻松多了，除了设备的引进，工作人员对信息化的运用操作也十分重要，倘若工作人员不能很好地借用信息化来辅助档案管理，那么对设备是极大的浪费。医院档案管理工作缺少与之相对应的信息化档案管理制度，从而导致医院档案管理人员存在岗位职责不够清晰、信息化管理不够规范、档案信息化管理流于形式等问题，这些都是亟待解决的。

二、新医改背景下医院进行档案管理工作的改进方式

（一）健全和完善档案管理体制。完善的制度是进行档案管理工作的根本所在，没有制度就没有规范，没有规范就没有严谨的工作态度。基于此，医院管理层应当分析医院当前档案管理存在的问题，并讨论出完整的档案管理体制。针对如何分类归置档案问题、档案跟踪负责人落实问题、工作人员培训问题、档案室硬件设施配置等一系列问题都做出统一安排和解决。此外健全和完善档案管理制度还需要和医院其他部门进行合作，让部门之间相互配合，提高档案信息录入及重要信息跟踪的效率。及时收到医院各项经营管理内容，尤其是针对医疗事故和突发状况的记录，便于后续医疗服务改进参考。档案管理非常重要的环节是制定对工作人员进行考核的相关规定，对档案管理工作人员的综合素质进行总体考评，从而决定其去留问题。

（二）加强对档案管理工作的宣传，积极引进专业人才。通过上述分析我们知道，针对医院档案管理工作人员专业管理技能和管理能力的缺陷，医院要加大整改措施：一方面，要聘请专业的富有档案管理经验和能力的人士来负责档案管理。另一方面，要对医院内部所有的档案管理工作者进行集体培训。可以将档案管理人员以团队建设的形式来提高工作效率，将所有工作者分成不同的工作团队，由能力和管理能力最佳者担任团队领导。领导者要做的不仅是落实每个人的参训进度，还要负责督促、带领团队做好每日的档案管理。把不同的工作任务落实到不同的团队成员身上，将擅长操作计算机、擅长记忆、擅长分类提取的工作人员分配到不同的岗位，各司其职、各尽其能，从而提高工作效率，避免出现“踢皮球”的工作态度。同时医院也要进一步推进奖惩制度，对于表现好的档案管理人员给予一定的奖励，对于工作上失职的人员要进行惩罚，作为激励工作人员的重要手段。

（三）促进医院档案管理信息化建设。随着信息时代的发展，需要为医院档案管理工作构建一个多元化、网络化的组织机构，使其更好地符合人性化发展需求。为实现医院档案管理的信息化，医院首先要做的是增加设备采购的资金，采购一批先进的设备，能够让信息化链接各个部门，使得档案管理部门能够在最短时间内调动其他部门的相关人事和信息，使各个科室之间都可以实现资源共享。档案信息的处理可以通过计算机来节省更多时间，并且提高档案信息提取的精准度，确保每一个调动的档案信息与所需信息匹配度精确。在互联网时代，将档案资源信息的收集、处理、存储、通信和交互集于一体，能够更好地为医院档案管理工作提供人性化服务。

（四）转变陈旧观念，做到与时俱进。高校领导首先要重新定位对档案室的看法，树立档案信息化建设的观念，认识到档案信息化建设对于高校任一时间发展都能发挥重要的作用，真实客观地记录高校的发展。对于档案从业人员陈旧的思想意识，领导要加强对档案工作的领导，使档案从业人员做到解放思想，与时俱进。

三、结束语

在新医改下，医院更应加大档案管理工作力度，完善和健全医院档案管理制度和体系。时代在前进，人民的生活追求在不断提高，面对来自社会和自身的双重压力，医院必须要跟进时代步伐，自觉认识到自身的不足。档案管理的重要性关乎医院的声誉，希望各个医院能够认真落实档案管理改进，向可持续发展迈进。